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総務のお仕事:緊急事態宣言下の会社運営方針策定

1月7日、緊急事態宣言が再び発令されました。
ひかりてらすでは、コロナ関連の行政の動きと連動して会社の働き方、勤務体系等の運営方針を変更して適宜、社内通達を出しています。

昨夜、以下の社内通達を出しました。

総務2021-001 管理本部 総務G
「緊急事態宣言」下の会社運営方針について

2021/01/07の政府の緊急事態宣言の発令に伴い、
ひかりてらす社は1月8日~2月7日までの期間、以下の方針で会社運営を行います。
<「緊急事態宣言」期間発令中の会社運営方針>
●目的
 ①社員の感染リスク(体調リスク、レピテーションリスク)を低下させること。
 ②会社業務の進捗が遅延しないようにすること。
 ③社会全体の感染拡大防止に協力すること。
●運営方針
・原則、業務上、必要がない限り在宅勤務とする(※在宅勤務が理由で生産性が低下することはあってはいけません)。
・ただし管理部が前の週に指名する2名の電話当番は必ず出社すること。
・20時以降の業務に関連する範囲での会食を禁止します。
・少しでも体調に異変を感じたら外部との接触は避け、在宅勤務とすること。
(※電話当番は誰かに代わってもらってください。)
・社外との打ち合わせは状況次第で案件ごとに個別判断すること。
尚、政府方針が変わり次第、本通達も変更される可能性があります。

この通達を出すために、
年末に緊急事態宣言の検討、といった報道が出た日から、毎日、新聞等でニュースをチェックし、
管理部の朝礼で動向をウォッチしてきました。

会社の勤務形態、働き方を一時的に変更するものなので、全社に及ぼす影響は大きなものになります。
まずは、目的を設定します。
今回の社内通達はなぜ出すのか?
その社内通達を出したときに実現したいことは何なのか?
今回の事例で言えば以下の3点に絞り込まれました。
それぞれ、明記した理由は以下になります。
①社員の感染リスク(体調リスク、レピテーションリスク)を低下させること。
まずは社員の健康が優先されます。
しかし感染すること自体のリスクは会社はコントロールできないのが前提になっています。
また感染した場合のレピテーションリスクが個人にも会社にもあることを忘れてはいけません。

②会社業務の進捗が遅延しないようにすること。
昨年の秋には中小企業への緊急融資の厳格化や給付金は今後はなくしていくような中小企業政策の方針が出ていました。
ですので、今回のテレワークで、企業の生産性を下げることは許されません。
テレワークをしても業務に一切の支障がないようにしなければなりません。

③社会全体の感染拡大防止に協力すること。
当然ながら、ひかりてらすは社会的な責任を負っている法人です。
社会の要請には可能な範囲で応えていかねばなりませんが、体力がある大企業とは違い会社の懐に余裕はありません。
会社が倒産してしまっては、本末転倒な話です。
そんな中、バランスをとった対応が求められます。

これらの目的を明確化、言語化した上で、
現場の仕事の状況をヒアリングし、運営方針を策定しました。
また電話当番のシフトを組みました。

ここまでやるのが総務のお仕事でした。

スタートアップ企業のバックオフィスの仕事は、幅広くなんでもやれますので、
会社経営に関して幅広く学ぶことができます。
興味ある方は是非応募して下さいね~
一緒に会社運営しましょう!

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