グローバルエンジニアリング 総務部の山本です。

今回は当社（グローバルエンジニアリング）の最近発足した、業務効率化を目指す「DX推進チーム」の活動 “の一端” をご紹介します。

何故わざわざ ↑ の様な表現をするかというと、記事を書いている私自身はそのチームの１参加者で、チームリーダーが考える全容はまだまだ見えていないから、だったりします。

とはいえ、せっかく広報チームと、今回新しく発足したDX推進チームの両方に所属している立場として、当社の新しい取り組みをご紹介させて頂ければと思います。

（１）チーム発足の経緯

皆さまも最近よく目にする「ＡＩ」や「自動化」という単語。もちろん当社でも以前から注目はされていました、が…。これも共感してくれる人が多いと嬉しいのですが、取り組みたいと思っても普段の業務が忙しくて…という状況が続いていました。

そんな中、当社に新たに入社された現DXチームリーダーが積極的に各部署・各グループと連携し、この「Wantedly」を中心に社内情報を外部に発信している広報チームと同様に、部署を横断した全社取り組みとしてDX推進チームを立ち上げ、活動を開始した、というのが最初の一歩でした。

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（２）最初の取り組み

上で「チーム発足」なんて書いてますが、こういったＡＩ・自動化に詳しいメンバーばかりではなく、むしろ「使った事がない」というメンバーも多くいます（私もその一人です）。

更に、当社にはDX推進チームに参加していない社員（詳しい人がいるかもですが）も当然多くいます。

そんな中でチームリーダーがまず始めた事は、「何が出来るのかを知って貰う事」「興味を持ってもらう事」「まずは使って貰う事」、この３点でした。

これはチーム外、全社に対して行った事ですが、セキュリティが担保出来るＣｈａｔＡＩを新たに導入。会社のルール・規程面を整理しつつ、全社で利用できる環境を整えました。

そんな全社に「使って貰う」為の情報発信（や根回し）を進めているDXチームリーダーですが、「ＡＩは便利だが、間違う事も不得意な事もある。それを理解して利用する事が大切」と言います。

その為にも「使って貰う」⇒「その為には便利さ伝える」というロジックで活動を開始しました。

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（３）チーム活動の開始

DXチームのリーダーがどれだけすごい人でも、やはり一人の力では限界があります。そして、各部署の普段の業務の流れ・フローを理解しているのは、やはり各部署の実際の担当者たちです。

こういう実務担当者こそ、ここの業務効率が悪い、自動で連携・資料化が完了してほしい、といった改善が必要なポイントを理解しています。

これを踏まえたDX推進チームの最初の活動は、まずはチームメンバー各自それぞれが「自動化」というものに触れ、「出来る事・出来るかもしれない事」を理解する事から始めています（現在進行形…）。

もちろん今の時点では、ものすごい複雑なツールを使ったりするのではなく、それぞれ「自分の部署でこれが出来たらいいね」と考えた、まずは単純な “繰り返し作業” の自動化の実現を目指すものです。

ただそれでも、この一歩目が苦手意識の克服に始まり、便利さの実感。そこから次の一歩として、もっと大きな、全社での業務効率化に繋がっていくと信じています。

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（４）まずはやってみる

上記の様な流れで、まずは自分個人で自動化ツールに触ってみる事になりました。

今回利用したツールは、Microsoft社が提供する「Power Automate Desktop」。Windowsパソコンをお持ちの方なら利用可能な身近なもので、Microsoft社が提供するという点からも想像できるかもしれませんが、同社のExcel や Word といった会社で良く使われるツールとの連携が容易に設定できるのが特徴です。

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今回私が自動化したいと思い、題材として考えたのが、「請求書」について。日々の業務に追われる中で、Excel形式の請求書が相当数届いており、少しの間でも対応を後回しにしてしまうと、あっという間に溜まってしまいます。

見る人が見れば呆れるかもしれませんが、これまではそのExcelファイルを１つ１つ開いて、請求金額や支払期日をチェックして、次の処理に回していました。

今回はこの作業を自動化を目指し、作業を開始。

この文章を書いているときはそれっぽく書いていますが、当時の私としては触った事のないツール（DX推進チーム内での説明会もあったんですが、私は別会議で不参加でした）。導入してもらったＣｈａｔＡＩに聞いてみたり、ネットで解説ページ・動画を見ながらの作業です。

１つ設定を作って動かして、思った通りに動作しなくて修正・条件を加筆して…、の繰り返し。

個人的な話になりますが、原因を探って１つずつ解決していく作業は割と好きなのと、設定さえきちんと出来れば不可能ではないという事は分かっていたので、軌道に乗ってからは楽しんで作業が出来ました。

紆余曲折の後、最終的にはこれまで手作業で行っていた業務（請求金額の集計等）が自動化でき、きちんと計測したわけではないですが、月の自分の作業時間を３～５時間くらいは削れたと思います。

（請求書＝他企業様に報酬をお支払いする大切な業務なので軽視しているわけではないですが、とは言え単調な作業になりがちであまり好きな業務ではなく、私の気持ち的には時間以上のプラスです！）

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（５）まとめ

今回自分が作ってみた「Power Automate Desktop」の設定も、詳しい人ならもっと効率よく出来るものかもしれませんが、まずは自分の一歩目としては満足いく結果となりました。

DX推進チームとしても、私個人としても、会社業務で見直せる所はどんどん見直していきたいと考えています。

（ちなみにDXチームリーダーは外部ＳＥと連携しつつ、もっと部門横断的な業務連携に取り組んでいますので、こちらもまた別の機会に発信させて貰いたいと思っています。）

それでは今回はこの辺で。

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【念の為補足】

「請求書」の自動化と書きましたが、自動化の集計結果が正しいかの確認・検算は別に行っていますのでご安心下さい。