グローバルエンジニアリング 総務部の山本です。

前回の「計画始動」の記事に続き、今回は福岡本社リニューアル工事の第2弾をお届けします。

Vol.2では、計画が少しずつ具体的に落とし込まれ、「完成イメージ」や「工事スケジュール」が目に見える形となり高揚感が高まる一方、だからこそ見えてくる「実際にやらなければならない事」に直面するフェーズを振り返ります。

１．「当初」は現実路線で行くつもりだった

工事の終わった今だから言えることですが、最初の3社コンペの提案を頂いた段階では、正直もっと “こじんまり” とした、小規模な工事にするつもりでした。

期間も残り半年と短く、さらに東京と違い、今回は同じビルでのリニューアル工事です。当然、事業は止められません。

最終的にはそうはならなかったのですが、当初の計画では、福岡の社員には「工事中の事務所の空きスペース」で、業務を続けてもらうつもりでした。

事務所の雰囲気を一新したいという気持ちはあれど、工事中の業務への影響を考えると、工事の規模・レイアウト変更はある程度「妥協」するしかない——そんな現実路線な気持ちがどこかにありました。

（※先の話ですが、工事期間中の事務所に入り浸っていた身としては、工事作業の横で、社員の皆に勤務して貰う形にしなくて良かったなと、今は心の底から思っています。）

２．想像以上に広がる「風呂敷」と想いの爆発

そんな中で、今回一緒に工事を進めてくださった内装工事業者の方は、当社の意図を汲んだ、うまく“まとまった（悪く言えば小さくまとまった）” 変更案（A案）と同時に、驚くべき提案をくださいました。。

それは、福岡本社のビルそのものの形状を活かした、当社の意図を大きく超えた抜本的なレイアウト変更案（B案）でした。

この提案を受けて、私は思わず「おお…」と声に出し、他のチームメンバーにも好評。

ここまで書くとオチは読めると思いますが、我々の中で「妥協」しかけていた想いが、この時一気に爆発しました。「どうせやるなら、大きく事務所を変えたい！」

この提案をくださった内装工事業者の方に工事をお願いすることを正式に決定。その上でB案を元にさらに風呂敷を広げる方向で要望を出しました。

「ここに窓が欲しい～」「壁をガラスにして視界を広げたい～」「会議室の入口を追加～」などなど……。

私たちの溢れる希望を、デザイナーの方が良い塩梅でデザインに落とし込んでくださいました。

この時にデザイナーの方が作ってくださった完成イメージ（CG図）は見るたびに良いものになっていき、それはそれは見ていて楽しく、ついつい…。

３．広げた風呂敷を、現実の「予算・工期」に落とし込む

そして気が付けば、工事は想定以上の大規模なものに。 最終的には、事務所の既存壁を全て撤去し、新しく立て直すことになりました。更に水道+ガス管が通る給湯室の位置も変更することになり…。

ここまで来るとようやく私にも「やり過ぎたかも…」という気持ちが芽生えました。

とはいえ、良い事務所にしたいという気持ちは、心の底からの本心です。今更広げた風呂敷を縮小させるなんて気持ちにはなれません。

ここからは、思い描いた事務所を「現実」にしていくフェーズです。

４．夢に向けた、現実的な課題

工事規模が大きくなれば、当然「予算」がかかります。これは避けようのない事実です。

白状すると、この時点で社長から許可をもらっていた工事予算を超えることはほぼ確実。

しかし、プロジェクトメンバーの気持ちをのせ、同チームの部長から社長へ熱意のこもった追加予算獲得のプレゼンテーションを行っていただきました。

（怖いので、詳しく内容については確認していません。怖いので・・・）

無事に追加予算をいただき、プロジェクトは続行。

さらにこの工事規模となった時点で、内装工事業者から「工事完了目標（3月末）を実現する為には、工事期間中の当社 社員の立入りNG（要するに事務所の業務利用不可）」とのお話がありました。

こうなると、工事期間中に社員が勤務できる別の仮拠点を用意する必要が出てきます。 あれよあれよと広げた風呂敷のしわ寄せが、現実的な課題として、大きくのしかかってきました。

５．緻密な工事スケジュールと、各所へのお願い

ここからは怒涛の展開。プロジェクトメンバー一丸となって業務を分担して進めます。

内装工事業者の方が作成した工事スケジュールを見ると、3月末工事完了に向け、それはもう緻密なものでした（この日までに事務所を無人に、この日までに既存の機材を運び出し（例えば蓄電池）、この日までに壁や配線を撤去…etc）。

逆に言うと、この工事スケジュールに乗らなければ3月末完了はあり得ません。

ビル管理会社・ネットワーク・固定電話・蓄電池といった各業者の方に、この決められた数日間のピンポイントな日程で工事に入って欲しいと、何度もお願いしてまわりました。

また並行して工事期間中の仮拠点（レンタルオフィス）の手配も進めます。結果、幸運なことに本社からもアクセスのよいレンタルオフィスを2か月間、継続してお借りすることが出来ました。今でもこのご縁には心から感謝しています。（それくらいぎりぎりにお願いしたので…）

そして書類関係や什器の一時保管先としては貸倉庫を確保しました。

６．社員の協力と、プロジェクトメンバーの自発性

ここまで来ると、既存荷物の整理、レンタルオフィスへの移動といった、実際に社員の皆さんにも協力をお願いする部分も多く出てきます。

リニューアル工事に関する社内アナウンス、レンタルオフィスの利用ルール、貸倉庫への段ボール搬出スケジュール——どれもチームの各担当が並走で進め、各々で少しでも社員の皆さんの負担が減るように考え（もちろん負担は多々かけましたが）、行動してくれました。

積極的に協力くださった社員の皆さんがいてくれたからこそではありますが、こういった様々な業務を、自発的に担ってくれたプロジェクトメンバーと一緒に進められたことは、本当に心強いことだったと今でも感じています。

７．Vol.2 総括

12月から年明け、1月末にかけてで図面と計画はFix。

気づけば各社さんが日程を調整してくださり、3月末の完了に向け、こちらの要望に沿った日程で、様々な工事がパズルのように組み合わさり「福岡本社リニューアル 工事スケジュール」が完成しました。

そして、スケジュール通り工事が開始できるよう、社員全員の協力で、荷物の運び出し・移動も完了することが出来ました。

「全員が本気で取り組んでくれている」——どのパートナーも、まるで自分たちの会社のリニューアルかのように向き合ってくださっていました。そして、こうした“本気さ”の積み重ねが、次のフェーズを支えることになります。

次回はいよいよ着工と、現場でのあれこれについてです。お楽しみに。