皆さんこんにちは！
HR事業部・広報担当の木村です。

「手順書通りに作業を進めているのに、どこか不安が残る」
「作業ミスを少しでも減らしたい」

そんな思いを抱えたことはありませんか？
これは、多くの方に共通する悩みかもしれません。

今回は、運用案件で長年ご活躍されてきたエンジニアのK.Tさんに、迷いや不安を減らし、主体的に業務を進めるためのコツを伺いました！
業務目的の捉え方から、ミスを防ぐための手順書活用術まで、経験に基づいた具体的なヒントが満載です✨
明日からの働き方が少し変わる、そんなきっかけになれば嬉しいです。

ぜひ最後までご覧ください！！

エル・フィールドで、エンジニアとして働いているK.Tです。
今回は、「業務運用を担当するにあたっての考え方」について、お話しさせていただきます。
というのも、私自身が業務運用の案件に参画して４年以上となるので、その実務経験も含めて個人的な考え方をお伝えします。

案件などにより意味合いは変わってくるとは思いますが、
ここで言う「業務運用」とは、「既存のシステム（アプリ）を使用するにあたり、エンジニアの作業が必要になるもの」と定義します。

私が実際に作業している例を挙げますと、データベース関連作業（データ抽出やデータ投入、データパッチなど）がイメージしやすい業務かと思います。
また、「作業手順書が既にある」という前提での業務運用に関する個人的な見解になりますので、その点はご了承ください。

１．業務の目的を理解する

業務運用をするにあたって一番大切なことは、「業務の目的（ゴール）を理解する」ことだと考えています。

では、「業務の目的を理解する」とはどういうことでしょうか？

具体例を挙げて見ていきましょう。

スーパーマーケットのシステム部門働いている、エンジニアのＡさんがいるとします。
Ａさんは、毎日スーパーの店長から売上データを受け取り、売上管理システムのデータベースに登録するという作業をしています。

さて、この作業の「真の目的」はどこにあるのでしょうか？

Ａさんの作業は、「売上データを売上管理システムに登録する」ことです。
しかし、この業務の目的としては、「売上管理システムで売上データを検索・活用できること」が考えられます。

上記例のように、「作業を行うことで業務としては何が達成され、誰が何をできるようになるのか」を理解しましょう。
業務の目的を理解することで、業務の全体像を捉えられるため、作業内容もより深く理解しやすくなります。

２．手順書通りに作業する

作業手順書がある場合は、作業手順を間違えないよう、手順書通りに慎重に作業を進めましょう。

個人的な意見になりますが、手順書がある場合、最初は業務内容を完璧に理解できていなくても構わないと思っています。
まずは手順書通りに作業を実施し、徐々に作業内容の理解を深めていきましょう。
作業をしていて、手順書通りに作業ができない場合や、少しでも気になる点があれば、すぐに作業を中断して経験者（有識者）に確認することが大切です。
思い込みで作業を進めてしまうと、作業ミスが発生する可能性があります。
それが、大きな業務影響につながることもあるので、気になることがあれば迷わず経験者に相談しましょう。

また、業務の空き時間などがあれば、手順書を確認してイメージトレーニングをするのも良いと思います。
私も新しい業務を担当するときや、久しぶりの業務を実施する際は、事前に手順を確認しておくことが多いです。

３．作業内容の詳細を理解する

手順書通りに作業ができるようになったら、作業の内容を理解するようにしましょう。

例えば、作業の中でバッチファイルを実行しているのであれば、そのバッチファイルでどのような処理を行っているのかを理解します。
作業内容が理解できていると、関連している業務で仕様変更や改修があった場合に「バッチファイルの修正が必要になるかもしれないな、念のため処理を確認してみるか」と気づくことができ、将来的な作業ミスを防ぐことができます。

また、分かりにくい手順があると感じたら、手順書を標準化することも大切です。
手順書を標準化するためにも、作業内容を理解しておくことは重要となります。

少し話が逸れてしまいますが、手順が変更にされたら、なるべく早く手順書を修正することをオススメします。
以前、手順書の修正を後回しにしたことで、次の作業時に変更前の手順で作業してしまい、ミスにつながった経験があります。
他の優先度の高い業務に追われると、つい手順書修正の優先度を下げてしまいがちですが、その結果、修正を忘れてしまうことがあります。

この経験から、私は手順に変更があった場合は、すぐに手順書も修正するようにしています。

４．作業手順を簡略化する

目的（作業でやりたいこと）のために、手順をいくつも実施する必要があったり、手順自体が複雑になっていることがあります。
手順が複雑になればなるほど、作業ミスは発生しやすくなります。

そのため、簡略化できそうな処理は簡略化していきましょう。
（私自身が面倒くさがりなところもあるので、可能な限りシンプルにしたいという思いもあります。）

例えば、「業務手順で、Aバッチを実行後にBバッチを実行する」という手順があったとします。
作業手順として、このままでは「１．Aバッチを実行」、「２．Bバッチを実行」という２度の手順が必要です。

そこで、新規でCバッチを作成します。

Cバッチの内容は「１．Aバッチを実行」、「２．Bバッチを実行」というAバッチとBバッチをキックするという処理です。
今後は、Cバッチを実行するだけ（１つの手順だけ）でOKとなります。

上記例はとてもシンプルなものですが、このように簡略化できることは簡略化していくとよいでしょう。
手順が減り、作業ミスの減少にもつながります。
新規作成したバッチなどに不具合があるといけないので、新規作成したバッチなどはしっかりと動作確認（テスト）をするようにしましょう。

他にも、私は業務の隙間時間を見つけては、手順書に記載されている内容が分かりにくい箇所を分かりやすい内容に修正するように心がけています。
手順書の修正は、作業ミスを防ぐ目的もありますが、手順を見返すことにもつながり、手順が複雑化している箇所を再認識するきっかけにもなります。

実際に、手順書を修正中に「ここをこうすればもっとシンプルにできそうだ」と気づき、作業手順を簡略化した経験も数多くあります。

余談ですが、簡略化するときの個人的なオススメのプログラムは、VBA、バッチファイル（bat）、C#あたりです。
特に、VBAはいろいろな処理が実現可能で、難易度もそこまで難しくないのでオススメです！ボタンなどのUI機能も作成しやすいのもポイントですよ♬

以上、業務運用を担当するにあたっての考え方をご紹介しました！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
業務の目的を理解し、その上で手順書と向き合うことは、単なる作業者からエンジニアとして次のステップへ進むための土台となります。
私の経験談や考え方が、少しでも参考になれば嬉しいです。

K.Tさん、ありがとうございました！

丁寧な説明に加え、ご自身の経験談も交えて書かれているので、イメージが湧きやすくとても分かりやすかったです✨
目の前の作業に集中するあまり、つい与えられた業務の本来の目的を見失ってしまうこともあるかと思います。
時には、一度立ち止まって意識を改めることも大切ですね。

エル・フィールドには、個性豊かで素敵なメンバーが在籍しています😆
定期開催しているイベントの様子は、公式サイト内のブログでもご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください♬
少しでも気になった方は、ぜひ一度お話してみませんか？

それでは、次回もお楽しみに🌈