こんにちは。佐藤carboと申します。

皆さんは、これまでの働き方を大きく変える必要に迫られたとき、どのように対応してきましたか？
今回は、2020年に突如として私たちの生活と仕事に大きな影響を与えた新型コロナウイルス（COVID-19）の流行を受け、チームで直面した課題とその克服についてお話しします。

この連載では、RPA（※）歴7年の私が1年目から現在に至るまでの経験を振り返りながら、成長の軌跡を共有しています。今回は4年目のエピソードを振り返ります。
（※RPA：「Robotic Process Automation」の略語。パソコンで行っている様々な作業を自動化できるソフトウェアロボット技術）

未曾有の危機と新たな働き方への対応

2020年初頭、世界中に広がった新型コロナウイルスは、私たちの日常生活とともに仕事の現場にも大きな変化をもたらしました。特に感染リスクを最小限に抑えるため、企業はリモートワークという新しい働き方を取り入れることが求められ始めました。

しかし、RPAプロジェクトにおいては物理的な出社が必要な業務も多くあり、急な変化に戸惑いが生じました。たとえば、ロボットの稼働に使用している端末は社内のサーバールームに配置されており、エラーが発生した際には端末を直接操作する必要があったのです。そこで私たちは、以下のような取り組みを行い、働き方の変化に対応しました。

出社業務の最小化：重要業務の洗い出しと効率化

まず、出社が必須の業務を洗い出し、その範囲を最小限に抑えるための対策を立てました。具体的には、以下の手順を進めました。

1. 業務プロセスの可視化
   すべてのプロセスをリストアップし、リモートで実施可能な作業と不可な作業を区別しました。たとえば、物理的なデバイスの操作が必要な場合は出社が必須である一方、仕様書の作成やレビューはオンラインでも対応可能でした。
   
2. 感染リスクへの対応
   最も恐れたのは、メンバーが感染し、運用体制が完全に停止してしまうことでした。この時点で既に稼働しているロボットは数十件にのぼり、運用・保守を継続できる体制の構築は急務でした。
   そこで私たちはチームを2つのグループに分け、廊下を挟んで勤務する部屋を完全に分割しました。業務連絡はチャットや通話アプリを活用し、仮に片方のグループに感染者が出た場合でも、もう一方のグループが業務を継続できる仕組みを確立しました。
   

分割体制における新しい課題：コミュニケーション

2部屋への分割体制での業務を進めていくなかで、新たな課題も浮き彫りになってきました。
それは、コミュニケーション不足によるメンバー間の状況認識の低下です。

これまではオフィスで顔を合わせながら業務を進めていたため、進捗の把握や些細な相談、アイデアの共有が容易でした。しかし、部屋が分割されたことで普段の何気ないコミュニケーションが途絶え、メンバー同士の状況把握が難しくなりました。

そこで私たちは、以下のような対策を実施しました。

• オンラインミーティングの活用
  毎朝の定例会議をオンラインで実施し、その日の業務内容や課題を共有しました。
  進捗管理用のホワイトボードを写真に撮ったりカメラで映すなどアナログな方法も取り入れながら、全員が情報を共有できる仕組みを整えました。
  
• コミュニケーションツールの導入
  Microsoft Teamsを活用し、チャット形式で迅速に情報交換を行える環境も整えられました。
  初めは戸惑いもありましたが、次第に些細な相談もチャットで行う習慣が根付いていきました。
  
• 同室メンバー同士のサポート
  少人数体制になったことで、同室メンバー間での密なコミュニケーションを意識しました。
  互いの状況を把握し合い、フォロー体制を強化することで効率的に業務を進めることができました。

挑戦を乗り越えた先に見えた未来

新型コロナウイルスの影響で、私たちはこれまで以上に業務の効率化と柔軟性を追求する必要に迫られました。日々刻々と状況が変化していく状況で、この困難を乗り越えるために私たちはチームの結束力を強め、より強固な基盤を築くことができました。

結果として、この年に私たちは前年度を上回る40案件のロボットを無事完成させることができました。この成果は、困難な状況下であっても、チーム全員が力を合わせれば乗り越えられるという自信を与えてくれました。

次回：「完全リモートワーク時代──新たな挑戦と適応」

2021年、新型コロナウイルスの影響はとどまることを知らず、私たちは完全リモートワーク体制への移行を求められました。この新しい働き方がもたらした課題と、それにどう向き合い対応していったのか、お話ししていきます。

それでは、また5年目のエピソードでお会いしましょう。