入社初日からフルリモート勤務をして感じた【コミュニケーション課題と対策法について】

こんんちは、キャパ採用担当の村中です。

皆さん、いかがお過ごしでしょうか？緊急事態宣言が出て1ヶ月が経ちました。初めてのリモートワーク体制に挑戦する企業が多くありました。生産性が上がると嬉しくリモートワークをされている方、慣れないリモートワークでストレスが蓄積している方、いろいろな方がいらっしゃるのではないかと思います。

私は4月13日にキャパに中途入社をし、入社初日からフルリモートで業務を行っています。
なんとまだ一度も出社をしていないまま、1ヶ月が経過してしまいました！（テッテレー☆彡）

今日は、私が1ヶ月フルリモートをしてみて感じた「リモートワークでのコミュニケーションの難しさや課題」、そして調査したその「対策法」をお伝えしたいと思います。

1ヶ月間フルリモートをしてみての感想

振り返ってみると、様々な業務を任せてもらったりたくさんMTGに参加させてもらったりと、1ヶ月があっという間で、日々わくわくしながらたのしく過ごさせてもらったなと思います。しかしやはり新しい環境で新しいチャレンジのタイミング、入社初日からフルリモートは大変でした。笑

何が大変だったかな～...とざっと書き出してみたところ、、、

・表情が見えないため発言や指示の温度感が分かりづらい→察することが難しい、優先順位付け難しい
・相手ちょっとした言い方の違いや、タスクへの反応に敏感になる→無意識のうちにめちゃめちゃ疲れる
・失礼がないように丁寧にしすぎて言葉が回りくどくなる→無駄な時間、変に精神的な壁を感じる
・対面ならやり取りに5分かからないことも、30分以上時間がかかったりする→時間の消費が多い
・対面なら気軽に聞けることも（聞いた方が早い）自力でなんとかしようとする→より時間がかかり沈没
・会社の雰囲気・関係性がわからないまま業務を行う→周囲の「当たり前ライン」がわからない
・できた！うれしい！たのしい！を気軽に共有できない→寂しい(笑)

なんと、すべてコミュニケーションから生じる問題でした！！

補足ですが、上司はご多忙の中でも私をすごく気にかけてくださっていますし、質問も歓迎してくれています。とはいっても、、、、というお伝えが難しいこのニュアンス、きっと共感してくださる方がいると信じています。笑

リモートワークにおけるコミュニケーション課題

こんなにリモートワークに課題を感じるのはおかしいのだろうか...と「リモートワーク　課題」で検索してみると、主に下記4つの課題が一般的なようでした。

① 情報セキュリティ
　今までオフィス内で管理していた情報が外部に持ち出されることで情報漏洩のリスクが高まること。

② 社員の勤怠管理/給与管理/人事管理
　勤務時間を直接監視することができず勤務時間中にしっかりと働いているのか確認しにくくなること。

③ コミュニケーション不足/モチベーション管理
　オフラインでコミュニケーションを取る機会が大幅に少なくなることで、社員同士の仕事を通じたつながりや信頼関係は薄くなる可能性があること。チームで仕事をする喜びや達成感を感じづらく、人によっては孤独感や寂しさを感じてしまう可能性がある。

④ 人事評価と社員フォロー
　仕事のプロセスや姿勢を見ることが難しく、人事評価はアウトプットの成果を見て判断するようになること。プロセスを見ていない分、成果を出せていない社員に対して適切なフォローを行うことができず、良い人材を社内で育成していくことが難しくなる可能性がある。

たしかに。と納得のいく課題ばかりです。（とりあえずコミュニケーション不足が入っていて安心）

リモートワークでは、これまでオフィスで働いていたときには当たり前にできていたことが難しくなったり、新たなリスクが生まれたりするということを理解し、準備や対策を行うこともそうですが、不都合や問題が起きた場合には冷静になりしっかりと受け止め対処していくことが大切になりますね。

対策法

では、リモートワークにおいて問題の勃発を防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか？
ここでは、「コミュニケーションにおける課題」への対策法をご紹介します。

調査してみると対策法としては主に3つ、
「コミュニケーションの可視化」、「情報の透明化」、「心理的安全性のための関係構築」です。
これをもう少し砕いてお伝えすると下記になります。

① 会話はすべてチャット上で行うこと
② チャットを関係者全員が見える状態にすること
③ 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること

① 会話はすべてチャット上で行うこと

リモートワークではテキストとしてコミュニケーション内容のログ残すことが重要です。

仕事を進めるうえでの確認や相談事項はメッセージだと無駄な時間がかかるため、電話や個別テレビ会議で直接話したりする方も多いかと思います。しかし、その場合も必ず議事録を残すようにしましょう。そうすることで、後々「話の認識が違った」「指示内容の変更」などがあった場合の揉め事を防ぐことが出来ます。社内とは違い、第三者が見ている状況ではないからこそ「エビデンス」が必要ですね。

ここで加えてお伝えしたいのは、言語化スキルの習得です。
テキストでのコミュニケーションは口頭よりも時間がかかるため、前提事項や伝える順序・言葉選びがとても大切になります。表情や声色がわからない分、言い方ひとつで相手の受け取る印象が大きく違ってしまうので、言葉を正しく、そしてより丁寧に使いましょう。丁寧にしすぎるあまり堅苦しくなりすぎないように絵文字やスタンプをフル活用することもおすすめです。

② チャットを関係者全員が見える状態にすること

すべての会話をテキストで行うことと同等に重要なのは、そのコミュニケーションのやり取りを個人間で行わず、オープンな場所で行うことです。会社の規模にもよりますが、社員全員が見れるページですべてのやり取りをする「情報の透明化」は大切です。

「この内容は〇〇さんと自分のみがわかっていればOK」などと考え情報流通をSTOPせず、社員全員平等にすべての情報にアクセスできるようにすること、リアルタイムで誰がどんな業務をしているのかを分かり合えるようにすることで、社員同士の信頼感を強めることが出来ます。

誰がどの案件を担っているのか、どれほどのタスク量なのかなどチャットを見て察することもできるため、新たなアサインの割り振りや依頼方法など適切に行うことが可能になり、コミュニケーションが円滑に進められます。

これを「社内の当たり前」として浸透させていけば、社員が「常に見られている」といったプレッシャーを感じすぎることもなく、社内で勤務しているのと同等に程よい緊張感やまわりとの一体感を持ちながら、業務を遂行することができます。

③ 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること

これは「雑談」をすることです。以上です。笑

「〇〇さん、忙しそうだからこんなこと質問したら迷惑かな？」「こんなことを聞いたら低レベルだとがっかりされてしまうのではないか？」などと余計な事を考えず、気兼ねなく質問したり提案したりできる関係を「心理的安全性のある状態」だと言えます。

そんな状態をつくるには一人一人が当事者意識をもって自己開示を実践することが必要です。

例えば雑談専用のチャンネルを作成し日頃から、「面白い記事ありました！」と共有をしたりそれについてフラットに意見交換をしたり、リモート勤務中での失敗や面白エピソードをつぶやきあったり、上司部下などの関係性以上に、「人と人」としてのフランクなコミュニケーションを行うことができたら何でも言いやすい雰囲気が自然と作り出せるでしょう。