皆様、お疲れ様です。

バックオフィスよりお送りいたします。

今月の1冊をご紹介いたします。

『そのまま使える！ビジネスメール文例大全』

　監修：平野友朗　出版：ナツメ社　　　　　　です。

電話対応と並んで、社会人にとって大事なメール対応に関して、分かり易くまとめられた1冊です。

現代社会においては避けては通れない「メール対応」ですが、

LPMでもどの部署で働くにせよ、欠かせないスキルです。

本書の内容を私なりにまとめてみましたので、良かったら、お時間のある時に目を通してみてやってください。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ビジネスメールの目的：【仕事をスムーズに進めること】

　point : １「ルールやマナーに則っていること」　２「時間短縮」　３「信頼を得る」

　　　　　　　※『相手に不快感を与えない』

１「ルールやマナーに則っていること」

社内外どちらの相手にメールを送る場合においても大事な要素です。

相手の関係性を踏まえて、少し固いくらいの表現をする方が「礼儀正しい」印象を与えることが出来ると言われています。

さらに、相手の不興を買うリスクも回避することができます。

プライベートな内容は切り離して、余り深く触れるのは避けるのがベターです。

２「時間短縮」

現代では、平均して1日に149分もの時間がメール対応に関する作業に取られるというデータがあります。

(1通あたり、読む：1分19秒　書く：5分54秒）

ですので、分かり易く整理されたメールを相手先にお送りすることで、相手の時間を取らせないこと。

また、1通のメールにつき１つの用件を確実に伝えることで、必要最低限のやり取り済ませる意識が大切です。

〇件名を具体的に示す。

「いつ」「何を」「どのように（する/してほしいのか）」

〇文章の基本構成を抑える

　①書き出し

　　・宛名「会社名　部署　氏名 様」

　　・挨拶の言葉

　　・名乗り「会社名　部署　氏名」

　②要旨・詳細

　　・20～30文字、句読点、文節で改行する（1文が長くなりすぎないように）

　　・1文１義、長くても50文字まで

　　・箇条書きで整理する

　　・段落を空行で区切る

　　・必要最低限の記号、罫線、鍵括弧を活用する（環境依存文字は使わない）

　＊内容・情報を過不足なく、見やすいようにレイアウトすることで、

　　相手にとって、読みやすく、伝わりやすいメールにてなります。

　③結び（挨拶）

　　※末尾に署名を付ける

　　　・会社名・部署名・氏名（読み仮名）・電話番号・FAX番号（活用していれば）

　　　・郵便番号・住所・メールアドレス・会社WEBサイトURL

〇テンプレートやソフトウェア、メールの設定を活用して無駄を省いて効率化することも大切です。

３「信頼を得る」

上記2つのポイントを抑えた上で、

・６W３Hに沿って、内容、情報を整理する

・曖昧な表現を避けて、具体的に示す

伝わりやすいメールは相手の信頼を得ることに繋がります。

※『相手に不快感を与えない』

　伝わりやすいメールを心がけることで、相手の信頼を得る事もできますが、

　一通のメールで相手の不興を買ってしまい、その後の仕事に大きな影響が出てしまったり、最悪の場合には仕事を失う事に繋がりかねます。

メールで不快に感じた内容として多く挙がったものが以下の通りです。

・質問に応えていない

・必要な情報が足りない

・文章が攻撃的/失礼

・読み辛い

そのような事態を避けるためにも、効率化も大事ですが、それ以上に誤字脱字を避けたり、ミスをしないことが重要です。

〇漢字は全体の3割ほどに抑える（冷たい印象を与えてしまうことを避けましょう）

〇宛先　TO / CC / BCC の使い分けに注意する

〇添付ファイル　サイズ・形式の確認を取る　添付し忘れや誤ったファイルの添付に気を付ける

などなど、様々なポイントがありますので、メールの送信ボタンを押す前に、必ず全体を見返してチェックする癖を付けましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

いかがでしたでしょうか？

本の中には、使い易い例文がシーンごとにまとめられていて、先月の電話対応の１冊と共に、定期的に読み返したい1冊でした！

私個人的にも、オーナー様や、取引先様とのやりとりが今後増えてくるそうですので、胸に刻んで精進して参ります。