Jambo（スワヒリ語でこんにちは）

7月30日に第二回目のITリテラシー向上勉強会を開催しました。
今回のVol.3、テーマは「業務効率化におけるコンピューター活用アプリ、カスタマイズ方法について」です。こちらの勉強会は、STAY CYCLE部の社内エンジニア・ITエクスパートの岩本・勢田・土居チームが担当し非エンジニアの社員を対象に隔週で行なっています。東京以外の社員もオンラインで参加します。（ビデオ撮影も行なっているので当日参加できなかった社員は後日オンラインにて講習を受けることができます）

第二回ITリテラシー向上勉強会〜Vo.1、2は下記よりご確認ください。

【第二回ITリテラシー向上勉強会〜Vo.3 サマリー】
♢業務におけるコンピューター利用の鉄則
♢コンピュータの基本概念の整理と基本操作
♢おすすめアプリ
♢本日のまとめ

業務におけるコンピューター利用の鉄則

1番目は、「怠惰になれ」と言っているわけではなく怠惰でありたい（もっと楽にやりたい。めんどくさい）という気持ちが生まれる瞬間に「改善」のチャンスが眠っているという意味です。怠惰な感情が想起される作業を惰性で続けることは改善のチャンスをなくし、強いては業務そのものを改善する機会も喪失してしまうということです。業務において常に「めんどくさい」と感じる気持ちを忘れないことが大切です。

2番目は、「もしかしたら」に期待する。世界には40億人のインターネットユーザーがいます。（2017年時点）あなたと同じ悩みやめんどくさい壁にぶち当たったユーザーは過去に何千人といるに違いありません。あなたの問題を解決するツールが、既に公開されている可能性はかなり高いです。めんどくさいと感じた時に、「もしかしたら誰かが作ってくれてるかも」に期待する気持ちを持つようにしましょう。

3番目は、スイッチング。下記のような操作ほど改善したときの費用対効果が高いです。改善時の費用対効果を意識して、常に自身のコンピュータ操作をハックし続けることで効率化につながります。

・入力装置（マウス・キーボード等）の切り替え
・アプリケーションの切り替え
・アプリケーション内での操作対象の切り替え　など

よく行う動作

・同一キーの連打・繰り返し操作
・よく使うアプリケーションの定形操作
・日常的に利用頻度の高い一連の操作　など

1つ1つ積み重ねていくことで1年に約250時間分の節約に繋がる、残業時間が減り時間の有効活用に繋がります。

4番目は、「とりあえずググろう（検索しよう）」めんどくさい→誰かがやってるかも→ググろう。
ハックしたい→誰かがやってるかも→ググろう、という風にあなたの疑問は他の人も抱いた疑問という可能性が高いのでとりあえず周りの人に聞いてみるのでなく、インターネットで検索をしてみることが大切です。めんどくさいと思った時に自分自身に対して、ググ（検索しよう）ろう、と思うような習慣をつけることが大事です。

コンピュータの基本概念の整理と基本操作

あなたは1日約どれぐらい「スイッチング」をしていますか。
ここで言うスイッチングとは、キーボード、マウス、マウスパッドなどコンピューターにおける様々な入力装置を切り替えることを指しています。下記の図を見てください。

コンピューターの入力装置と出力装置を人間で例えてみた図です。（人間に置き換えて考えるとわかりやすい！）コンピューターの入力装置としてキーボード、マウス、タッチスクリーンなどがあります。入力装置・出力装置という観点で見た時に、皆さん口を使って話している途中で手話に切り替えたり、目で見ていた本を途中でオーディオブックに切り替えたりしないですよね。コンピュータも同じ原理です。

ここで伝えたいことは、1日に何回も使用するアプリケーションやウィンドウの切り替えの度に何百回とマウスとキーボードを行き来するのは時間を無駄にしているということです。普段の動作で、目で見ていた物をいきなり聴覚で自分にインプットを始めたりはしないですよね。というのも、切り替えるという行為が無駄な作業でインプットするのに遅くなってしまうという背景があるからではないでしょうか。コンピューターも同じです。そこで活用できるのがキーボードのショートカットキーを活用したスイッチングです。ショートカットキーを活用することでキーボードからマウス、マウスパッドへのスイッチングの時間を削減することができます。自分用にショートカットキーをカスタマイズ、入力装置そのもののスペックを上げることも効率化の1つです。

おすすめアプリ

パソコン上のファイルを探すという動作ですが、「 デスクトップ上から目でファイルを探す人」又は「検索アプリを使用してファイル名から探す人」などそれぞれ異なった仕法があります。コンピューターでその操作をする際に「どう」やっているのかで時間を節約・無駄にしているのかが分かれます。多くの人がしているであろう動作、に役立つアプリをいくつか紹介します。パソコン上のファイル・アプリを効率よく検索する、画像を一瞬で加工する、など業務において便利そうなアプリがMac、Windows共に紹介されました。

紹介された便利アプリの1つが、アプリからファイルやアプリなど何でも検索できるAlfred、クリップボードの保存数の拡張や定型文の保存、スナップショットアプリで画面の切り取り・編集・保存など簡単に業務が行えるskitchなど多様なアプリが多く存在します。（個人的にskitchは勉強会当日から使い始めるほど便利なアプリです！今まで知らなかったことが残念です）非エンジニア社員にとっては新しい学びも多々ありました。

Macで便利なアプリ
・Alfred
・Clipy
・skitch
・bettertouchtool

Windowsで便利なアプリ
・Wox + Everything
・clibor/screenpresso
・Autohotkey

時間がある際ぜひ各アプリを試してみてください。

本日のまとめ

今回紹介したアプリやショートカットキーは初級の初級です。というのもTRASTAは異色業種の人が多くITリテラシーに触れる機会が中々なかった人も数名存在するため、非エンジニア向けに初級編から勉強会を始めました。実際ブログに記載した内容は簡単なことやIT業界では初級の初級なことが多かったと思います。

今回の勉強会の学びはブログの冒頭で記載した「怠惰になれ」ということでした。良い意味で「怠惰になれ」、業務改善の余地を見過ごさないでというメッセージでした。これからは怠惰にバシバシ業務を改善ショートカットキー、アプリを活用し業務効率化に励んで行ければと思います。

最後までご一読いただき、ありがとうございました♪