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イベントの裏側|”初チャレンジ”づくしの「Synergy! UNITE 2021」を成功させられたワケ

今回は、2021年12月に開催されたイベント「Synergy! UNITE 2021(以下、UNITE)」のスピンオフ企画の第2弾。イベントの運営事務局でプロジェクトマネージャーを務めた、西垣さんにお話をお聞きしました。

*「Synergy! UNITE 2021」スピンオフ企画第1弾記事はこちら

*聞き手:木戸口(経営推進部 ブランドマネジメントチーム)


▲西垣さん(企画制作部 SIソリューションG)
前職はゲームディレクター / プランナーで、2013年に中途入社。お客様のホームページやシステムの開発・運用を行うSIソリューショングループで経験を積み、現在はグループマネージャーとしてメンバーのマネジメントにも携わる。

チャレンジづくしのSynergy! UNITE 2021

木戸口:
去年のUNITEは初のハイブリッド開催になりましたが、大成功でしたね! おつかれさまでした! 
今日は舞台裏のお話をたっぷりお聞きしたいと思うのですが、そもそも西垣さんがプロジェクトマネージャー(以下、PM)になった経緯を、お聞かせいただけますか。

▼Synergy! UNITE 2021の様子はこちらからご覧ください


西垣さん(以下、西垣):
本当に大成功でした! ありがとうございます。なぜ僕がPMになったのか、というところですよね…実は、PMをやるつもりはなかったんです。

UNITEでは毎年、各部署から運営スタッフを集めてイベント運営事務局を作るのですが、去年は僕が選ばれたんですね。それで、事務局のキックオフ会議に参加してみたら、PMはこれから選ぶという話だったんです。ふだんからシステム開発の現場でPMをやっているので、経験を活かせるんじゃないかと思って手を挙げてみました。イベントのPMはやったことがなかったので、チャレンジしてみたいなという気持ちもありましたし。

木戸口:
立候補制だったんですね、それは初めて知りました! 「システム開発のPMの経験を活かせそう」というところなのですが、具体的にどの部分が活かせそうだと感じたんですか?

西垣:
もちろん細かい要素は違うのですが、システム開発でもイベント運営でも、PMの果たすべき役割は一緒だと思うんです。

大前提として、プロジェクトを成功させるのが目的ですよね。そのためにまずは、運営に関わるスタッフみんながやりやすい環境を整える。動き出したら、プロジェクト全体を俯瞰して見て調整しつつ、各パートで漏れてしまっているものや課題を見つけて対応する。プロジェクトをスムーズに進めて成功に導く、というのはどんなプロジェクトも同じなんじゃないかと。

木戸口:
そう言われてみるとたしかに…。やっている作業は違うけど、目的もやるべきことも同じなんですね。

西垣:
そうなんです。なので僕のほうでは、システム開発のときと同じように、それぞれのパートでいつなにをやるのかという大まかな流れをまとめたロードマップを作って、適宜、調整していたという感じですね。細かい作業内容や方法、スケジュールはパートごとに決めて、進めてもらっていました。

木戸口:
PMがすべてを事細かに把握する必要はない、ということなんですね。初めてイベントのPMを担当したわけですが、たいへんだったところはありますか?

西垣:
たいへんというよりは、パブリックビューイングを使うことが途中から決まったのには、驚きました。一方で、2021年にASoVs(※)がリニューアルされて、会社としてチャレンジを打ち出していくという話もあって。それならば、「チャレンジングなUNITE」の一環としてやってみるのもおもしろいのかなと。

※ASoVs(行動指針)についてはこちらをご覧ください


加えて、大阪オフィスが改装工事中だったので、オフラインでの開催はもちろんオフィスでのオンライン開催ができないという事情もあったんです。そこで、会場、パブリックビューイング、YouTube Liveを使ったハイブリッド開催に決定。さらに、撮影はプロ(外部のパートナー会社さん)にお任せして、Zoomで撮影してYouTubeで配信するなど、結果として、「初チャレンジ」づくしのUNITEになりました。

*写真撮影時のみ、マスクを外しております。

イベントの成功は、準備が10割

木戸口:
初めてのイベントPMで、初めてづくし…なかなかなハードルの高さにも関わらず、見事、成功させたわけですが、どんなことを意識して取り組んでいたのでしょうか?

西垣:
スケジュール、つまり、納期ですね。イベントの日をずらすわけにはいかないですからね。その次が、クオリティです。

木戸口:
一番重要で、かつ、一番むずかしいところですね。どんなことを工夫されていたんですか?

西垣:
ひとつは、できるだけ早く課題を解決することですね。パート横断で課題を管理するシートを作って、毎週の定例会議で各パートのリーダーと私で相談してすぐに解決するようにしていました。

木戸口:
なるほど。スムーズに進められるよう、課題をすぐ取り除ける仕組みを作られたんですね。ちなみにクオリティという意味でも、なにかされていたんですか?

西垣:
イベントは、当日にトラブルが起きず、スムーズに進行できるのが一番大事なので、そのための準備はすべてした、という感じですね。進行台本も前日ぎりぎりまで調整していましたし、Zoomで撮影→Youtube Liveで放送するというやり方が初めてだったので、自分でYouTubeの設定をしてみたりもしました。疑問を一個一個解決していって、何も疑問のない状態にしておくのが理想なのかなと思います。

ただ、どうやっても事前に準備できないものもあったんです。YouTube Liveでの配信には外部パートナーさんが持っている機材が必要だったのですが、当日の開催直前にしか確認ができなかったんです。なので、もしかしたら僕だけかもしれないのですが、配信が始まるまで本当にドキドキしていました。イベントが始まって、無事に配信できたときは、心の底からほっとしました。

木戸口:
あのカメラワークはすごかったですよね! 本物のテレビ番組の生放送を観ているようでした!

西垣:
あれは自分たちだけじゃできなかったです。そのほかにも画質の良さなど、配信クオリティの高さについては、アンケートでもたくさんコメントをいただきました。あとは、例年では部門長がプレゼンをするパートをセッション形式に変えてもらったのも好評で、コンテンツの良さでも評価をいただいたのが嬉しかったですね。

一方で、課題も見つかりました。Zoom→YouTube Liveで配信をすると、どうしてもタイムラグが発生してしまうんです。視聴者側はあまり気づかなかったと思うのですが、登壇者はYouTube Liveを見ているので、1分前の映像を見て、その内容に基づいて話すことになってしまうんですよね。対策として、遠隔で参加している登壇者のみなさんにはYouTubeを一時的に閉じていただき、Zoomから聞こえてくる音声だけを頼りに進行を追ってもらったのですが...Zoomだけだと、撮影会場にいる登壇者の顔や配信の様子も見えないため、かなり負担をかけてしまったのは大きな反省点です。

また、開催方法については、オンライン、オフラインどちらのメリット、ニーズもあることがわかったので、ここは来年以降の検討材料になるのかなと思います。

木戸口:
全社でリモートワークをしているので、今後、コロナ禍が終息したときにどうしていくのかも、考える必要がありそうですね。

西垣:
そうですね。それと年々クオリティが上がっていってるので、来年はどうしよう問題はしばらく続きそうです(笑)。まあ、「前年を超えよう!」というモチベーションにつながっているので、結果的にはいいんですけどね。

*Synergy! UNITE 2021当日の西垣さん(Synergy! UNITE 2021開催レポートより)。

みんなの力を合わせてできた、最高のUNITE

木戸口:
最後に、イベントを無事に終えての感想をお聞かせいただければと。

西垣:
僕一人では絶対にできないことなので、みなさんには感謝しかないです。

まずは、運営事務局のメンバーのみんなに対して。外部のパートナーさんと一緒に協業したり、オフィスではなくスタジオから配信するなど、かなり調整が多いプロジェクトだったにもかかわらず、スムーズに進めてもらって、本当に助かりました。

▲当日の運営事務局メンバーの様子(Synergy! UNITE 2021開催レポートより)。他にも当日の模様を写真も交え紹介していますので、開催レポート記事もぜひご覧ください。

外部パートナーのサムシングファンさんは、さすがプロ!というクオリティでした。中でも、実際に配信に用いる機材やカメラを当社の大阪オフィスまで持ち込んで、あらかじめリハーサルをしていただいたのは、とてもありがたかったです。おかげで、イベント当日の流れや配信される映像がわかりやすくイメージできるようになりました。また、進行台本のベースを作っていただいたり、演出のアドバイスをいただいたりと、学ばせていただくことが多く、ご依頼させていただいて本当によかったです。改めて、感謝を伝えさせてください。

それと、役員や部門長のみなさん。第一部で登壇いただいたのはもちろん、第二部のお楽しみコンテンツでもVTRに登場いただくなど、最大限のご協力をいただき、感謝してもしきれません。

木戸口:
お楽しみコンテンツは、すごく盛り上がりましたよね。企画が通ったのもすごいですが、役員や部門長の協力にはびっくりしました!

西垣:
僕も、「こんなことやってくれるの?」とびっくりしました。最後に、シナジーマーケティングの全社員にも感謝を伝えさせてください。今回のUNITEは運営事務局以外のメンバーにも協力をお願いすることが多かったのですが、全員、快く引き受けてくれて。依頼しなくても手伝ってくれたり、イベント最中に盛り上げてくれたりと、会社全体で作り上げていくような感じがあって、とても嬉しかったです。

木戸口:
イベント準備中から一体感が生まれていて、当日にそれがピークに達したんですね。話を聞いているだけで、僕はすごくワクワクしていたのですが、もし来年もPMを頼まれたら引き受けますか?

西垣:
イベントPMを初めてやってみて、ものすごく楽しかったんですよね。自分自身もやりきって、みなさんのおかげでイベントを成功させることができて。イベント終了後には「おつかれさまでした」「よかったです!」という言葉もいただけて、たいへんだったけど、それ以上に、楽しかったんです。

ただ、この気持ちを僕だけが独占してしまうのはもったいないなと。もっとたくさんの人、特に若いメンバーに、この楽しさや喜びを味わってほしいなと思ってます。

木戸口:
ふだんの仕事とはまた違ったやりがいを感じられそうですよね。

西垣:
そうですね。やりがいもありますし、いろんな部門の人とつながれるというのも、大きな楽しみのひとつです。ぜひ、チャレンジしてほしいですね。

木戸口:
年に一度のビッグイベント、次は誰がPMにチャレンジしてくれるのか、僕も楽しみにしてます!

*写真撮影時のみ、マスクを外しております。

(制作/編集:経営推進部 ブランドマネジメントチーム)

*西垣さんに登場いただいている男性育児休暇取得の記事もご覧ください。

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