導入開始シリーズの第一弾として、先日導入していただいたばかりの医療法人社団ハーモス　かなやま歯科医院院長、金山先生にお話しをお伺いしました。まだまだ、未知数の状態から、どこまで、医院の運営が変わるのか？こまめにレポートさせて頂きます。

医療法人社団ハーモスかなやま歯科医院院長　金山徳和　先生

ー予約システムでApotool＆Boxのご導入を決めた理由はどこにありますか？
Apotool＆Box以外にも予約システムも見てみましたが、患者様に予約日時のリマインドメールを送信、キャンセル履歴の確認などの機能を持ちながら次に導入費用面を考えてみて、Apotool＆Boxが一番良いと思いました。予約システムのメール機能を活用すると無断キャンセルも減るとも周りの先生からも聞いていたので、利用していきたいと考えていました。

ーキャンセルの防止にメール機能を活用したいというのは具体的にはどのようなことにお困りでしたか？
当日の無断でのキャンセルが多く、これをどう解消しようかと考えていました。この無断でのキャンセルも色々と分析してみると、当日に予約をしていたことをうっかり忘れてしまっているケースが多いと分かりました。それであれば、予約の前日に患者様に電話連絡をして翌日の治療のご案内を受付にしてもらうようにしたのですが、これも負担が大きいと感じていました。その他、各チェアにアポイント帳を印刷したものを貼っているですが、キャンセルが発生した場合には、これにキャンセルの印を付けてもらっています。一日の治療の流れを把握するためにも必要なことなのですが、この部分も改善できるのではと思っています。

ーApotool＆Boxはクラウド上で動作しているので、各端末で入力した情報が自動で共有されるので、ここの部分も改善できそうですね。

そうですね。今はキャンセルの連絡が入った場合はアポイント帳を印刷したものにキャンセルの印を書いてもらっているので、この作業が軽減されます。院内にiPadもあるので、各チェアで予約情報も確認できたり、ゆくゆくはチェアサイドの予約もできるようになると受付の負担やキャンセルの部分も変わってくるのかと思っています。

ー現在、キャンセルの印を付けている作業もApotoolでキャンセル処理をするとその枠がキャンセルしたと分かりやすく表示がされます。他にもキャンセル待ちリスト機能などお役に立てる機能があるので、これからも引き続きサポートをしていきます。本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。