本日は港区のど真ん中で、チェア数が11、一日の来院数が約100名と無茶苦茶忙しい興学会新橋歯科診療所の受付として、てきぱきと切り盛りしている林さんにApotoolの導入秘話をお聞きしました。

ー5月のＧＷ明けからApotool＆Boxをご利用されていますが、最初アポイント帳から予約システムへの切り替えをするときの印象はどうでしたか？実は、アポイントシステムで一回、失敗しているんですよね。導入したはいいけど、使えなかったという経験があるんですよ。当院は一日100名近い患者さんが毎日、来院されるので、少しでも予約システムがつまずくと、もう、どうにもならない。そんな経験があるから、紙のアポイント帳から予約システムに切り替えを行うと言うお話が出た時は、本当に上手くいくのか不安でいっぱいでした。

ー最初のApotool＆Boxをご覧になった時のご感想はいかがでしたか？うちの法人は赤坂でも開業しているのですが、そちらは高いシステムが入っているのですが、画面が見にくくって、目が悪くなってしまいそうで、あのシステムと同じものだったら嫌だなと思っていたのです。それが、アポツールさんをひと目見た時に、予約の画面がとても見やすくて、これなら操作はできるかなと思いました。でも、導入となると受付だけでなく、ドクターや衛生士も一緒に操作をしていくことになるので、院内全体で運用できるのかと心配でしたけどね。一回失敗しているだけに、、。

ー今回、Apotool＆Boxを導入する前に医院様のご利用環境に合わせて、カレンダー画面の表示をユニットモードとスタッフモードのどちらで行うのか、予約作成をするときの診療メニューをどうするのかなど打ち合わせを2回行いました。

説明を受けて感じたのは、医院毎にオリジナルに設定ができる部分が多いってことですね。ここは、非常に助かりました。設定の打ち合わせの機会を重ねるごとにApotoolがどんな風に使っていけるのかが少しづつ理解できて来ました。使っていた紙のアポイント帳のイメージをそのままにシステムに移行できるかなという印象が持てたことが非常に大きいですね。だから、実際にスタートすれば操作もきっとだんだん慣れていくだろうと。受付が中心となって動けば大きな混乱もないだろうという安心感も同時に芽生えました。

ー導入のスケジュールとしては5月の連休前に基本操作のデモ、設定の打ち合わせ、スタッフ向けの説明会を行い、5月6日にはアポイント帳からApotoolへの予約移行作業をスタッフ全員で行いましたね。でも、本番直前に診療メニューの設定変更があったのは印象的でした。

そうですね。最初はツリー形式でメニュー１に主な治療内容、メニュー２に詳細な内容を設定すれば大丈夫かなと思ったのです。つまり、診療メニュ２にメニュー毎に診療時間を登録しておけば、Ｃ処(30分)、Ｃ処(60分)と同じ診療メニューでも時間が違う内容の予約を管理するのが簡単かなと思ってました。ただ、実際にみんなで操作をしていたら色々な意見が出てきましたね。

ーそうですね。新橋歯科診療所様ではドクターの数も１０名以上いたということと治療時間もドクター毎によって違うというともあったので、ツリー形式でのメニューになると相当な数になりましたね。各ドクター毎に治療時間が違ってメニューの数が増えると、今度は探す手間が増えてしまったり、変にクリック数が増えたりして大変だろうと川端先生から意見が出て、修正をしようと一緒に色々と考えました。各ドクターが何分で治療をするのかは頭の中にあるので、どの処置を次の予約で入れるかよりも『次に何分の時間で予約を抑えないといけないのかというのが重要だ』と言う事でスタッフ全員の意見が一致したのです。 そうしたらメニュー１の部分で時間を選択するようにして、メニュー２で処置内容を登録すれば一番シンプルだと言う事になり、「これで行こう！！」。そう言う事で、明日から本番で使うぞという直前にメニューの変更をお願いしたのです。

ーこの方法はスムーズに受付対応を済ませる効果的な活用方法ですね。はっきり言って、とても勉強になりました。 ところで、導入から半年ほど過ぎましたが、使い勝手はいかがでしょうか？

とても重宝していますね。簡単で、シンプルで、、しかも高機能、とても満足です。当初は、導入が決まった以上、やるしかないという気持ちでしたが、使い始めてみたら、紙でささっと書くよりもマウスのクリックで予約作成できる方が簡単で便利です。しかも電話対応時でもApotoolで予約状況を調べることも簡単なのでは今ではApotoolの方が良いです。 もし、本部から「他のシステムの替える」って言われたら、絶対にDr.含めて、全員で反対します。それほど、医院の中に溶けこんでいます。

ーありがとうござます。今では予約日時のご案内でリマインダー通知を活用されてますが、その効果はいかがでしょうか？

新規の予約を取るときには１ヵ月以上先になる場合もあるので、当日忘れていて来られない患者様もいましたが、リマインダーの活用をしてからは体感的にですが、確実に患者様のうっかり忘れは減ったと思っています。 予約日の前日に翌日の予約のご案内ができているので、キャンセル率を下げるという目標に効果が出ている思っています。キャンセルと言えば、先日リリースされたキャンセル処理したアポイントの枠に色がつくようになったのも、とてもわかり易くって役立っています。「キャンセルの足跡」って言うんですね。

ーApotoolの患者様への通知機能や新機能も活用されているのを聞けて、とても嬉しいです。本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。