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【会社をよりわかりやすく①】Notion導入を1か月でやり切ってみた

DentaLightでは現在、社内の情報を整理してより分かりやすく、メンバーがより一層働きやすい環境にしようと日々努力しています。

その施策の一つとして、6月頭にNotionを全社導入しました!

5月頭にプロジェクト化して、一ヶ月程度で運用を整備して現行サービスを解約し、全メンバーが移行しました。当記事ではNotionの運用と導入経緯についてご紹介します!


Notion導入した今の状態は?

この記事を書いている現在(2022/06末)は、導入から1ヶ月経過した程度です。活用レベルの差はありますが、全チームが利用しています。

様々なページを覗いていますが、議事録の作成やタスク管理はもちろん、業務マニュアルやOKR(注1)のトラッキングシートとして、チームそれぞれで活用が進んでいます。

また、『Shared LIGHT Heart』(注2)という、お客様の声やValueを感じるメンバーのエピソードを社内に共有し、後から見返せるようなギャラリーページも作成されました。生産性の向上だけではなく、モチベーション向上につながる取り組みも開始しています。

「Notionもっとうまく使いたいので、ぜひ勉強会をしてほしい……!」という声も寄せられるようになりましたので、最初の関門はくぐり抜けられた、というように(都合よく)解釈しています。

まだ「成功した」と断言はできず、継続して注力していく必要がある、とも感じていますが……この調子で活用が進むならば、一定の成果は発揮できるだろうと胸をなでおろしています。


【注釈】

1)OKR:「Objectives and Key Results 」の略称で、 組織が掲げる目標(ゴール)を目指すために、達成目標(Objectives)と主要な成果(Key Results)をリンクさせ、組織・個人の方向性とタスクを明確にする目標管理方法 の一つです。参考文献:BizHint「用語解説 OKR」https://bizhint.jp/keyword/39402

2)LIGHT Heart:「ハートに火をつける」の意味。DentaLightの7つのValueの1つであり、ほか6つのValueを包括している。詳細はこちら!


運用ルールはシンプルに明確に

導入決定の段階で、まず導入プロジェクトのメンバーで運用ルールを決定しました。

全メンバーへのアカウント付与の直前に、下記の4つの項目について、全社ミーティングで企画立案者から周知を行いました。

①社内の議事録の作成に必ずNotionを使う

ワークスペースの最上位ページで議事録用のデータベースを作成したことで、各チームの会議内容がより可視化されました。Notionでタスク管理も開始したことで、そのデータベースを引用することで情報も整理され、会議のクオリティ自体も向上しました。

結果的に、全チームがまずはドキュメントの作成でNotionを触るようになったので、導入施策として効果も発揮しているように感じています。

全チーム横断のタスク管理データベースも制作予定でしたが、検討してみたところ柔軟性が失われるので、タスク管理のリンクビューを集約したページを作成することで可視化を補いました。

②ワークスペース設計

  • Notion移行プロジェクトページ(終了後アーカイブ)
  • 社内ポータル
  • 全社用の議事録データベース
  • 各チームのタスク管理のリンクビュー
  • 各チームのメインページ
  • 外部公開用ページ
  • アーカイブ

これらのページを作った状態で、各メンバーにアカウント付与しました。

最上位のページ自体は自由に作って構わないとしています。チーム横断で動く大きなプロジェクトなどあれば必要だろうと想定したからです。

一方で、一覧性が下がるので期間が終了したらアーカイブページ内に収納するという運用を案内しました。Notion自体にアーカイブ機能はないので、アーカイブというページの中に収納することで運用しています。

③外部共有

まずはチームプランでの有料化を行ったので、外部公開用URL発行を機能的に制御していません。セキュリティ面の制御はエンタープライズプランのポイントにもなっているようです。

外部公開前提でページを作成したいという要望も事前に受けていたので、唯一この項目だけ明確に運用手順を定めました。

  • 業務委託者に部門ページをゲスト共有するのは該当マネージャーが行い、見える情報を管理する。URL発行はしない。
  • 顧客向けの外部公開ページを作成する場合、外部公開用ページの階層内でマネージャーがURL発行する。

また、ページ自体の編集も、最初はチームの階層で行い、URL発行だけを外部公開用ページに移行してから作業することを補足しました。

④メンテナンスの作業割り当て

メンテナンスについても、先んじて検討を行いました。

結果として、「ワークスペースの最上位にページ作るのは自由なので、チームが新設・変更された場合は、新チームのマネージャーが必要なら作る」という着地になりました。

ここは活用と共に、今後より具体的に検討すべきかと感じています。

人事や組織の新設に伴う、社内ポータル等のメンテナンス、ユーザーグループのメンテンナンスはコーポレートが受け持つと明記しました。


社内ポータルはとにかく分かりやすさ重視

コーポレートに問い合わせが多いものを中心に、集約しました。

色々とカッコよく、データベース等を駆使したレイアウトも考えました……が、結局はシンプルな構造が一番更新しやすく、人に案内しやすいということで上記のような内容に落ち着きました。ほとんどNotionのテンプレートに準じています。

最新情報とTipsはそれぞれデータベースを作り、並列なブロックの中でインライン表示で小窓にしています。メディア掲載などを知らせる社内広報エリアはコーポレートとして前々から欲しかったので、ようやく実現しました。

Notionの機能として、だれがいつ見たかがページ右上のアイコンからわかるようになっています。社内広報や社内の重要な連絡をする上でも、非常に役に立つと感じています。(私がNotionをウロウロしている形跡も残っていると思います)

また、上記画像ではサイズの都合で見切れていますが、ヘッダー画像も設定しています。

コーポレートロゴやOKR等をいつでもメンバーが見える位置に置いておくことも、モチベーションアップとして重要な施策だと思っています。

続いて、導入の経緯について、コーポレート視点からご紹介します!


情報に対する改善点を感じていた

これまで、ドキュメントについてはConfluenceが導入されていました。タスク管理ツールはチームごとにJiraやTrelloが利用されている状況でした。

Confluenceについて、正直なことを言えば、機能や操作性において、現在のメンバーにフィットできていない状況だったと感じています。

ここで断りを入れると、結果として弊社では移行しましたが、ConfluenceはNotionより誰でも美しくカッチリとした体裁でページを作成できると感じています。それゆえに、更新に対しての取り掛かりやすさという視点で言うと、Notionの方が優勢に立つ場面もある、と評価しています。

弊社の中で、もっとカジュアルにドキュメントを更新したい、といったニーズが生まれるにつれて、次第に用途が解離していったため、今回はツール移行という運びとなりました。変化していく会社で、ツール選定がいかに難しいかを実感した事例でした。

一方で、各アプリの管理者権限を持つコーポレート部門では、ほぼすべてのアプリが活用されていました。私もConfluenceのコーポレート用スペースを活用して、マニュアルや他チーム向けの手引きを更新・作成していました。

その中で、使い方が分からない、探し方が難しいといった声も受けており、せっかく更新したページを関係者全員に目を通してもらうことが難しいと感じていました。

必要な情報がどこにあるかをSlackや口頭で尋ねられ、Confluenceだけに限らず、都度必要なリンクを輸送するような作業が発生していたことも気にかかっていました。

他のチームにその工数を負わせている点で業務改善するため(自分が日々の業務で楽をするため)、社内情報について整理・設計しようと勝手に決断したのが3月終わりでした。


ほぼ同じタイミングで、社内で一部のチームが無料版Notionを制作進行の管理として先行利用しているということを知りました。

現在のチームが無料版の容量を使い切り、有料化を検討するだろうタイミングで、(勝手に波に乗って)Notionを全社導入する流れを作れないかと考え始めました。

Notionのテンプレートの使いやすさや、現行ツールとの比較をコーポレート内で共有しつつ、次善の策としてConfluenceの整理と社内ポータル作成を続けていました。

結果論ですが、慣れないNotionで、現行のページをすべて移行してから更新や修正を行うより、その時に利用していたConfluenceで多くの情報の更新や整理を事前に行っていたのが、スムーズな移行につながったように感じています。


Notion移行プロジェクト化→1ヶ月で導入終了

無料版Notionの容量がオーバーしたという話を聞いたのが、5月の頭のことでした。Confluenceの整理は終了し、一旦Confluenceを利用した社内ポータルの設計を検討していた頃合いでした。

さて、ここでどうしようかと思案するより先に……私にとって非常に幸運なことに、Notion全社移行の企画書が、Notionを先行利用していたチームのマネージャーから提出されました。

これは導入されるだろうと、それとなくNotionを利用した社内ポータルのレイアウトを設計し始めました。

そして数日後、無事にコーポレートと稟議の起案者でNotion全社導入が正式にプロジェクト化されました。早速Notionでタスクボードを作りました。



その他、

  • Notionスタートアップ向けクーポンの獲得
  • Notionのユーザーグループを定義
  • ConfluenceのコメントはNotionに移行できないので、検索機能で絞り込んで出てきたコメント情報をスプレッドシートに転記
  • NotionのTipsを共有するSlackチャンネルの作成(アダプション用で作ったのですが、結果としてSlack利用ポリシーにも波及し、面白い取り組みへとつながりました。これは今後の記事で紹介します)

といったタスクをプロジェクトメンバーでこなしていき、1ヶ月ほどで終了させました。

そしてクーポンでNotion無料期間の中、6月頭に無事にConfluenceを閉じることができました。

プロジェクト化して1ヶ月で、Notion導入が正式に終了しました。

コーポレートは会社の《カスタマーサクセス》?

いかがだったでしょうか?

社内情報の整理・設計についての取り組み第一弾は、このような形で幕を開けました。

Notionの導入自体はインパクトがあるものですが、あくまで手段にすぎないと認識しています。

その後、Slackの整理や、そもそも社内情報が入っているアプリの管理を更に洗練させようという形に発展して、現在もこのプロジェクトは進行しています。

会社環境の改善や見直しは(バックオフィス業務のほとんどがそうであるように)、フィードバックや、数値での評価を受けることが難しい業務だと感じています。

また常に自分の中にも「これは今やるべき優先度なのか、分かりやすい効果があるのか」という問いかけが存在していました。

ですが今回、Notion導入に際して事業部側のメンバーから声をかけてもらうことが増えるようになりました。

あるとき「コーポレートは会社の《カスタマーサクセス》だね」と声をかけられたときに、コーポレートとしての業務も、作業は違えど、やりたいことはほかのメンバーと同じなのかもしれない、と自然と思えるようになりました。

従業員は決してカスタマーではなく、メンバーですが、コーポレートにとってはメンバーや顧客の成功を、自分自身へのフィードバックとして捉えていいのかもしれません。


次回、Slackのチャンネル整理やポリシー制定についてご紹介しますので、お楽しみに!

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