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秘書スタッフの1日のスケジュール

秘書スタッフの1日

秘書は、主に事務所のバックオフィス全般を担当します。
大きく分けると

  • 入出金
  • 採用関連対応
  • 外注さんの対応
  • 補助金申請
  • お客様からの問い合わせ対応

がメインの仕事です。

それぞれの対応の1日のリアルタイムでの流れを紹介します。

PCでwebサイトやITツールを利用して業務を薦めていくことが
中心となります。


業務に応じて色んなツールや事務所内でも未経験のツールを
利用するため、サイトのマニュアルなどを調べながら操作方法を
学んでいくことも行うこともあります。


入出金対応がメインの日のスケジュール

入出金の対応は、週に1回 弊所への入金情報の確認と
月1回 給料明細の振込が大きな仕事となります。
また一部のお客様の請求書発行作業も行ってます。


【週に1回 弊所への入金情報の確認する日のスケジュール】

9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備

9:30 銀行のwebサイト(みずほダイレクト)にて入出金対応

    経費の振込依頼があれば、振込対応をする。
    入金情報を見て入金情報を確認し、請求書発行システム(Misoca)にて、入金情 報を登録する。   
    入金情報を所内スタッフへgmailやchatworkにて伝達する。

10:00 入金があったお客様には、メール等で入金のお礼を作成する。

     ※入金が多い日は、量が多く1時間以上かかることも※

    お客様あての対応を行った場合は、所内での情報共有のため
    kintoneの活動履歴のアプリに情報を登録して顧客対応の履歴を
    管理します。

11:30 メールを送信して入金確認業務完了。終わり次第、他の業務へ移ります。


【月1回 給料明細の振込弊所への入金情報の確認する日のスケジュール】

9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備

9:30 銀行のwebサイトにてスタッフ給料と外注さんへの外注費の振込

    大体全部で、15~20人くらいの振込を行います。

    銀行振込は午後に対応した場合、当日に振込ができないことも

    あるので、朝一に対応してます。

    振り込みをした後は、所内間の連絡ツールであるchatworkに

    て、事務所スタッフには振り込み連絡と給料明細の送付、外注

    さんには振込連絡をします。

    給料明細に間違いがあった場合は、修正対応に追われるため少

    しあわただしくなります。

10:30~11:00 作業完了。終わり次第、他の業務へ移ります。


【随時 お客様への請求書の発行をする日のスケジュール】

~11:00   採用など他の優先する業務を行う

11:00   Misocaにログインする。

      請求書を作成する時は、見積書を元に請求書を作成してい作成する。

      請求書を作成する時は、見積書を元に請求書を作成してい

      るが、許認可手続きを行った際にオプション(手続きの追

      加、交通費など)が発生しなかったか?

      請求する追加項目の漏れをしないようにお客様のやり取り

      をkintoneやExcelの進捗シートを確認して請求書を発行す

      る。

      終わり次第、他の業務へ移ります。


採用関連対応がメインの日のスケジュール

採用対応は基本的に毎日行ってますが、内容によって
週に1回や月数回など多々バリエーションがります。

  • 毎日行う:応募者の方の対応
  • 週1回程度:応募者の方の採否決定とその後の対応
  • 月数回:採用説明会、事務所見学会の対応
  • 随時:面接準備と対応

※採用の対応では、自身でメールの文面を考えて、
メール案を作成することが多くなります。


【応募者の方の対応のみの日のスケジュール】

9:00 出勤 メールチェックとメール対応と仕事の準備

9:30 採用対応開始
    ❖求人媒体(タウンワーク、ハローワーク、indeed、  
     engage)や 弊社のエントリーフォームからの新規応募の確  
     認し、応募者へ求人媒体のシステムからプレエントリーの依 
     頼をメールで案内する

     情報共有シート(googleスプレッドシート)に記載。

     記載内容の一次審査を(googleスプレッドシート)行う。

    ❖適性試験(スカウター)の登録とご案内する。
     案内はスカウターシステムから送信している。

    ❖説明会と2次課題のご案内をgmailより行う

10:00 新規応募者のエントリーフォームの記載内容の一次審査を行う

10:30 採用関連のメールの対応
    ❖受領した課題をgoogleDriveに格納と
     受領確認をgmailにて返信
    ❖面接の日程を所内でchatoworkで調整
    ❖求人について質問回答の案 作成
    ❖スカウターの受検結果の確認と整理

11:00~11:15 作業終了 他の業務へ移る


週1回程度:応募者の方の採否決定がある日のスケジュール

毎日行う応募者の対応を行ったあと

11:15~30 採否決定のミーティングの準備とzoomのURLを設定

   ❖採否判断ができる人の情報をシート上で整理して、ミーティン   
    グを円滑に薦めるようにする
   ❖zoomでミーティングを行う場合は、zoomの会議の登録を
    行い関連者へ通知する。

11:30~12:30 zoomもしくは対面で採否決定のミーティングを     
       先生と一緒におこない、次のアクションを決める。
       (↑時間は日によって替わる)

12:30~  他の業務を優先する際は他の業務を行う
                or    
12:30~  優先する他の業務がない場合は、ミーティングで決まった応募者のかたの次の対応を行う。

      主にgmailメールにて対応
      ❖選考通過連絡
      課題を依頼する場合はその課題に関するファイルの設定
      ❖職務経歴書の依頼→弊社書式を用いるので
        google Driveにて共有設定とファイルのURL
        を設定する    
      ❖採用連絡
      ❖不採用連絡

13:30~14:30  作業終了 他の業務へ移る


【月数回:採用説明会、事務所見学会の対応がある日のスケジュール】

採用説明会がある日(@zoomで説明会を行います)

~11:45 他の業務を行ってます。

11:45~ zoomにログインして、事前に設定した採用説明会の会議に
     参加し、開始をまちます。
     開始までは基本的は所長が対応します。

12:00~14:45頃 zoomによる説明会が開始
      遅れてログインしてきた人や途中で接続が悪くなって
      説明会から退出した人の再入室許可をzoom上で行う

14:30~15:00 次回の採用説明会に向けてホームページ等の
        修正作業を行う。

       ❖次回のzoomの設定
        次回開催時の会議登録をzoomのサイトから行い、
        皆様に案内するURLとIDを設定する
       ❖採用ホームページ(QHMを試用)上の開催の日程と
        次回のミーティングURLのを修正
       ❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正


事務所見学会の翌日(※事務所見学会は先生が全て対応します。)

11:00~11:15  次回の事務所見学会に向けてホームページ等の修正作業を行う。

         終わり次第、他の業務へ移る

       ❖採用ホームページ(QHMを試用)上の開催の日程を   
        修正
       ❖参加申込者への連絡する内容をアスメルにて訂正


【随時:面接がある日のスケジュール】

~面接開始の2-3時間前まで

面接時に行う、適性試験(スカウター)の設定と案内をメールで行う

面接開始時間~

事務所勤務の方は、面接者のはじめの対応を行う(面接時課題の案内等)

※面接方法がzoom、来所の場合どちらの場合も


外注さん対応がメインの日のスケジュール

弊所は、数多くの外注さんのサポートを受けております。
外注さんとは事務所と直接契約するかた、クラウドソーシングサイト(ランサーズ)を利用してお仕事をお願いしてます。
秘書は主にランサーズの対応をしております。内容によって週に1回や月数回など多々バリエーションがります。

  • 毎日行う:ランサーズでの進捗確認や発注者の対応、データ送付やメール対応
  • 週数回程度:検品をする
  • 月数回: 依頼する仕事の発注


【毎日:ランサーズの進捗確認のみの日のスケジュール】

~10:00 他の業務

10:00~10:15 ランサーズにログインする。終わり次第、ほかの業務に移る

         ❖進行している案件の進捗管理(作業完了した案件
         の支払対応、作業者の選定や決定の作業等を
         サイト の発注者管理画面から行う)
         ❖ランサーズ届いているメールがあれば、その返信
         の対応をする

         →メール対応の詳細
          ・作業をして下さった方の納品物の確認とお礼
          ・発注している仕事に質問がきたらその対応
          ・納期について相談があればその対応

         ❖仕事の依頼、依頼者決定、納品連絡、支払いなど
          すべてランサーズのシステムで行います。

         ❖ランサーズでは、音声データのやり取りをするこ  
         とがあります。
         データ量が多いのでギガファイル便やgoogle Drive
         のURLを用いた共有方法を使ってデータを送信しや
         すくしたりすることもあります。

※メルカリを使った事があれば、それと似た流れなのでイメージがしやすいです。※


【週数回:検品がある日のスケジュール】

11:30~  先に対応しなくてはいけない業務を処理する

11:30~11:45  ランサーズにログインして、
          進行している案件の、進捗管理など一連の確認を する

11:45~13:45 検品作業を行う。

       ❖納品はランサーズのメッセージでExcelやwordで届きます。
       ❖発注した仕事内容にもよりますが、ボリュームが
       多いものは大体1~2時間掛けて発注した内容と納品物が
       それに見合っているか確認

       ❖内容ば不適合な場合は、作業者にどこがだめで、
       どのように修正してほしいか指示をだして、修正を依頼する


【月数回: 依頼する仕事の発注がある日のスケジュール】

~11:30  先に対応しなくてはいけない業務を処理する

11:30~ ランサーズのサイト上から発注する仕事の内容を作成する

     ❖発注する仕事内容は、先生からざっくりとした概案の指示 
     (概要と発注の目的)がある。
      それに合わせて、過去に出した案件や他の方が出している案
      件を参考に発注する仕事の内容を考える。

12:00~12:30 発注する案ができたら先生に確認して、発注する。

       修正がなければ、その内容でランサーズのサイト
       から依頼を登録して発注する
       修正指示があれば、再度修正して先生の意図に合う内容に変更に変更します。


問い合わせ対応時のスケジュール

弊社がお客様から受ける問い合わせの手段は大きく下記3つあります。

  • 電話
  • メール
  • HPに設置している問い合わせフォーム

こちらに届いたお問い合わせをスタッフにお知らせするために、
kintoneの問い合わせアプリに情報を記載してます。
こちらは毎日対応します。



9:00~9:15  前日に退勤した後から出勤までにあった問い合わせを確
        認します。問い合わせはgmailやchatworkに通知が来るので、               
        そこから情報を拾ってkintoneに登録します。その後、他の業務を行います。

        業務量によりますが、勤務中は他の業務の合間に手が空いた先に、
        営業中に入った問い合わせがあれば、随時kitnoneのお問い合わせ管理にいれます。

12:45頃~13:00 勤務中に入った問い合わせを確認し、kintoneに登録します。

          その後、他の業務を行います。


補助金申請など対応時のスケジュール

事務所運営の資金確保の1つの方法として、補助金を活用しております。
数か月に1回くらいの割合で、補助金に関するの作成作業があります。

補助金業務は大きく分けて

  • 補助金申請業務
  • 補助金 実績報告業務
    に分かれます。

年度が替わったはじめは申請業務が、年度の後半は報告業務が多くなります。


【補助金申請業務がある日のスケジュール】

補助金申請がある際は、1日で作業は終らず2~3週間くらいは、
申請に必要な書類の収集と作成をしています。

申請作業開始前

~11:30 他の優先する業務を行う

11:30~14:00頃  申請する補助金のサイトを一読、補助金の要綱を読
          み申請に必要な書類、〆切などを把握する。
          〆切に間に合うように作業スケジュールをたてる。

          終わり次第、他の業務を行います。

申請作業開始

~11:30 他の優先する業務を行う

11:30~14:00頃  作業開始前に読んだ要綱に併せて資料を収集する。
          ❖申請書式が決まっていることが多いので、その  
           申請書式は補助金のサイトにデータがあるの   
           で、ダウンロートする。wordかExcelのファイ
           ルであるこが多いです。

          ❖申請は補助金によって郵送やインターネットか
           らの応募でのみ受け付ける場合様々です。
           インターネットで申し込むときは、通販サイト
           の送付先の情報を入れるような形式が多いで
           す。
           申請フォームは補助金よって記載方法がか          
           わります。終わり次第、他の業務を行います。

大体、申請〆切の3週間くらいから作業を始めます。
申請が終るまでは大体1-2時間くらいは作業状況に併せて
出勤時はほぼ毎日、申請書類を作成してます。


【補助金 実績報告書作成 業務がある日のスケジュール】

補助金実績報告書がある際は、申請時と同じで1日で作業は
終らず2~3週間くらいは、申請に必要な書類の収集と作成をしています。

実績報告書作成 作業開始前

~11:30 他の優先する業務を行う

11:30~14:00頃  実績報告をする補助金の要綱を読み、実績報告に   
          必要な書類、〆切 などを把握する。 
          〆切に間に合うように作業スケジュールをたて
          る。
          〆切は厳守になるので、そこは注意します。

          終わり次第、他の業務を行います。

実績報告書作成 作業開始

~11:30 他の優先する業務を行う


11:30~14:00頃  作業開始前に読んだ実績報告の内容に併せて資料を収集する。

    ❖補助金が採択された場合は、その時にある程度必
     要な収集資料の提示があるので、補助金で購入す          
     るものは事前にある程度必要な書類(見積書、請         
     求書、領収書、製品の仕様書)を纏めてるのでそ
     こから情報をひっぱってきて作成することが多いです。

     ❖実績報告申請書は書式が決まっていることが多く、
     その申請書式は補助金のサイトにデータがあるので、
     ダウンロートする。
     wordかExcelのファイルであることが多いです。

     ❖実績報告書は、郵送提出が多いです。
     ファイル作成後は、書類が手元に残らないのでスキャナーで
     作成した書類はスキャナーでデータをとります。

申請が終るまでは大体1~2時間くらいは作業状況に併せて出勤時は
ほぼ毎日、申請書類を作成してます。

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