こんにちは！株式会社ココエ代表取締役の近藤です。

今回はみなさんチャレンジしている機会の多いであろうリモートワークについて、言葉の定義や会社単位で実施する上でのポイントをまとめてみました。

少しでもお役に立てていただけると嬉しいです。

【リモートワークの前身、テレワークについて】

昨今、耳にする機会の多くなったリモートワークですが、実は似て非なる言葉が以前から存在していたのをご存知でしょうか。

「在宅勤務」「モバイルワーク」などで代弁される事もありますが、「テレワーク」と言えば聞いたことがある方も多いと思います。

テレワークに関する記事はWebで検索すればいくらでも出てきますので詳細は割愛しますが、この言葉はバブル期における通勤地獄を緩和することを目的として生まれた概念のようです。「tele = 離れたところ」と「work = 働く」を組み合わせたいわゆる造語ですね。

【リモートワークとは】

一方でリモートワークも「remote = 離れたところ」と「work = 働く」を組み合わせた働き方のことを意味します。

「なんだ、同じ意味じゃん」と思われる方も多いと思いますが、その通りです。笑

では、なぜテレワークの代わりにリモートワークという言葉が台頭してきたのかについて、良い機会だと捉えて色々調べてまわりましたが、今のところ明確な見解は出てきていないようです。

ただ、個人的な考えとしては、昨今こちらもよく耳にするようになった「働き方改革」「ダイバーシティ」などに見られる働き方の多様性が重視されるようになった点が大きいのではないかと思います。

テレワークが通勤地獄緩和という発祥だったことに対して、現在は必ずしもオフィスに出社して仕事をすることが当たり前ではなくなっている中で、もう少し現代の状況にあった言葉として発展したもの、という感じです。

流行語大賞というものがあるように、時代に合わせて働き方だけでなく言葉も移りかわっていくものです。

【リモートワークの特徴】

さらに、テレワークというと何となく「在宅勤務」、つまり「家で働く」という言葉に限定されている気がしなくもないですが、リモートワークはオフィス以外の全ての場所を指している広義の言葉として捉えられているような気がしますよね。

このような社会情勢の中で一気に広がりを見せていますが、すぐに対応しやすい職種とすぐには対応が難しい職種があると思います。

例えば、エンジニアやデザイナーなど、プロジェクトベースで案件が進むような仕事はリモートでも成果が見やすいので、都度進捗を確認しながら進めることが出来ます。しかし、属人化しやすいセールスや書類や押印対応などの多いバックオフィス系の職種はプロジェクトベースで仕事を進めることが難しく、自ずと進捗確認や管理の難易度も上がってきます。

と、これまでは世の中がこれだけリモートワークにシフトする前のことでしたので、現在多くの方がチャレンジしている中でどう変わっていくのかは注目ですね。

【ココエのリモートワーク制作チームが上手くいっている理由】

ちなみにココエでは、2018年からリモートワークチームを本格的に立ち上げていました。そこでは毎月20本ほどのWEBサイトを完全リモートチームで制作しています。

現在のコロナ対策のような会社全体の取り組みという形ではなく、会社の中にリモートワークの部署を新たに立ち上げたので、一からルール作りや体制を整備することができました。その為、立ち上げから半年くらいは、組織の試行錯誤を繰り返して良い状態まで持っていくことができたのがよかったと思っています。

まず、リモートワークの基本となるのは以下の3つです。

・ワークフローの策定

・ルール作り

・会議体の決定

最初にまず、なぜ「ワークフローの策定」が必要かというと、「言葉の定義」は人によって認識に大きな差がありますよね。例えば、「納品」という言葉がありますが、ある人にとっては「まず制作してみてクライアントにフィードバックをもらう為に提出するのが納品」。一方で、別の人にとっては「修正を全て終えた状態で完全な状態を納品」と認識しているわけです。

ここでは、どの言葉の定義が正しいというわけではなく、みんなの言葉の定義を一致させることが重要です。対面だとちょっと先輩に聞いたりできることも、リモートワークだとそこでストップしたり、間違ったまま進んでしまったりと修正コストが大きくなってしまいます。

その言葉の定義を洗い出すには、「ワークフロー」が確定していなければ、使用する言葉がわかりません。「ワークフロー」をしっかり決めることによって、次に何をやったら良いかなど作業手順に迷いがなくなるため、業務がかなり効率化します。

ワークフローを策定していく中で、そこで使う言葉の定義も、チームの共通認識作っておく事がポイントです。

次に、「ルール作り」ですが、どのツールを使うのか、データはどこに保存しておくのか、誰がフォルダを管理するのか。リアルの業務では進めながら決定していった事もリモートワークでは全て先に決めておく必要があります。

リモートワークはコミュニケーションコストが高いので、雑談で確かめていたことや、見よう見まねでやっていた事も全てルール化して明確にしていく必要があります。

最後に、「会議体の決定」ですが、チーム立ち上げ初期の頃は、必ず定例会を開くことをおすすめします。最低でも週に1回は必ず開催し、どんな些細なことでも、曖昧になっていることやメンバーが疑問に思っていることなどをどんどん潰していきます。

チーム全員に迷いがなくなっている状態がゴールです。一旦、迷いがなくなった状態になれば、定例会の頻度は徐々に間隔を開けていってもいいかもしれません。

ちなみ2年以上、完全リモートワークでやってきたココエのリモートチームは、今となっては定例会はほぼありません。笑

勿論、課題が生じたら会議は開催しますが、チームそれぞれが自分の行う事が明確になっているので、そこからずれてきたら少し注意するだけですぐに修正が可能な状態になっています。

長くなりましたが、弊社のリモートワーク制作チームが上手くいっている理由をお伝えしました。

ご質問があればいつでも気軽にご連絡くださいね！