改善の近道は、膨大な業務を見つめ直し、小さな改善を積み重ねること

そのようにして実際の業務をつぶさに洗い出した上で、まずは業務フローをシンプル化し、共通化することから着手した。
まずは掲載するコンテンツを
①レイアウトがほぼ固定であり、運用担当者によるページの内製が可能なパターン
②個別のデザイン要素が多くデザイン業者等に外注するパターン
の２パターンに絞った。
内製パターンでは、CMSのコンテンツ作成機能を利用し、予め必要なコンテンツ種に応じた複数のテンプレートを用意し、自由にパーツを組み合わせてページを作成できるようにした。テンプレートに予め用意したパーツは、当然利用しないという選択もできる。
ほぼデザインやレイアウトの変更が発生しないタイプのコンテンツとはいえ、その中でも最大限自由にレイアウトを調整できるようにした。
業者に制作を外注するパターンでは、ヘッダー・フッターやメニュー部分等の共通パーツのみを用意し、それ以外は白紙で自由にコーディングが可能なテンプレートを用意した。白紙のエリアには業者が制作したHTMLを埋め込み、画像などの関連ファイルもCMSツール上で管理することで、個別のデザイン要素が多いページもCMSにおいて一元管理できるようにした。

このようにして全てのページをCMS上で一元管理することが可能になり、業務フローをシンプル化・共通化しつつも、これまでのように目的に応じた柔軟なページレイアウトを表現できる目途がついた。
また過去の作業フローでは、サイトコンテンツや構成のバージョン管理は依頼メールやバックアップから作業内容を振り返り、変更内容を抽出するといった手動での管理を行っており、作業ミスや抜け漏れが多発していたが、今回のCMSのリプレイスと合わせてGitというバージョン管理のツールを導入し、CMSと連携させることで公開したファイルのバージョン管理も簡単にできる仕組みも新しい業務フロー内に組み込むことができた。

クライアントからは、「業務フロー図が見やすくて、問題点と改善点が明確に伝わった。」、「ドキュメント化のスピードが速く、進捗状況を細かく説明してくれるので、安心して見ていられた。」といった嬉しい言葉もいただけた。膨大な業務フローをすべて洗い出して整理し、再構築していく作業はかなり泥臭く、精神的にも厳しいものがあったが、現場の声を一つ一つ拾い上げ、小さいながらも改善を積み上げていくことで、結果として大きなバリューを出すことができ、クライアントにも大変喜んで頂けたことで報われたように感じている。

>>>このストーリーの詳細は以下のURLからご覧いただけます！

【事例紹介】CMSリプレイスプロジェクト | Magazine | FirstDigital