【仕事の心得】「仕事ができる人」は文章で差がつく

誰かに「この人、仕事ができるな」と感じさせるのは、見た目でも装備でもなく、意外にも「文章力」です。
関係者との迅速なやり取り、合意形成、後続の整理共有。これらすべてにおいて、きちんと伝え・理解し・整理できる文章が土台になります。

では、実際に私が日々体感している「文章で仕事が変わる」ポイントを、以下の４つに整理します。

① 「読む人のストレスを減らそう」

長く冗長な文章は、それだけで読む気を失わせます。特に忙しい相手にとっては「後で読もう」となり、調整やレビューが停滞してしまいます。
社内ドキュメントも仕様書も同じ。背景や変更内容が簡潔であればあるほど、レビューはスムーズです。
…しかも、変更を「小さくまとめて細かくレビューを受ける」ほうが、結果的に速く進むことも多く、文章構造を整理し、要点だけを短くまとめる文章力が、仕事のスピードを左右します。

② 「自分の言葉で書こう」

手垢のついた表現や曖昧な言い回しでは、「意図」がぼやけてしまいます。「誰が」「何を」「どうするのか」が明確でない文章は、認識齟齬を生みやすい。
実際、私も長年 Slack やメールを使っていますが、時間が経ってから「意図が伝わっていた」と感じるメッセージは、やはり「自分の言葉で」「整理して」書かれているものです。
理解していないまま書いた文章は、読み手に混乱を招き、手戻りを生む原因になります。だからこそ、自らの言葉で整理して「書く」ことを意識しています。

③ 「リズムを意識しよう」

読みやすい文章には「リズム」があります。センテンスの長さ、句読点の位置、語尾のバランス。例えば、普段は「〜です・ます調」で書いていても、時おり「〜だ。」という言い切りを入れるだけで、文章が引き締まることがあります。
書いた後は、できれば「声に出して読む」こと。音読すると、テンポの悪さや不要な言葉がすぐにわかります。夜中、焦って送ったメールほど誤字脱字が多いのも事実。可能であれば一晩おいて「やっぱりこうしたほうがいい」と読み返すことで、格段に伝わる文章になります。
また、どうしても違和感が消えないときは、AI に相談して文章パターンを参考にするのも手です。

④ 「批判ではなく、提案をしよう」

批判的な視点は必要ですが、批判だけでは関係も進みません。メールややり取りで、相手の誤りを指摘する場面がありますが、優位な立場から相手の非を突くだけでは、反発や警戒を生みます。
私が実際遭遇したのは、後輩が「明らかに間違って要求をねじ込もうとする顧客」に対し、完全な論理武装で批判メールを返そうとしたケース。即座に止めました。文章の目的は「論破」ではなく「状況の改善」です。
そのため「批判＋提案」をセットにすること。この考え方をもって、たとえ腹の立つ相手でも、建設的な提案を添えることで関係を良好に保ちつつ、仕事を前に進められます。文章は、相手を攻撃するためではなく、橋をかけるためのツールです。

まとめ――文章力は「仕事を前へ進める力」

文章力とは単なる「表現力」ではありません。相手の時間を奪わず、理解を早め、行動を促す力。つまり、仕事を動かすためのエンジンそのものです。
読みやすく、誠実で、リズムのある文章を書く。その積み重ねこそが、信頼を生み、チームやプロジェクトを前へ進めていきます。