これまで私は、民間企業や行政機関、教育機関などで、長く事務・バックオフィス業務に携わってきました。
総務事務、データ入力、経理補助、資料作成、会議運営、スケジュール管理、関係者との調整など、勤務先によって担当する業務はさまざまでした。
その中でも特に長く携わったのが、教育機関での事務局業務です。
講座や事業を支える立場として、受講生対応、関係者との日程調整、資料作成、入金確認、外部委託先とのやり取り、プロジェクト予算管理や契約に関する補助業務など、複数の業務を並行して担当してきました。
「言われたことをこなす」だけではなく、仕事が回る仕組みを考える
仕事をするうえで大切にしているのは、「相手が次に何を必要とするか」を考えながら動くことです。
言われた業務だけを処理するのではなく、進捗を確認する、必要な情報を先に準備する、抜け漏れが起こりそうな箇所を確認する。
こうした積み重ねから、「対応が早くて助かる」「一歩先を読んで動いてくれる」と言っていただくこともありました。
自分の強みは、単に事務処理を行うことではなく、周囲の人が仕事を進めやすい状態をつくることにあると感じています。
約90名の受講生を支える講座運営で、入金確認のフローを改善
教育機関でITスキル講座の事務局を担当していた際には、約90名の受講生に関する申込みや入金状況の管理も行っていました。
受講料の入金確認では、確認漏れや連絡の行き違いが起こると、受講生にも運営側にも影響が出てしまいます。
そこで私は、入金状況を一覧で確認できるよう情報を整理し、未入金者の確認から連絡までの手順を整えました。
「誰に、いつ確認したか」「その後どのような対応が必要か」が分かる状態にすることで、確認漏れを防ぎながら、複数の受講生への対応を効率的に進められるようにしました。
講座運営では、受講生一人ひとりの状況も異なります。
中には受講を続けることに不安を感じている方もいましたが、状況を確認しながら必要な案内やサポートを行った結果、「あなたのおかげで学びを継続できた」と言っていただいたことがあります。
この経験は、今でも強く印象に残っています。
事務の仕事は、表からは見えにくい仕事かもしれません。
しかし、その一つひとつの対応が、誰かが安心して次の仕事や行動に進むための支えになっていると感じています。
オンラインでも変わらない「支える仕事」
2023年末からは、これまでの事務経験を活かし、オンラインでも仕事を始めました。
メール対応、請求書発行、入金確認、日程調整、各種事務サポートなどを担当し、対面でなくても、適切な報告・連絡・相談と情報共有ができれば、信頼関係を築きながら仕事を進められることを実感しています。
オンラインで仕事をする際は特に、「相手から見えないからこそ、状況が分かるように伝えること」を意識しています。
業務の進捗、確認が必要なこと、対応済みのことを適切に共有し、相手が「今どうなっているのだろう」と不安にならないコミュニケーションを心がけています。
Google Workspace、Slack、Chatwork、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Notion、Canvaなど、オンライン業務で使用するツールにも対応しています。
地方にいても、経験を活かして長く働けるキャリアを
私はとある地方で暮らしています。
地方では、これまでの経験を活かしたいと思っても、仕事内容や勤務地によって選択肢が限られることがあります。
一方、リモートワークであれば、住んでいる場所に左右されず、これまで積み重ねてきた経験を必要としている企業やチームに届けることができます。
今後は「オンライン秘書」という枠だけにとらわれず、バックオフィス、営業事務、事務局運営、経理サポートなど、これまでの経験を活かせる領域で仕事の幅を広げていきたいと考えています。
そして、短期的に与えられた業務をこなすだけではなく、一つの企業やチームと長く関わりたいと思っています。
業務を理解し、必要であればやり方を整え、少しずつ任せてもらえる範囲を増やしていく。
最終的には、
「この人に任せておけば大丈夫」
と思っていただける存在になることが目標です。
住んでいる場所ではなく、これまで積み重ねてきた経験や仕事への向き合い方でつながれる企業と出会えたらうれしく思います。
