Before → After
今までの業務改善をまとめると、こんな感じです。
有給休暇台帳
- Before：Wordで約400名分を管理。作成・更新に約5日
- After：Excel＋関数で自動計算できる仕組みに変更
- 結果：約5日 → 1日、作業工数を約80％削減
所定労働時間の集計
- Before：データを確認しながら手作業で集計。約1時間
- After：Power Queryでデータ取得・集計を自動化
- 結果：約1時間 → ワンクリック
離職票の作成
- Before：基礎データを確認しながら手作業で記入
- After：Power Queryで基礎データを取得し、マクロを使って帳票作成を半自動化
- 結果：手作業を削減し、定型処理を自動化
約1万件規模の郵便物発送業務
- Before：複数名で行う大量の印刷・封入・封緘・発送準備。作業方法や例外処理が属人的になりやすい状態
- After：SQLによる件数管理、作業フローの標準化、例外処理のルート化
- 結果：約5名のスタッフが自走できる運用体制を構築
契約書の管理
- Before：紙で管理され、必要な契約書を探すのに時間がかかる状態
- After：約1,000件以上の契約書を電子台帳化し、検索・並べ替え・フィルタリングが可能な状態へ
- 結果：契約書を「探す」ための管理から「検索できる」管理へ変更
こうして並べてみると、やっていることはそれぞれ違って見えても、基本的には同じです。
「今までこうやっているから」ではなく、「もっとラクに、間違いにくくできないか？」と考えて、仕組みに変える。
Excel、SQL、Power Query、マクロ、AIなどは、そのための道具として使っています。
自分自身が作業を頑張って速くするよりも、誰が担当しても同じように処理できる仕組みを作ることを大切にしています。
