23人規模の同人サークル「Rio_Neko Production」の設立

2024年12月に、オンライン上で音楽の同人サークル「Rio_Neko Production」を設立しました。
現在は4つの制作チームを運営し、オリジナル楽曲の制作およびMV制作を行い、YouTubeへ投稿しています。

これまでに10曲のオリジナル楽曲と60本以上の関連動画を公開しており、4月末には11曲目の投稿も予定しています。

本記事では、代表としてサークル運営に取り組む中で実践した「属人化しない組織作り」についてまとめます。

・サークルで何をやったか？

私は代表として、サークル組織の設立・運営・修正の業務をメインに、メンバー募集の人事や、サークル全体のスケジュール管理を行いました。
組織の運営では「属人化しない組織作り」をテーマに組織を構築し、誰がどのポジションになっても一定の成果が出せる組織作りを行いました。

・なぜ「属人化しない組織作り」をテーマにしたのか？

属人化している組織は、継続性と再現性がないということを活動を通して気づいたからです。
Rio_Neko Prodcution（通称りおぷろ）も、活動当初は個人の能力や熱量に依存した組織運営を行っていました。
その結果、各役職の業務がブラックボックス化してしまい、引継ぎの不備や、「大変そう」というイメージだけが広がり、後続が育たないという問題が発生しました。
その問題はサークルに所属するメンバーが増えていくにつれ、深刻になっていき、制作チームの数を増やしたくても、リーダーを担当できる人がいないという深刻な人手不足を引き起こしました。
また、業務が属人化してしまったことにより、共有忘れや納期遅れなどの問題の責任が組織ではなく個人へいってしまうという問題も発生しました。

このままではまずいと思い、私は役職があるメンバーと協議し、業務内容の書き出しと整理を行い、簡略化できる部分は簡略化し、業務内容や動き方の例が書かれたマニュアルや、楽曲の制作スケジュールのテンプレートを導入するなど、サークルを動かすための仕組みを作成しました。
また、サークル運営へ報告するタイミング、内容などの報告ルールの作成や、必要な制作物・スケジュールのリマインドをしているかどうかのチェックリストを作成することで、サークル運営がいつでもフォローアップに入れるよう、回す仕組みが機能しているかどうかを管理する仕組みの制作も行いました。

結果的に、「サークルを回す仕組み」と「仕組みが機能しているかどうかを管理する仕組み」の二つを導入したことで、制作環境は安定し、サークル運営チーム、広報チームに加え、制作チームも4つに増やすことができました。
また、これまでの活動でサークル離脱者は1名のみと、高い組織定着率も実現することができました。

以上のことから、継続性のある組織やプロジェクトの実現には「個人に依存しない組織作り」がとても重要であること、その実現には「マニュアルなどの組織を回す仕組み」と、「誰でも一目で進捗などがわかるチェックリストといった、仕組みが機能しているかを管理する仕組み」の二つが必要であるということを学びました。