前回の投稿から少し間が空いてしまい、気づけば8月も半ば！この約1か月間、ありがたいことに目の前の実務に集中しながら、新しい仕組みづくりや守りの業務を着々と進めていました。
振り返ると、単なる日々の事務作業にとどまらず、ITツールを活用した業務改善からセキュリティ基盤の整備、決算準備まで、バックオフィスとして一歩踏み込んだサポートができた密度の濃い1か月でした。
1. 最近の主な実績・トピック
- 【AI活用・仕組み化】 Googleアラート×Gemini API×GAS×Slackを連携させた重要ニュース自動ピックアップ・配信体制の構築・正式運用開始
- 【情報セキュリティ】 大企業との取引にを前提にした情報セキュリティ規程の整備、リモート環境把握、テスト実施などの施策立案
- 【広報・セミナー支援】 主催セミナー開催に伴うHP掲載等の広報サポート（新体制での運用フロー模索）
- 【決算・労務対応】 初めて担当する決算に向けた過去帳簿の確認・準備、新入社員の関係業務の補助
- 【新規業務・構築】 新規給与システム設定代行業務の受託（3件進行中）
- 【定例・守りの実務】 請求書ダブルチェック、助成金・勤怠管理、発送手配、各種ご相談対応
2. ピックアップ：AIを活用した「重要ニュースの自動収集」を企画から運用まで
この1か月の中で、特に大きな手応えがあったのが「顧客企業のプレスリリースや業界ニュースをAIで集約・配信する仕組み」の構築です。
クライアント様がお客様とのコミュニケーションをより深め、重要な変化を逃さず把握できるようにしたいと考え、企画からシステム構築までを担当しました。 具体的には、Googleアラートで収集した情報をGemini APIに読み込ませて重要なものを取捨選択させ、GASを使ってSlackの専用チャンネルへ自動配信するフローを設計。無事に正式運用をスタートさせることができました。
社内からも「重要ニュースがひと目で分かって助かる！」ととても好評をいただいています。ツールを組み合わせて現場の「あったらいいな」を形にできたことは、バックオフィス冥利に尽きる経験となりました。
3. 「会社の信頼」を高める、地道な守りと準備の仕事
また、組織の規模拡大や取引先の広がりに合わせた「守り」の業務にも力を入れました。
大企業との取引を見据えた情報セキュリティ体制の強化では、規程の整備やリモートで働くメンバーの作業環境把握、セキュリティ理解度テストの計画など、具体的な施策を立案。これから順次展開していく予定です。
さらに、日々行っている請求書のダブルチェック業務も継続しています。どれだけベテランの方が作成していても、1人での作業ではどうしてもミスが起こりうるもの。一見すると小さな作業に見えますが、こうした「ダブルチェックの徹底」こそが、クライアント様の信頼性を高める一番の土台だと信じて取り組んでいます。
他にも、初めて担当する決算に向けた前年帳簿のチェックや、新しくスタートしたデータベースの整理業務など、会社ごとのフェーズに合わせたサポートをコツコツと進めています。
これからに向けて
久しぶりの更新となりましたが、業務の仕組み化や守りの基盤づくりなど、着実に前進できた1か月となりました。
まだまだ暑い日が続きますが、体調管理に気をつけつつ、一つひとつの業務に心を込めて、チームの皆さんが安心して走れる環境を整えてまいります！
