スカウトメールの返信率向上に効果的な文面のパーツ化を解説

売り手市場化が続き、ダイレクトリクルーティングを活用する企業が増加しています。

ところが、ダイレクトリクルーティングを採用活動における効果的な手法として利用できている企業は多いと言えません。

求人メディアへの掲載や人材紹介会社経由の母集団形成という従来の「待ちの採用」とは異なり、ノウハウが求められるからです。

また採用担当者の工数・負荷が増大する点もKPIを運用したりPDCAを回す上で十分な時間を確保できないという悩みにつながっています。

ダイレクトリクルーティングの運用で採用担当者のハードルとなっているのがスカウトメールの文面をどのように作成し、改善していくか。

そこで今回はスカウトメールの

返信率を向上させ
運用しやすく
効率化を図りやすい

という3つの特長を持つ

スカウトメールのパーツ化

という手法について説明します。

返信率の高いスカウトメールの条件

では、スカウトメールの返信率を高めるためにはどのように工夫すればよいのでしょうか。

Bizreachの調査によると、受信者が「返信しようと思う」スカウトメールの特徴は以下の通りです。

ターゲットの返信率が高まるスカウトメールのコンテンツ要素（BIZREACH調査）

引用：【HRreview】スカウトメールの書き方とは？ 例文で返信率が上がるポイントを解説

上記より返信率を高めるためには「業務内容」「スカウト理由」「募集背景」に納得感を与える仕組みが重要であることがわかります。

ターゲットの50％以上が求めるコンテンツ
・業務内容が具体的に書かれている
・なぜ自分をスカウトしたのかがわかる

ターゲットの40％以上が求めるコンテンツ
・募集背景が書かれている

ターゲットの30％以上が求めるコンテンツ
・求めている人物像が明確
・職務経歴書をしっかりと読んだことがわかる

ターゲットの20％以上が求めるコンテンツ
・企業の説明が書かれている
・テンプレート感がない
・企業の目指すべき姿が明確

ターゲットの10％以上が求めるコンテンツ
・企業の課題が書かれている
・社風がわかる
・身につくスキルが明確

ターゲットの5％以上が求めるコンテンツ
・活躍している社員がどんな人かわかる
・代表者の経歴や思いが書かれている
・差出人が管理職である

スカウトメール要素のパーツ化

スカウトメールの返信率を高めるには、ターゲットが「返信しようと思う」要素がしっかりと盛り込まれていることが重要です。

各要素に配慮しながらスカウトメールの文面を作成している、という方も多いことでしょう。

しかし、数百字から場合によっては2,000文字近いスカウトメールに各要素を盛り込みながら整合性のある文面に仕上げていくのは大変な作業です。

そこで、各要素をパーツ化し組み合わせることで、返信率の高いスカウトメールをカンタンに運用できるようになります。

アシスタントやアルバイトによるスカウトメールの量産も可能になるでしょう。

また各パーツの組み合わせを切り替えることでA/BテストやKPI検証など効果測定を効率的に実施できます。

スカウトメールは要素のパーツ化によって「返信しやすいスカウトメールが」「誰でもカンタンに」作成でき、「改善もラク」になるのです。

→　パーツ化で重要な要素の漏れを防止
→　パーツ化で要素ごとの改良が可能に
→　パーツ化で作成ハードルが低下、量産が可能に

スカウトメールパーツの構成

では、各要素をどのように組み合わせスカウトメールを構成すればよいのでしょうか。

ここでは、スカウトメールに必要なセクションを次の通り8つに分けて、各パーツを配置していきます。

スカウトメールのセクション構成

1.導入セクション

前文に相当するセクション。社名や発信者情報を記載。

2.企業理解促進セクション

発信企業の事業内容について理解を深めるセクション。以下の2項目の内容を含む。

・会社説明（20％以上が重要視）
・企業の目指すべき姿が明確（20％以上が重要視）

3.特別感醸成セクション

スカウト理由や受信者の職歴・スキルから送信における特別感を醸成するセクション。以下の2項目の内容を含む。

・スカウト理由（50％以上が重要視）
・職務経歴書をしっかりと読んだことがわかる（30％以上が重要視）

4.理解深化セクション

募集についての理解を深めるセクション。募集背景や人材像、発信企業の課題など以下の3項目の内容を含む。

・募集背景（40％以上が重要視）
・求めている人物像（30％以上が重要視）
・企業の課題（10％以上が重要視）

5.業務内容把握セクション

業務内容について具体的に説明するセクション。以下の3項目の内容を含む。

・具体的な業務内容（50％以上が重要視）
・身につくスキルが明確（10％以上が重要視）
・活躍している社員がどんな人かわかる（5％以上が重要視）

6.動機づけセクション1

受信者の各種希望条件に照らし動機づけを行うセクション。以下の項目の内容を含む。

・希望条件に合致（20％以上が重要視）

7.動機づけセクション2

社風や代表者の経歴・思いなどカルチャーやMVVから動機づけを行うセクション。以下の2項目の内容を含む。

・社風（10％以上が重要視）
・代表者の経歴や思いが書かれている（5％以上が重要視）

8.クローズセクション

クロージングセクションでカジュアル面談や応募などアクションを促すセクション。

・行動喚起

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