#会社の構造物語｜第14話
〜全支店の問い合わせが届く社員編〜
ピコン♪
『大阪支店・採用応募のお知らせ』
ピコン♪
『名古屋支店・お見積りのご依頼』
ピコン♪
『本社・請求書送付の件』
ピコン♪
『高松支店・至急ご確認ください』
「……ちょっと待って」
田中はパソコンの画面を見つめた。
未読メール、1,284件。
「私、今どこの支店の人間やったっけ……」
田中は現在、高松支店の管理担当。
しかし、その受信箱には、全国各地からメールが届いていた。
異動するたびに増える仕事
田中は入社以来、本社総務、大阪支店、名古屋支店を経て、現在の高松支店へ異動してきた。
どの部署でも仕事が早く、周囲から頼りにされる存在だった。
問題は、その仕事の引き継ぎ方にあった。
大阪支店では採用担当。
求人媒体に登録した連絡先は、田中個人のメールアドレス。
名古屋支店では営業事務。
取引先の見積依頼も、田中宛て。
本社総務時代に登録した請求書の送付先も、そのままだった。
異動のたびに担当業務は引き継いだ。
ところが、外部の登録先までは変更していなかった。
「田中さん、また大阪の応募メール来てます？」
「来てますよ。転送しますね」
「名古屋の取引先から問い合わせ来てませんか？」
「あ、確認します！」
こうして田中は、現在の仕事をしながら、過去の支店のメールを仕分け続けていた。
しかも、各支店の担当者は田中に聞けば済むため、連絡先を変更する必要性を感じていなかった。
重要メールが埋もれた日
ある朝。
高松支店の支店長が慌ててやってきた。
「田中さん！ 昨日の取引先からのメール、見てない？」
「えっ、どのメールですか？」
「今日の午前中までに回答が必要だったんだけど！」
田中は受信箱を検索した。
大阪支店の求人応募通知。
名古屋支店の取引先からの問い合わせ。
本社の各種サービス通知。
その間に、問題のメールが埋もれていた。
「あ……ありました。すみません！」
「困るよ！ ちゃんとメール確認してくれないと！」
「はい……」
支店長は続けた。
「フォルダ分けとか、ルール設定とか、できないの？」
田中は黙ってうなずいた。
すでにフォルダは十数個。
自動振り分けも設定している。
それでも、新しい送信元から次々とメールが届く。
何より、振り分けた先のメールも確認しなければならない。
整理しても、仕事そのものが減るわけではなかった。
受信箱が会社の総合受付
支店長は、業務改善のために構造設計Ｐへ相談した。
「田中のメール管理がうまくいっていなくて……」
Ｐは田中の受信状況を確認した。
「これ、大阪支店の採用メール？」
「はい」
「こっちは名古屋支店の見積依頼？」
「はい」
「本社の請求書も？」
「はい……」
Ｐは画面を見つめた。
「田中さん、今の担当は？」
「高松支店の管理業務です」
「……受信箱だけ全国展開しとるやんｗ」
田中は苦笑いした。
Ｐは支店長に尋ねた。
「これ、田中さんが休んだらどうなるん？」
「……急ぎなら電話が来ると思います」
「電話が来なかったら？」
「……」
「そもそも、なんで大阪支店の採用応募が、高松支店の田中さんに届くん？」
支店長は答えられなかった。
Ｐは続けた。
「メールの整理ができてないんじゃなくて、会社の連絡窓口が整理されてないんよ」
仕事の入口が個人について回る
Ｐは、田中の受信メールを業務別・支店別に棚卸しした。
すると、過去の支店に関するメールが相当数を占めていた。
その多くは、田中が内容を確認して担当者に転送しているだけだった。
「田中さん、この転送作業、いつからやってるん？」
「大阪から異動した頃からですかね……」
「誰かに頼まれた？」
「いえ、届くので、そのままにしておくわけにもいかなくて」
Ｐはうなずいた。
「田中さんが転送してくれるから、ほかの支店は困らんかったんやね」
「そうかもしれません」
「でも、その分、田中さんの今の仕事が止まってる」
田中は小さくため息をついた。
「正直、メールを見るだけで午前中が終わる日もあります」
Ｐは支店長に向き直った。
「人事異動は完了してるのに、業務の引っ越しが終わってないんよ」
メールを整理する前に、入口を整理する
Ｐが提案したのは、田中の受信箱をきれいにすることではなかった。
まず、支店ごとに外部からの連絡窓口を整理した。
採用応募は採用担当の共通窓口へ。
見積依頼は各支店の営業窓口へ。
請求書は経理担当の窓口へ。
担当者が変わっても、外部の連絡先まで毎回変更しなくて済むようにした。
もちろん、誰でもすべてのメールを見られるわけではない。
採用応募などの個人情報は、必要な担当者だけが確認できるよう、アクセス権限も設定した。
次に、求人媒体や取引先、各種サービスに登録された田中のメールアドレスを洗い出し、順次変更した。
そして、人事異動時の引き継ぎチェックリストに項目を追加した。
・外部サービスの登録メール変更
・取引先への連絡窓口変更通知
・業務用メールのアクセス権限確認
・旧担当者への着信状況の確認
「これで異動しても、前の支店のメールがついてこなくなりますね」
支店長が言った。
Ｐは首を振った。
「今回だけ直しても、次の異動で同じことが起きたら意味ないからね」
「人が異動するときは、仕事の入口も引き継ぐ。そこまでを異動手続きにするんよ」
久しぶりの、今の仕事
１か月後。
田中の受信箱は、ずいぶん静かになっていた。
もちろん、すべてのメールがなくなったわけではない。
移行漏れが見つかれば、担当部署に連絡して登録先を修正する。
その作業も、期限を決めて進めていた。
ピコン♪
田中は新着メールを開いた。
『高松支店・月次報告の件』
「……おお」
隣にいたＰが振り返った。
「どうしたん？」
「今の仕事のメールです！」
「そらそうやろｗ」
「いや、なんか久しぶりな気がして……」
田中は笑いながら返信を始めた。
その日、田中はメールを転送する時間ではなく、自分の仕事を進める時間を取り戻していた。
構造設計Ｐのひとこと
個人のメールアドレスが、会社の業務窓口になっていませんか？
社員が異動しても、取引先や外部サービスに登録された連絡先がそのままになっていることがあります。
本人が転送や返信を続けている間は、問題が表面化しにくいものです。
しかし、その人が休暇を取ったり、退職したりすれば、重要な連絡が止まる可能性があります。
また、過去の担当業務に関するメールが届き続けることで、現在の仕事に集中できなくなることもあります。
必要なのは、メールの整理術だけではありません。
会社としての連絡窓口を整え、担当者が変わっても情報が正しく届く仕組みをつくること。
そして、人事異動の際には、担当業務だけでなく、外部の連絡先やシステムの登録情報まで引き継ぐこと。
仕事の入口が個人に紐づいたままでは、担当者が変わっても仕事はついて回ります。
人を異動させるなら、仕事の入口も異動させる。
それも、属人化を防ぐ構造設計のひとつです。
※この物語は、組織運営で起こりうる課題を題材にしたフィクションです。特定の企業・人物・出来事を描いたものではありません。
