新しいプロジェクトのメンバーが決まりました。
「では、とりあえずキックオフMTGをしましょう。」
チームができました。
「毎週〇曜日に定例会議を入れましょう。」
仕事をしていると、よく見る光景です。
もちろん、プロジェクトを始めるときにメンバーが集まることも、定期的に状況を確認することも大切です。
でも私は、会議を設定する前に一度考えます。
その会議で、何をするのでしょうか。
集まること自体には、ほとんど意味がありません。
会議は、仕事を前へ進めるための手段です。
目的やアジェンダがないまま会議を設定すると、いつの間にか「会議をすること」が仕事になってしまいます。
「とりあえずキックオフ」になっていませんか
プロジェクトが始まると、とりあえずキックオフMTGを設定する。
これ自体が悪いわけではありません。
問題は、何を決めるのかが整理されていないことです。
例えばキックオフであれば、
プロジェクトの目的は何か。
どこをゴールとするのか。
誰が何を担当するのか。
誰が何を判断するのか。
どこまで各担当者に任せるのか。
情報はどこで共有するのか。
いつまでに何をするのか。
こうしたことを最初に揃えておけば、その後の仕事が進めやすくなります。
反対に、
自己紹介をして、
なんとなく今後の話をして、
「では、皆さんよろしくお願いします。」
で終わる。
それでは、会議が終わっても仕事の状態はほとんど変わっていません。
キックオフMTGの目的は、顔を合わせることではなく、プロジェクトが動き始める状態をつくることです。
定例会議だから開催する、は開催理由ではありません
キックオフの次によくあるのが、定例会議です。
「毎週水曜日の10時から。」
「月初の第一月曜日。」
一度設定すると、特に疑問を持たないまま毎回開催されるようになります。
でも、
「定例だから」は、会議を開催する理由ではありません。
進捗を共有するだけなら、チャットや管理表で済むかもしれません。
特に相談事項がなければ、その週は開催しなくてもいいかもしれません。
反対に、重要な判断が必要なら、次の定例会議まで待たずに集まった方がいいこともあります。
「毎週集まる」と先に決めるのではなく、
何を確認するために、どのタイミングで集まる必要があるのか。
そこから考える必要があります。
アジェンダは、会議を始める前につくるもの
会議が始まってから、
「今日は何から話しましょうか。」
となることがあります。
これでは、参加者も準備ができません。
会議の前に最低限、
何を確認するのか。
何を共有するのか。
何を判断するのか。
何を決めるのか。
を整理しておく。
必要な資料があるなら事前に共有する。
判断してほしいことがあるなら、選択肢や必要な情報を準備しておく。
そうすれば、会議の時間を「状況を一から説明する時間」ではなく、仕事を前へ進める時間として使えます。
会議時間を短くすることより、会議に参加する人全員の時間を有効に使うことの方が大切です。
議事録は「話したこと」を残すものではありません
会議が終わったあと、議事録を作成することもあります。
しかし、
「〇〇について話しました。」
「△△について意見交換しました。」
だけでは、次の仕事につながりません。
私は議事録を作るとき、
確認
共有
判断
決定事項
のように内容を分けて整理するようにしています。
何がまだ確認中なのか。
何が情報共有なのか。
何について判断が必要なのか。
何が決まったのか。
これが分かれているだけでも、会議後の動きはかなり見えやすくなります。
特に大切なのが、決定事項です。
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
何をもって完了とするのか。
ここまで残しておく。
「話した」という記録ではなく、次に誰がどう動くのかが分かる記録にすることが大切です。
「また次回話しましょう」を増やさない
会議でよく聞く言葉があります。
「これはまた次回話しましょう。」
もちろん、その場で決められないこともあります。
情報が足りない。
関係者への確認が必要。
一度持ち帰って検討する必要がある。
それ自体は問題ありません。
ただ、その場合も、
誰が確認するのか。
いつまでに確認するのか。
次にいつ判断するのか。
まで決めておかなければ、次回も同じ話をすることになります。
会議のたびに同じ議題が出てくるなら、会議の回数ではなく、会議と会議の間の仕事が設計されているかを見た方がいいかもしれません。
会議が増えるほど、仕事をする時間は減ります
30分の会議でも、6人が参加すれば合計3時間です。
1時間なら6時間。
さらに資料作成や移動、前後の準備まで含めれば、それ以上の時間を使っています。
だからこそ、
「とりあえず集まりましょう。」
で人の時間を使わない。
本当に全員が必要なのか。
共有だけで済まないのか。
決めるべきことは明確なのか。
会議が終わったあと、仕事は前に進むのか。
そこまで考えて会議を設計する必要があります。
会議の目的は、話すことではありません
私は、会議そのものが無駄だとは思っていません。
必要な人が集まり、その場で情報を揃え、判断し、次の行動を決める。
それができれば、会議は仕事を大きく前へ進めてくれます。
問題なのは、
会議を開催すること自体が目的になってしまうことです。
会議の前には、アジェンダを決める。
会議では、必要な確認・共有・判断を行う。
会議のあとには、決定事項と次の行動を残す。
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
何をもって完了とするのか。
そこまで決まって、初めて仕事は次へ進みます。
会議の目的は、話すことではありません。
仕事を前へ進めることです。
会議の前後で、誰が何をするのかも、仕事の状態も何も変わっていない。
そんな定例会議があるなら、
次の予定を入れる前に一度、
「この会議は、何のために開催しているのか。」
から見直してみてもいいかもしれません。
