AI導入やDX推進をしても、属人化が止まらない理由
近年、多くの企業でAI導入やDX推進が進んでいます。
生成AIを活用した業務効率化。
クラウドシステムの導入。
業務のデジタル化。
どれも会社をより良くするための素晴らしい取り組みです。
私自身もAIを積極的に活用しています。
しかし現場では、AIやシステムを導入したにもかかわらず、属人化が解消されないケースを数多く目にします。
私は、その原因はツールではなく「運用の構造」にあると考えています。
AIは導入した。でも使えるのは一人だけ。
現場ではこんな話を耳にします。
「AI担当者が休みなので分かりません。」
「その人しか操作方法を知りません。」
「プロンプトは本人のパソコンに保存されています。」
「アカウントも個人契約です。」
これでは、AIを導入したことで新しい属人化が生まれてしまいます。
紙の業務がAIに変わっただけで、「その人しか分からない」という構造は何も変わっていません。
システムはある。
AIも導入した。
それでも「〇〇さんがいないと分からない。」
そんな状態では、属人化は解消されたとは言えません。
DXはツールを導入することではありません
DXという言葉を聞くと、多くの人は新しいシステムやAIを思い浮かべます。
しかし私は、DXとは「仕事の流れを変えること」だと考えています。
ツールを導入するだけでは、現場は変わりません。
現場に運用する仕組みがあり、担当者が変わっても継続して使える状態になって初めて、DXは機能します。
「詳しい人」が担当になると、新しい属人化が始まる
AIを導入すると、
「AIに詳しい人」
「システムに詳しい人」
が担当になります。
もちろん、その人が悪いわけではありません。
むしろ一生懸命勉強し、会社のために活用してくれています。
しかし、その人だけが使える状態になると、
「〇〇さんに聞けばいい。」
という文化が生まれます。
担当者が休めない。
異動できない。
退職できない。
結果として、新しい属人化が始まってしまうのです。
AIも会社の資産にする
AIを活用するのであれば、
・会社共通のアカウントで管理する
・プロンプトを共有する
・利用ルールを決める
・生成データの保存場所を統一する
・担当者が変わっても引き継げる状態にする
ここまで設計して初めて、AIは会社の資産になります。
AI担当者を育てるのではなく、会社全体でAIを活用できる仕組みを作ることが重要だと思っています。
苦手意識をなくす仕組みも必要です
もう一つ大切なのは、現場の心理的なハードルです。
新しいツールを導入すると、
「難しそう。」
「間違えたら怖い。」
「今までのやり方で十分。」
という声が出ることがあります。
その結果、「詳しい人がやればいい」という空気が生まれ、新しい属人化につながってしまいます。
だからこそ、導入だけで終わらせるのではなく、
・まずは一つの業務から試してみる
・プロンプトのテンプレートを用意する
・誰でも使える簡単なマニュアルを作る
・気軽に質問できる環境を整える
といった、苦手意識を払拭する取り組みも大切だと思っています。
AIを使える"担当者"を育てることではなく、
誰でもAIを使える組織を作ること。
それもDXの一つではないでしょうか。
私が構造を見る理由
私はAIを否定したいわけではありません。
むしろ、これからの企業に欠かせない存在だと思っています。
だからこそ、
「どのAIを使うか。」
ではなく、
「誰でも使える状態になっているか。」
という視点を大切にしています。
AIは仕事を効率化してくれる便利なツールです。
しかし、組織の構造までは変えてくれません。
人が変わっても仕事が回ること。
担当者が休んでも業務が止まらないこと。
知識やノウハウが会社に蓄積されること。
そこまで設計して初めて、DXは会社の力になります。
DXが失敗するのは、ツールを導入したからではありません。
ツールを導入しても、仕事の進め方が変わらないからです。
AIは人の代わりにはなっても、仕組みの代わりにはなりません。
DXで変えるべきなのは、ツールではなく仕事の流れです。
だから私は、ツールを導入する前に、そして導入した後も、「運用の構造」を見ることを大切にしています。
