2008年3月～2012年4月 【約4年間】
アルミ原料の配車業務に従事
スタッフ数：約30名 出荷件数：80件/日 以上
【業務内容】
・アルミ原料および薬品の配車業務、小口配送手配業務
・事故およびクレーム対応
・乗務員教育（作業内容の説明、安全対策など）
2012年5月～2017年10月【約5年間】
新規監査専門部署の立ち上げから内部監査業務および顧客契約の管理
【業務内容】
・内部監査の実施、内部統制管理体制の構築
・顧客契約書（業務委託・産業廃棄物・土地等賃貸借契約など）の作成、折衝
・ISO9001/ISO14001内部監査の実施
【実績】
廃棄物処理法や下請法などにより法的要求事項が増えるにつれ、取引先との契約内容の確認と見直しを行う機会が増えていました。また、会社方針により取引先との条件変更の都度、契約書を締結することとしたため、新しい契約書と、それにより無効になる契約書の数も急激に増加していました。
従来、取引先との契約は本社総務部にて原本を保管し、Excelで一覧表を作成して管理をしていました。しかし、全国に点在する支店などが契約内容を確認するためには、都度、総務部へ依頼し、PDFが添付されたメールが届くのを待たなければならず、時間がかかっていたほか、「契約書を探してスキャンしメールを送信する」という担当者の負担も大きくなっているように見えました。保管庫からの出し入れが何度も発生することから紛失リスクも考えられました。また、契約期間が予め定められており契約が終了しているにもかかわらず、それに気づかず取引を継続してしまうという大きな危険を伴う問題もいくつか発生していました。
新たに契約書業務を担当することとなった私は、上記のリスクを改善できないかと社内で使用しているグループウエア内にシステムを構築することを提案しました。まずは上司および担当者の協力を得て必要な機能の洗い出しを行い、グループ内のシステム開発会社との打ち合わせを行いました。社内プレゼンを行い経営層の正式承認を得ることができ、受入テスト、不具合の抽出、データベース登録作業を経て正式運用まで達成することができました。
本システムが運用されたことにより、契約書に関連する業務がスムーズとなり、本社・支店とも契約書を探す必要がなくなり、大幅に業務の効率化ができました。また、リマインダー機能を設けたため、契約が切れる前に担当者へ連絡が入ることにより、契約が無効な状態での取引を防止することができました。
2017年11月～ 現職中
部署名：蒲原支店 蒲原営業所
【営業所概要】
スタッフ数：約30名 顧客数：100社 入荷・出荷件数：300件/日 以上
【業務内容】
・倉庫管理全般（入出庫・作業員割り当て・外注倉庫手配・輸出入のスケジュール調整・棚卸など）
・原価売上管理
・請求支払業務
【実績】
私が引き継いだ業務は、前担当者が長期間専属で行っていた業務で、所謂ブラックボックスに近い状態になっており、作業内容の引き継ぎ書は簡易的なものしか存在しませんでした。特に請求業務では、多数ある明細を分類・再結合し、その結果を経理システムに入力する作業があり、分類作業には経験と記憶力を要する内容となっていました。
まずは自分が業務内容を理解することはもちろんですが、私はこの業務を新入社員でも分かる・出来るように変えようと考えました。実作業担当者からの問い合わせや電話による割り込みの多い環境でしたが、活動を行う時間を少しずつでも確保し、１つずつマニュアルの作成を行い、業務の簡略化、省時間化、定型化を進めました。
最も時間の要した請求業務については、Excelのワークシートを作成して自動化を進め、ある1件の請求業務が従来2時間かかっていたものを、20分まで短縮することができました。
