こんにちは、Too HRデベロップメント部でインターンをしている内定者の杉本です。

今回はTooグループで毎年期首の2月に開催している、決起大会をご紹介したいと思います！

目的は「今期の目標を全社員で共有する」というものなので、例年外部の会場を借りて全国各地の社員が集まります。しかし、今年はコロナウイルスの感染状況をふまえ、リアルとオンラインのハイブリッド運営で行いました。

企画やシステム構成など例年と違うことも多く、苦労もあったようです。本ストーリーでは、社員が一から運営した舞台裏をお見せします。

オンラインでもリアルと同じ熱量を

Tooグループ各社では、会社ごとに販売店やメーカー等が異なり、機能も様々です。そのため、普段は見えないグループ全体の販売傾向や将来の動きを知る目的で決起大会が開催されています。言い換えれば、全員で目線合わせをすること。

決起大会の2ヶ月前、普段は別々の部署にいる社員が運営クルーとして集結し準備が始まりました。リアルとオンラインの初のハイブリッド運営で、どうしたら決起大会の目的を達成できるか演出から試行錯誤したそうです。

「先期の活動の振り返り」「どんな挑戦があったのか」「社員の活躍の紹介」など伝えたいことも盛り沢山、社長や役員から直接メッセージを聞くことができる貴重な機会でもあります。最終的に会自体は約3時間の内容になりました。

この決起大会への参加方法は３つ。

①会場でリアル参加する社員、②Tooグループの6つの拠点に集まってオンライン参加する社員、③自宅からオンライン参加する社員、です。

この3種類の参加方法に対応するため、当日は決起大会をリアルで運営しつつ、それをビデオ会議システムのZoomを使用して各支店や自宅でオンライン参加する社員へ配信するという開催方法が取られました。それぞれの会場で満足してもらうために、例年より複雑な運営や配信システムの構成が必要になります。会場・登壇者・資料を複数台のカメラで映し、テレビ番組のように画面を切り替えながらの配信を計画。画面の切り替えは、最近注目を集めているスイッチャーATEM mini Proをはじめとする機材を利用し、多元中継ができるように準備しました。

事前検証も万全に。社内で本番通りに機材を接続してみるだけでなく、動画の配信遅延のチェックや、画面分割の演出、進行台本に沿った切り替えの確認も実施。はじめはうまくいかない部分もあり緊張感が漂いましたが、Tooで長年映像配信に関わっている社員たちがその技術力を発揮したりと、運営スタッフ全員で「より良い視聴環境を作ろう」と改善を重ねました。

開催前日から会場への搬入が始まりました。事前に接続確認を行っていたこともあり、スムーズにセッティングが進みました。初めて映像配信に関わった運営クルーたちも力を合わせて尽力しました。配信テストも済ませ、翌日に備えます。

いよいよ本番！

当日は朝から作業を行い、最終調整や会場内の感染対策もバッチリに。時間に余裕を持って準備をしていたつもりでも、微調整や最終リハーサルを行っている間に、あっという間に入場時間になってしまいました。前日から可能な範囲の設営をしておくことの重要性を、改めて実感しました。

いよいよ開場しリアル参加する社員が入場してきます。一人ひとり検温を行いましたが、この時もTooの社員が開発したiPadにQRコードをかざすだけの非接触型の受付システムが活躍しました。受付に設置されたiPadに社員のユニークQRコードを表示したiPhoneをかざすだけで受付完了するというシステムです。万が一に備え、同じ部署の社員が固まらないよう振り分けられた席に着きます。

いよいよ本番がスタート。大きなトラブルもなく安定した配信が行われました。参加者同士はチャットツールを使ってコメントや質問をやり取りできます。司会を担当する社員への応援や、今期の取り組みに対する質問などで盛り上がりました。

参加者からは「リアル開催と同じような一体感があった」「テレビを見ているような快適さだった」「3時間があっという間に過ぎた」など嬉しい感想が届き、運営スタッフもほっと一安心だったそうです。

新たな生活様式が定着しつつある現在。職場でも、イベントがオンラインばかりになり、リアルならではの臨場感がなくなってしまったという悩みを聞くことがあります。一大社内イベントである決起大会を通して、そんな悩みを解決しサポートできるような、ヒントが得られた会となりました。

来年の決起大会開催は2月22日です。内定者の私にとっては初めての参加になります。今から既に楽しみです。開催後にまた記事を更新しますので、続報をお待ちください！