【社員インタビュー！】得意を活かして働く。セミナー運営事務で活躍する社員にインタビュー！～会社の顔であるコンサルタントをサポートする事務職とは～

いつもウォンテッドリーをご覧いただきありがとうございます。
今回はセミナー運営事務で活躍する須藤さんにインタビューしました！

本記事では

・セミナー運営事務の業務内容
・会社の窓口として働く魅力
・やりがい

など、お客様と一番最初にやり取りを行う部署に約4年半勤めている須藤さんに様々なお話を伺いました！

事務職で働きたい方や事務職での転職を考えている方にぜひ読んでいただきたい内容となっております。

それでは早速インタビューに参りましょう！

ー自己紹介

　セミナー運営事務担当としてお客様向けの資産運用セミナーを運営している2020年3月入社の須藤です。
　大学卒業後、新卒で宝石を扱う商社に入社しました。3年ほど百貨店での店頭販売や外商同行を経験し、4年目以降は内勤として店頭スタッフの研修やサポート、展示会の運営を担当していました。7年間勤めた後に30歳になったタイミングでTAPPに転職しました。

前職でやり遂げた経験とは

　出張で地方の展示会に販売スタッフとして2日間同行する機会がありました。イベント終了まで数時間しか残されていない中、チームの売上は目標に対して数百万円不足しており焦りが募っていました。商品価格が約20万円からと高額なため、周囲のスタッフは諦めムードでレジ裏で談笑している状況でしたが、私は粘り強く店頭に立ってお客様に声をかけ続けました。
　閉店間際、ふらっとお店に立ち寄ったお客様に商品の魅力を真摯に伝えたところ、数百万円のアクセサリーをお買い上げいただくことができました。その結果、売上目標をクリアし大きな達成感を味わうことができました。

ーTAPPに入社を決めた理由

　全員が目標に向かって部署の垣根を越えて新しいことにもポジティブに挑戦しているところに魅力を感じ入社を決めました。また、内定までのスピード感や社員さんの挨拶の気持ち良さ、若手社員が上長とコミュニケーションをとっている様子から風通しの良さを感じ、ここでなら自分のやりたいことが実現できると思いました。

なぜ「セミナー運営事務担当」を選んだのか

　前職では、営業職経験がある事務スタッフとして”営業職の方が困っている時は柔軟に対応してサポートしたい”、”現場の状況からかけ離れている古いルールを会社のメンバーと変えていきたい”という思いがありましたが、社員の中では旧体制派が多く考えの古い会社だったためそういった思いを叶えられなかった背景があります。社員同士で協力してルールを一緒に作っていけるような新しい会社で働きたいと思い転職先を探していたところ、TAPPの求人を目にして応募に至りました。求人でセミナー運営事務の業務内容を見た時、前職での経験を活かして働いているイメージが鮮明にできたため、この部署を希望しました。
　私が営業職だった時にあった事務職の方への要望を、実際に自分が事務職になった今、実現できるよう心がけています。

ー業務内容

　大きく分けて三つの主要な業務があります。

①資産運用セミナーの参加サポート　
　お申し込みいただいたお客様がスムーズにセミナーに参加できるよう、ZoomのURL作成からご案内、キャンセルや日程変更、キャンペーンなどのお問い合わせ対応、ご予約確認の電話などを行っています。

②セミナー運営の業務　
　席数や開催日時の調整、セミナー結果の分析など、セミナー運営全般を担当しています。特に席数の調整は非常に重要な業務であり、目標決済数から逆算してコンサルタントとのシフト調整を行い対応数の確保に努めています。

③お客様と担当営業（コンサルタント）のマッチング
　お客様からの事前アンケートやお電話での情報をもとに、最適なコンサルタントを選定し割り振っています。売上に直結するため、コンサルタントの得意属性や成績などのデータを細かく分析し、部署の他メンバーが理解できるようメモも残すようにしています。

ーセミナー運営事務の魅力

　セミナー運営事務は自身でもお客様対応を行いながら、集客を担当しているマーケティング部と実際にお客様の対応をするコンサルタントの間に立つ部署です。お客様や現場の声を吸い上げてマーケティング部に改善策を提案したり、逆にマーケティング部の施策をコンサルタント側が実行しやすいように具体化したりしています。売上に直結する業務において社内の様々なメンバーと連携しながら改善を進めていける点が、セミナー運営事務の魅力だと思います。

ーやりがいと大変なところ

　お客様と営業のマッチングの部分で、自分が考えて対応を任せたコンサルタントが無事に契約に繋がっているお知らせを見た時は嬉しくやりがいを感じます。
　お客様やコンサルタント、マーケティング部からのお問い合わせが同時に来ることも多く、セミナー運営事務はマルチタスクが求められるため、優先順位をつけて対応する必要があります。長年勤めていてもこの部分はやはり大変だと感じています。セミナーの開催時間によって忙しさに波があるので、そのメリハリを楽しめる方は非常にやりがいを持って働ける環境だと思います。

過去の経験を活かして・・・

　お客様とコンサルタントのマッチング業務には特に強い思い入れがあります。前職の営業職時代に明らかな贔屓が横行し、割り振られるお客様に対して納得できない状況が続き悔しい思いをした経験があるからです。この経験から、自分がマッチング業務を担当する際には、データ化を徹底し、KPIチームやコンサルタントのメンバーと連携してクロスチェックが機能する体制を構築しました。　その結果、”セミナー運営事務チームはデータを分析してマッチングを行ってくれている”とコンサルタントから信頼の言葉をいただいた時は非常に嬉しく感じました。

ー仕事をする上で気を付けていること

　色々な部署と関わるポジションなので、”ありがとう”と”すみません”、”助けてください”を必ず伝えるよう心掛けています。逆に、私に連絡が来る時は基本的に誰かが困っている時なので即レスするようにしています。

ーセミナー運営事務で活躍できるのはどんな人ですか？

　目標に向かってコツコツと努力を重ねることができる人が活躍できると思います。売上に直結する華やかな業務の裏には、地道なデータ分析という確かな土台があります。私たちが提供する案内や対応が不十分だと、その後のコンサルタントがお客様からマイナスのイメージでスタートを強いられる可能性があります。そのため、疑問が生じた際には立ち止まり、周囲に確認できるような丁寧な対応ができる人が向いています。