株式会社リプロライフは不妊治療という専門分野の製品の開発・製造・販売を行っていますが、社員には医療業界未経験者も数多く在籍しています。

会長秘書を務める神澤さんも、その一人。彼女は今、秘書としてだけではなく、社内コミュニケーションの活性化を目的とした「特命室」の担当者として、さまざまな取り組みに尽力しています。今回はそんな特命室の活動内容について、詳しくお伺いしました！

医療業界未経験ながら会長秘書としてジョイン

―最初に、神澤さんのご経歴について簡単に教えてください。

神澤：私は前職でデザイン会社の派遣社員として、受付業務を担当していました。たまたま受付業務の中で会社の役員や秘書の方のアシスタントをさせていただく機会が多かったのをきっかけに、正社員登用していただき、社長秘書を務めました。

前職はさまざまな事情があって退職し、秘書・総務業務で転職先を探していたところ出会ったのが、リプロライフです。医療業界は初めてでしたが、まずは派遣で会長秘書をさせていただくことになりました。その後、正社員登用のお話をいただいて承諾。現在は正社員として、改めて不妊治療分野という社会貢献度の高い職場で働く方々を支える仕事にやりがいを感じながら、日々勤めています。

―リプロライフで働いてみて、印象はいかがですか？

神澤：社員の皆さんはとても真面目な方が多い印象でしたね。業務では専門用語が飛び交ったり、独特な言い回しが多い傾向があったりしたので、仕事をする上ではしっかりとしたコミュニケーションを取るのが必須だと感じました。

その反面、私が入社した当時はコロナ禍のテレワークによって、なかなか社員同士が顔を合わせて会話をする場面が少ないのが課題感として浮かび上がっていました。コミュニケーション不足のせいか、離職率も高かったですね。テレワークが緩和された後も、コミュニケーション不足によるすれ違いは頻発していると感じます。

社内コミュニケーションの架け橋となる「特命室」の担当者に任命

―そんな課題感もある中、今回人材開発の「特命室」という部署が設置され、神澤さんが担当者に任命されました。特命室とは、どのような部署なのでしょうか？

神澤：先ほどお話ししたような、コミュニケーション不足が招くさまざまな問題を解決すべく立ち上げられた専門部署です。

例えば社員同士がご飯を食べたり、ちょっとお茶をしたり、立ち話をしたり……そんな、なんでもないやり取りを上手く取り持つような役割として、私は役員会からお声がけをいただきました。

―具体的に、特命室としてどのような取り組みを行っているのでしょうか？

神澤：まずはとにかく、いろいろな方に声をかけるところからスタートしました。廊下を歩いているときはすれ違う人に話しかけたり、カフェで誰かと話をしているときは、周りの人も巻き込んで社員同士の会話が生まれるようにしたり……。他部署同士の社員が、少しでも関わり合えるよう心がけています。

メールや電話でいつでも連絡できるお悩み相談室的なものも開いて、全社に周知しています。サークルも立ち上げましたね。「いきいき健康クラブ」という名前で、週に1回大会議室を使ってトレーニングやストレッチをするサークルです。少しずつ会食などを開いて、人が集まれる機会を設けるようにもしています。例えば「怖い話を聞きたい人」を募ってみると、意外と集まってくれる方は多いんですよね。このような形で、社内コミュニケーションを取ったり、私に話しかけたりしてもらえるようなきっかけづくりを行っています。

その中で、最近は私を通して会長と話をしてみたいと声をかけてくれる方が増えてきました。何か相談ごとがあっても会長に直談判するのは緊張するものですから、私が一緒についていったり、話が終わった後はちょっと声をかけてみたりして、様子を見守っています。この調子で「何かあれば私がいる」と思い出してもらい、何でも気軽に相談できるような空気を作れればうれしいですね。

―取り組みの結果、現在までにどんな成果が出ていますか？

神澤：まず、直近の離職率は大幅に低下しました。やはり人は自分の思っていることを誰かに話すと、ストレスが低減されるのだと思います。何か問題があっても些細な段階から相談して解決の方向に進めるので、すっきりした気持ちで働いてもらえるのも大きいですね。

秘書である私を通すことで、「きちんと役員にも自分の気持ちが伝わっているかもしれない」と期待ができるのも、働く上でのモチベーション作りの大きな要素になっているかもしれません。実際、私が社員の皆さんからお聞きした相談は、ほとんど会長にお伝えしています。

社員が自社についてより深く知るための研修制度も企画

―特命室では新たな研修制度も計画しているということですが、どんな内容ですか？

神澤：これまで人事部を中心に行っていたのは、いわゆる一般的な教育研修です。一方、今回特命室で計画しているのは、製品知識を深めるための社内研修です。製品の開発者以外の社員も自分たちの販売している製品知識をしっかり身に付けて、きちんと人に説明できるようにすることを目的にしています。教育というよりは、会社をよく知るための研修ですね。例えば実際に不妊治療を行う培養士さんを呼んで、製品によってどれぐらい出産が実現しているのかといったお話を直接聞く内容も考案中です。

現在新入社員の教育はOJTが中心ですが、ゆくゆくは研修内容をルーティン化して、新入社員教育にも活かせるような制度にしていきたいです。

リプロライフの目標に向かって全社員が前進できるように尽力したい

―今後、神澤さんがリプロライフで実現していきたいことがあれば教えてください。

神澤：やはり私の視点では、今のリプロライフはコミュニケーション不足によって生まれるすれ違いが非常に多いと感じます。だからこそ、他部署同士、異なるプロジェクトを手掛けるメンバー同士であっても、いつでも気軽に話し合えるような環境を作っていきたいですね。

結果的に、社員全員が協力して一つの目標に向かって進みやすくなれば何よりです。例えば同じプロジェクトを進めていても意見が分かれてしまうことは多々ありますが、そんなシチュエーションもコミュニケーションの力で払拭できると考えています。

また、研修に関してもどんどん新しい展開を考えていきたいです。今もう一つ企画しているのは、製品を製造している工場の見学ですね。研修を受ける中でも社員同士がコミュニケーションを取って話すことができると思いますし、自社の知識を深めながらより結束力が高まるような取り組みを考えていきたいです。

―最後に、リプロライフに興味を持っている方へのメッセージをお願いします。

神澤：私自身、医療業界は未経験でしたし不妊治療についても全く知識はありませんでしたが、専門性を発揮する社員の皆さんを十分に支えられています。スキルがあるに越したことはないにせよ、全く異なる業界にいた方だったとしても安心して入っていただければと思います。

マッチする人材のイメージでいうと、リプロライフは一つの目標に向かって全員が助け合いながら業務を推進している企業なので、素直な方、人の気持ちがわかる方が良いと思います。例えばメールを一通送るにしても、相手がどう受け止めるかを一歩立ち止まって考えられる人なら、円滑に仕事を進められるのではないでしょうか。その上でメンバーと協力し合えるのなら、最高ですね。