コロナの影響を受け、当社では3月から原則在宅勤務が続いています。それに伴い、新入社員の受け入れ方法も対面からオンラインにシフトしました。

新入社員が一度も出社せずに入社するなんて1年前には想像もしていませんでしたが、関係部署の柔軟な対応・ご協力のおかげで、想像していたよりもスムーズに実現させることができました。

初めてオンライン受け入れ対応をしたのは4月入社のタイミングでしたが、この半年間回数を重ねてテンプレート化できてきたので、改めてオンラインでどのように入社対応しているのかをまとめてみます。（初めてオンライン受け入れを行った時の様子はコチラ）

事前準備

対 新入社員

・「入社の手引き」を共有

入社手続きから入社当日までの流れ・ミッションやカルチャー・勤務形態・福利厚生・組織形態・評価制度等々、入社時に必要な説明を、このスライドに全部まとめています。入社後に改めて内容を説明しますが、これがあると進行しやすいです。

・電子契約書で書類の回収

電子契約書で必要書類に同意をいただいています。当社で利用しているのはDocusignというサービスです。コロナの影響ではなく、2年以上前からお世話になっています。送る側も受け取る側も直観的に操作できるので、かなりスムーズです。早い時は送付後1時間程度で書類回収できることもあります。

・SmartHRで個人情報等の回収

マイナンバーや住所、口座情報等の必要な情報をすべてここで回収します。ボタン一つの操作で依頼をかけることができます。当社では昨年の8月頃に導入し、段階的にデータベースを整えていました。入社手続きに関しては在宅勤務以前と大きく変わった点はありませんが、オンライン入社対応を可能にしてくれている大きな存在です。

ちなみに、入社の手引きにある「組織構成」のページからSmartHR上の社員名簿に飛べるようになっています。SmartHRの招待を受けたアカウントでログインすると、各部署のメンバーの名前や顔写真を確認することができます。入社前に社内の人の雰囲気を感じてもらう目的で設置しています。

社内連携

入社にあたり、PCや携帯、社員証等の貸与物、社内で利用しているシステムのアカウントも準備が必要です。これは受け入れ対応チームや配属先の部署と連携して行っています。流れとしてはこんな感じです。

・Slackチャンネルで人事から関係部署担当者に入社者情報の共有

社員番号や名前等を共有します。

・入社2日前にPC等の貸与物を新入社員の自宅に配送

環境構築等は情シスが自宅で行ってくれています。

・アカウント発行

　Googleアカウント
　Salesforce
　Slack
　SmartHR
　災害時安否確認用アカウント
　配属先の部署で使用しているツールのアカウント

これで入社日前の準備は完了です。

入社日当日

当日はこのようなスケジュールで進みます。

9:50~ 出社

10:00~ 全体挨拶

まずオンラインで全体に向けて挨拶・簡単な自己紹介をしていただきます。

10:10~ システム設定　

事前に配送しているPCの立上げや、アカウントの設定を行います。

11:00~ オリエンテーション

先ほどご紹介した入社の手引きを使って、オリエンテーションを行います。事前に読んでいただいているので、かなりスムーズに進みます。

入社当日はここまでを約1時間半で行い、配属部署に引き継いで入社手続きの完了です。在宅勤務受け入れ当初から少しずつ改善を重ね、今はこの形で実施をしています。また今後もより良い形で受け入れられるよう、随時改善していきたいと思います。

以上、当社でのオンライン受け入れフローまとめでした。最後までお読みいただきありがとうございます