仕事をするためにも「時間」は大切です。私の主観になってしまいますが、お付き合い頂けたらと思います。

 仕事をしていて時間の悩み

「毎週月曜は時間の流れが早く感じる」

「仕事をしていると午前中はあっという間に終わる」

「1日振り返ると、今日は何やっていたんだろうと感じる」

「もっとうまく時間を使えなかったか、反省する」

こんなことの繰り返しでした。

いまでもけっこう感じでしまいます。

 イライラを人のせいにしてしまう

うまく時間が管理できなくて、イライラしてしまうことも多いです。

・自分の作業が人のせいで進まない

　　お客さま、上司、チームメンバー、社内の他部署、など

・いつも人に合わせて、動かされているような疲れる感覚

　　仕事は自分ひとりではないので、このような感覚の方は多いと思います

もちろん仕事は自分中心にはいきません。でも、自分でコントロールできることを考えてみました。

 時間をコントロールするためには

1. 優先順位を明確にする

まず、重要なタスクを見極め、優先順位をつけることが大切です。最も効果的な方法は、「やるべきこと」と「やらなくても良いこと」を明確に区別し、重要な作業に時間を集中させること。自分の作業はもちろん、上司やチームメンバーの手が空かないような気づかいも必要。

2. 朝一番に最も重要なタスクを処理することを考える

私は毎朝、最も重要で難しいタスクから取り組むようにしています。朝は頭がクリアで集中しやすい時間帯なので、この時間を活かして優先度の高い仕事を片付けることで、他のタスクにスムーズに移行できます。

朝始業時間前に準備して、始業時にはすっきりとした頭でスタート。

３. コミュニケーションの時間を短縮

メールやチャットのやり取りは、短く簡潔にまとめることを意識しています。長文を書くのではなく、要点をシンプルに伝えることで、相手も自分も時間を節約できます。また、すぐに解決すべき内容は電話で直接話すようにしています。

会議や打ち合わせも工夫。報告にあまり時間を使わない。事前に報告書の提出を義務付ける。今後の事になるべく時間を使う。その方が有意義な時間になる。

4. デジタルツールを活用する

コミュニケーションツールにはSlack、タスク管理にはTrelloやTodoistやSTOCKなどのデジタルツールを活用しています。社内はGoogleがメインになっており、ドライブやGoogle MeetやTodoistも使っています。これにより、進捗状況を可視化し、やるべきことが常に整理されているので、次に何をすべきか迷う時間が減ります。

ツール導入や運用は、担当決めて絶えず改善していく。

5. 一日の終わりに翌日の準備をする

仕事が終わった後、翌日のタスクやスケジュールをざっくりと確認し、次に何をするかを決めていきます。これにより、翌朝スムーズに作業を始めることができ、無駄な時間をなくせます。また翌日の作業前にも、無駄な時間をなくせます。そして再度見返すことができる時間の余裕があるとともに、違うアイデアが出てくることもあります。

6. 集中できる環境を整える

集中力を高めるためには、環境づくりが重要です。デスクを整頓し、不要な通知をオフにすることで、作業に集中できる時間が増えます。心地よい音楽を流すなど、自分に合った集中環境を見つけるのもポイントです。そして難しい場合もありますが、自分の作業のための時間を確保すること。

最後に

これらの取り組みを実践することで、無駄な時間を削減し、仕事の効率が向上しています。毎日の積み重ねが大きな成果に繋がるので、ぜひ参考にしてみてください！

今回は私が重要だと感じているところを重点的に書かせていただきました。他にも、タスクを細分化したり、タイムスケジュールを管理したり、いろんな工夫ができると思います。日々の仕事を進めていきながら、より効果的な時間術を考えていきたいと思っています。