こんにちは！MEMEです。

2024年4月より当社の学校向け集金サービス「スクペイ」をご利用いただいている横浜市立箕輪小学校。

今回は、実際にスクペイを使われている副校長の大滝様に、スクペイの導入に至った背景や利用のメリットについて、お話を伺いました。

保護者の方からのご理解・ご協力をスムーズに頂きながら、集金業務の負担を減らすことに成功

− スクペイの導入に至った背景を教えてください。

当校は創立5年目の比較的新しい学校です。創立2年目から金銭管理は私が担当していますが、従来の集金方法は業務負担が大きいのが悩みでした。

従来の集金方法がどのようなものだったかと言いますと、学校であらかじめ指定した金融機関の口座開設を保護者の方にお願いし、学費徴収は学校側でWebバンキングで処理していました。

同時期に、保護者への連絡ツールの刷新にも動いていたのですが、その業者の方がたまたまスクペイを紹介してくださいまして。話を聞いていたら、「まさに自分が求めていたサービスだ！」と思い、スクペイの担当者の方につないでいただいたんです。

− ありがとうございます！導入の決め手になったのは、どんなところでしたか。

他社さんのサービスのお話しも聞いた上で、最終的にスクペイの導入を選んだのは大きく二点です。

一つは、手数料が年間契約であること。学校ですと年度途中での追加納入は難しいので、年単位での手数料で利用できることが必要でした。

もう一つは、私たち学校と一緒に、事前に保護者の方への説明にご協力いただけること。集金管理サービスの利用には、保護者の方からのご理解とご協力が不可欠です。

実際に、スクペイの利用開始までに複数回の説明の機会を設けて、段階を踏んで準備を重ねていきました。

PTAへの説明の場では、スクペイの担当者の方が直接プレゼンテーションをしてくださり、その後の保護者の方への対応についてもフォローしてくださいましたので、安心して導入を進めることができました。

− 実際にスクペイを利用されて、使い心地はどうでしょうか。

システムの機能拡充がスピーディーに行われているのが印象的です。

今年度は利用開始の年度となるので、全校児童の情報の初期登録が必要でしたが、来年度以降は新入生分のみの登録でいいので、より一層集金業務がラクになると思います。

“未払いアラート”の機能は、未払いのご家庭が一目で確認できるので、非常に助かっている機能の一つです。

スクペイの利用以前は、未払いのご家庭を手動で調べていたため、該当のご家庭への連絡までにかなりの日数を要していました。当時と比べると大幅な改善です。

　　　　　　　　　各ご家庭の入金情報を検索条件に合わせて確認することができます

複雑で属人的な集金業務を避けることで、トラブルや事故のリスクを予防できる

スクペイを利用することで、現在の集金担当者の負担が軽減できるだけでなく、集金業務に潜むトラブルを回避することができるようになったと思います。

− 集金業務のトラブルとは、どんなものでしょうか。

以前の集金方法では、学校側が保護者の方の口座情報を知り得てしまう上に、それらを手動で処理していたため、個人情報漏えいのリスクや、各ご家庭に誤った金額を請求してしまう可能性もありました。

そのため、集金担当者としての心理的な負担も大きかった当時は、「集金業務をこのままの体制で次の担当者に引き継いではいけないな」と感じていましたが、スクペイを利用している現在は、スムーズに引き継ぎできるようになったと思います。

学校だと定期的に人事異動があり、非常に短い期間で引き継ぎをしなくてはいけないこともあります。

スクペイを使うと集金情報をシステムに一元化できるため、属人化することなく安定的に引き継ぎができるのが良いですね。

− 今後のスクペイに期待することはありますか？

現時点でも直観的に分かりやすいシステム画面だと感じていますが、個別支援学級に通う児童がいるご家庭や、兄弟姉妹が同じ学校に通うご家庭の確認や処理がよりやりやすくなるとうれしいです。

支援学級ですと通常学級と請求金額が異なったり、兄弟姉妹の一番上の児童にのみ発生する請求があったりするので、当校だけでなく他の学校でもこれらの処理に課題感をお持ちなのではないでしょうか。

− 最後に、この記事を読まれている方や、スクペイの導入を検討されている学校に向けてメッセージをお願いします。

学校での金銭の取り扱いは、責任も負担も重い業務だと思います。でも、それを軽減してくれるのがスクペイのようなサービスだと思っています。

少なくとも私は、スクペイで負担を軽減することができました。

教育のデジタル化は、なかなかうまく行かないことが多い中、スクペイを通じて集金業務が非常にスムーズかつ理解が得られて運営できていることは、大きな意義があると信じています。