営業と営業事務は、どのように連携するのでしょうか。

仕事を依頼するとき、「この書類、お願いします」だけでは、受け取った人がすぐに作業できるとは限りません。

今回は、営業と事務の連携をイメージしていただくために、引き継ぎで整理したい情報を5つ紹介します。

① どの案件についての依頼か

まずは、対象となる案件を明確にします。

案件名や管理番号など、相手が必要な情報を探せる手がかりを添えます。似た名前の資料や、同じお客様の複数の案件がある場合は、取り違えないようにすることが大切です。

② 何をしてほしいのか

資料を作ってほしいのか、入力内容を確認してほしいのか、書類を送付してほしいのか。

「対応をお願いします」ではなく、必要な作業を具体的に伝えます。複数の作業がある場合は、項目を分けると伝わりやすくなります。

③ いつまでに必要なのか

期限は、日付や時刻を具体的に伝えます。

「なるべく早く」だけでは、依頼する側と受け取る側で、想定するタイミングが違うことがあります。

お客様との約束がある場合は、その日時も共有します。対応できるか確認してから進めることも必要です。

④ どの資料を使うのか

必要な資料の名前や保存先を伝えます。

修正版がある場合は、どれが最新かもわかるようにします。資料を探す時間や、古い内容で作業を進めることを減らすためです。

⑤ まだ決まっていないことは何か

回答待ちの項目や、営業側で確認中の内容があれば、一緒に伝えます。

空欄を見ただけでは、記入漏れなのか、まだ未確定なのかがわかりません。作業を進めてよい範囲と、確認を待つ範囲を分けておくことが大切です。

伝え方の例

たとえば、社内確認を依頼する場面なら、次のように整理できます。

「A案件の見積書について、商品名と数量の確認をお願いします。明日15時の社内確認で使うため、明日正午までの対応が可能か教えてください。対象は共有フォルダ内の最新版です。工事日は確認中なので、今回は確認対象に含めていません。」

これは説明用の例で、当社の実際の案件や手順ではありません。

営業には必要な情報をそろえて渡すこと、事務には不足や不明点を確認することが求められます。仕事内容に興味を持っていただけたら、Pledge Cloverの募集ページもぜひご覧ください。