「また今月もこの作業か…」担当者の声から始まった改善
ある企業の業務担当者Aさんは、毎月末になると憂鬱な気持ちになっていました。
社内外から集まる数十件のアンケートファイルを、一つひとつ手作業で開き、データをコピーして集計シートに貼り付ける。クロス集計の表を手動で作り直し、色分けして上司に報告する。この作業だけで、毎月まる1日以上かかっていました。
「ミスが怖くて確認に次ぐ確認。残業が当たり前になっていました」とAさんは振り返ります。
弊社にご相談いただいたのは、そんな状況が3年以上続いた後のことでした。
どんな作業が「重かった」のか
ヒアリングを進める中で、作業の重さの原因が見えてきました。
- アンケートファイルが部門ごとにバラバラのフォーマットで作られていた
- 集計シートへの転記は完全に手作業で、コピー＆ペーストを数十回繰り返していた
- クロス集計（年代別・部門別など）は毎回手動で表を作り直していた
- 「赤・黄・緑」の色分けも目視で判断して一つひとつ塗り直していた
特に問題だったのは、ファイル数が増えるほど作業時間が比例して増える構造になっていたことです。10件なら半日、30件なら丸1日以上。繁忙期は40件を超えることもありました。
弊社が提案した解決策
30分のヒアリングの後、弊社から提案したのはシンプルな仕組みです。
「ボタンひとつで全ファイルを自動集計するExcelツール」
具体的には以下の3つの機能を実装しました。
機能① 複数ファイルの一括読み込み
指定フォルダ内のアンケートファイルを自動的にすべて読み込み、統合集計シートに転記します。ファイルが30件でも50件でも、処理時間はほぼ変わりません。
機能② クロス集計の自動生成
「年代別×回答内容」「部門別×満足度」などのクロス集計表を、読み込んだデータから自動で生成します。集計パターンは担当者が選択できる仕様にしました。
機能③ 色分けの自動判定・塗りつぶし
あらかじめ設定したしきい値に基づいて、セルの色分けを自動で行います。「80%以上は緑、60〜79%は黄、59%以下は赤」といったルールをVBAに組み込みました。
開発の進め方：丸投げOKで始められる理由
「要件が固まっていないのですが…」とAさんは最初に言いました。
これはよくあるご相談です。弊社では、要件が固まっていない段階からのご相談を歓迎しています。最初の30分のヒアリングで、弊社側が要件設計書を作成します。
今回のプロジェクトの流れはこうでした。
STEP1（1週間目）：ヒアリング・要件設計書の作成 現状の作業フロー、使用しているファイルの形式、集計のルール、報告書のフォーマットを確認。弊社が要件設計書としてまとめ、Aさんに確認いただきました。
STEP2（2〜3週間目）：開発・社内テスト 要件設計書をもとに開発を開始。弊社側で動作確認を行い、実際のアンケートファイルに近いサンプルデータでテストしました。
STEP3（4週間目）：お客様環境での確認・納品 Aさんの実際のPC環境で動作確認。微調整を経て納品しました。本番稼働まで弊社が責任を持って対応します。
納品まで約1ヶ月。費用は10万円以下でした。
導入後の変化
納品の翌月、Aさんからご連絡をいただきました。
「今月の集計、10分で終わりました」
それまで丸1日かかっていた作業が、ボタンを押して待つだけの10分に。作業時間は約1/10になりました。
さらにうれしい副次効果もありました。
- 転記ミスがゼロになり、確認作業が不要になった
- 集計結果が出るのが早くなり、上司への報告が月末ではなく月中に行えるようになった
- 浮いた時間を別の業務に使えるようになった
「こんなに変わるとは思っていませんでした。もっと早く相談すればよかった」とAさんにおっしゃっていただきました。
Excel自動化で解決できる「よくある悩み」
今回の事例はアンケート集計でしたが、同じような構造の悩みは多くの企業に共通しています。
- 毎月同じファイルを手作業で更新している
- 複数のExcelファイルから数字を集めてまとめる作業がある
- 同じフォーマットの書類を大量に作成している
- 転記ミスが起きやすく、確認作業に時間がかかっている
こうした「繰り返しの手作業」は、VBAで自動化できるケースがほとんどです。
まずは30分の無料相談から
「うちの場合は自動化できるのかな？」「費用はどのくらいかかる？」
そんな疑問から始めていただいて構いません。弊社では要件が固まっていない段階でのご相談を歓迎しており、30分のヒアリングで概算のお見積りをお出しします。お見積りは無償です。
岩手県盛岡市を開発拠点とするニアショア開発会社のため、東京の開発会社と比べてコストを抑えながら、経験20年以上のエキスパートが対応します。
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