初めまして、合同食品の濵口と申します。
これから定期的に登場しますのでどうぞ宜しくお願いいたします。

メール文章の作成で苦労しました。

私は品質保証部と、２０２０年春にオープンした自社サイトでのネット販売も担当しております。
自社サイトを始めるまでは約１６年間楽天市場で出店していました。

当時楽天ショップ担当として入社したものの、それまでネット販売の経験など無く、色々手探りでしたが一番苦労したのが顔の見えないお客様とのメールでのやり取りです。
メールを送信すること自体は簡単なのですが、私がお客様に確認したいことと返って来た内容がずれている場合が多くありました。

結局少し文面を変えてもう一度送るか電話に切り替える羽目に。

顔見知りの人とのやり取りでは良いのかもしれませんが、これくらいは言わなくても分かっているだろうという自分目線での書き方ではダメだったのです。
何回も連絡をするのは時間も無駄ですし、店舗としてお客様にあまり良い印象を与えません。

目線を変えてみました。

分かっているだろうことでも敢えて書き入れて、誤解をすることのない自分が欲しい回答へ誘導するような文面を作るよう心掛けました。
慣れるまでは考えて考えて１通のメールに１時間くらい費やしたこともあります。
少々くどいくらいが丁度良いと思っています。
（それにより長くなり過ぎることないよう調整するのもテクニックが要りますが。）
パソコンでの機械的な文字では感情が伝わりにくいのと、強い口調に捉えられがちですので言葉使いにも気を付けるようにしました。

すると、思ったような返事が一回で返ってくるように。
返信のお礼を送ってやり取りは完了です。

丁寧にメール作成をすると文面が丁寧で読みやすくなり、理解もされやすいです。
この心掛けはお客様だけでなくビジネスメールやプライベートでも文章作成に活用出来ると思いますので、ご参考にしていただければ幸いです。