「総務って、備品を発注する仕事ですよね？」
「労務って、給与計算や社会保険の手続きをする仕事ですよね？」
もちろん、それも大切な仕事です
でも、僕は総務・労務の仕事を、それだけだとは考えていません
人が増える
事業が増える
拠点が増える
会社として求められるルールも増えていく
会社が成長すればするほど、
「誰がやっても同じように進む仕組み」
「働く人が迷わないルール」
「問題が起きる前に気づける体制」
が必要になります
僕たちがつくりたいのは、
問題が起きたあとに対応する総務・労務ではなく、問題が起きにくい会社をつくる総務・労務
です
1．会社が小さいうちは「誰かが知っている」で回る
会社がまだ小さい頃は、
「それは〇〇さんに聞けば分かる」
「前回こうしたから今回も同じで」
「とりあえず、このExcelに入れておいて」
でも仕事は回ります
むしろ、その方が早いこともあります
ただ、人が増えて、事業が増えて、会社が大きくなってくると、それでは回らなくなります
たとえば、
・入社した人が何をすればいいか分からない
・申請方法が人によって違う
・契約書がどこにあるか分からない
・社内ルールを知っている人しか判断できない
・勤怠の確認が毎月同じところで止まる
・必要な手続きが担当者の記憶に依存する
・問題が起きてから「そんなルールだったの？」となる
こうしたことが増えていきます
一つひとつは小さなことかもしれません
でも、積み重なると会社全体のスピードを確実に落とします
2．総務・労務は「会社のOS」をつくる仕事
パソコンにはOSがあります
普段はあまり意識しません
でも、OSが正しく動いていないと、その上でどれだけ便利なソフトを使っても、うまく動きません
会社も同じだと思っています
営業が営業に集中できる
現場が現場の仕事に集中できる
新しく入った人が迷わず仕事を始められる
管理職が必要な判断をすぐにできる
会社として守るべきルールが守られている
こうした状態を裏側で支えているのが、総務・労務です
だから僕は、
総務・労務は「会社のOS」をつくる仕事
だと思っています
3．総務は「何でも屋」ではなく、会社の仕組みをつくる
総務というと、
・備品管理
・郵便物
・契約書
・社内問い合わせ
・各種手配
など、幅広い仕事があります
そのため、ときどき「会社の何でも屋」のように見られることがあります
でも、僕たちが目指している総務は少し違います
たとえば、同じ問い合わせが毎月10回来るなら、
10回答えることだけが仕事ではありません
「なぜ10回聞かれるのか？」
を考える
ルールが分かりにくいのかもしれない
情報が散らばっているのかもしれない
申請方法が複雑なのかもしれない
そもそも、その手続き自体が不要なのかもしれない
だったら、
・ルールを整理する
・マニュアルをつくる
・申請方法を変える
・システム化する
・不要な業務をなくす
そこまでやる
これが、僕たちが考える総務です
4．労務は「給与を間違えない」だけではない
もちろん、給与計算や社会保険、勤怠管理を正しく行うことはとても重要です
従業員の生活に直接関わる仕事なので、一つひとつ正確に行わなければいけません
でも、それだけではありません
たとえば、毎月勤怠の締めで同じ人に何度も確認しているとします
そのときに、
「今月も確認して終わり」
にするのか
「なぜ毎月同じことが起きるんだろう？」
まで考えるのか
ここには大きな違いがあります
ルールが複雑なのかもしれない
説明が足りないのかもしれない
システムの設定に問題があるのかもしれない
承認する側の運用に問題があるのかもしれない
原因を見つけて、仕組みを変える
そうすれば、翌月から確認そのものがなくなるかもしれません
僕たちが目指したいのは、
毎月同じ問題を処理する労務ではなく、同じ問題が起きない仕組みをつくる労務
です
5．ルールを増やせば、会社が良くなるわけではない
会社が大きくなると、どうしてもルールは増えていきます
申請
承認
勤怠
経費
契約
情報管理
入退社
備品管理
もちろん、必要なルールはあります
ただ、
「事故を防ぎたいから、とりあえず承認者を増やす」
「念のため、この書類も提出してもらう」
「昔からこうしているから、そのまま続ける」
これを繰り返すと、会社はどんどん働きにくくなります
だから僕たちは、
統制を強くすることと、仕事をやりにくくすることは違う
と考えています
守るべきところは、しっかり守る
でも、
なくせるルールはなくす
簡単にできるものは簡単にする
システムでできるものはシステムに任せる
一度入力した情報を何度も入力させない
会社を守りながら、現場が働きやすくなる仕組みを考える
そこに総務・労務の腕の見せどころがあります
6．AIやシステムを使って「人にしかできない仕事」を増やす
管理本部では、AIやシステムも積極的に使っています
ただ、目的は「人を減らすこと」ではありません
総務・労務にも、
・転記する
・一覧にする
・照合する
・抜け漏れを探す
・期限を確認する
・定型的な案内をつくる
といった仕事があります
こうした仕事をできるだけAIやシステムに任せることで、
人には、
・なぜ問題が起きたのかを考える
・ルールそのものを見直す
・社員の声を聞く
・より良い制度を考える
・リスクを事前に発見する
・経営や事業部へ改善を提案する
そんな仕事に時間を使ってほしいと思っています
AIを使える人を探している、というより、
もっと良いやり方がないかを考えられる人
と働きたいと思っています
7．完成された会社ではありません
ここは、きちんと伝えておきたいことです
僕たちは、完成された会社ではありません
会社が成長しているからこそ、
「このルールで本当にいいのか？」
「これは誰が担当するべきなのか？」
「この業務はもっと簡単にできないか？」
「会社がさらに大きくなっても、この方法で大丈夫なのか？」
そんな問いが、たくさんあります
決まったマニュアル通りに仕事をする方が好きな人にとっては、大変な環境かもしれません
一方で、
「ないならつくればいい」
「おかしいなら変えればいい」
「もっと良くできると思う」
そんな人にとっては、とても面白い環境だと思っています
8．総務・労務から、会社を変える
僕たちが総務・労務からなくしていきたいのは、
・誰かしか知らない仕事
・同じ内容を何度も入力する仕事
・毎月同じ注意をする仕事
・どこにあるか分からない情報
・理由の分からない昔からのルール
・問題が起きてから慌てて対応する仕事
です
その代わりに増やしたいのは、
・仕組みをつくる
・問題の原因を考える
・ルールを分かりやすくする
・会社のリスクを先回りして見つける
・社員が働きやすい環境をつくる
・会社の成長に合わせて制度を変える
そんな仕事です
最後に
総務・労務は、会社の中で目立つ仕事ではないかもしれません
何も問題が起きなければ、
「うまくいって当たり前」
と思われることもあります
でも、
新しく入った人が迷わず働き始められる
給料が正しく支払われる
必要な契約や手続きがきちんと整っている
社員が安心して仕事に集中できる
会社が大きくなっても、組織としてきちんと回る
その「当たり前」は、誰かがつくらないと存在しません
僕たちはこれから、会社としてさらに成長していきます
だからこそ今、
完成した仕組みを運用する人ではなく、
これからの会社の「当たり前」を一緒につくる人
を探しています
総務・労務から会社を変える
そんな仕事を、一緒にやってみませんか？
