Brian Amos

■ 概要 ALT（外国語指導助手）約1,100名を対象に、勤務状況の確認および在宅勤務時のタスク通知を自動化するシステムを開発しました。 従来は60以上のスケジュールファイルを横断的に確認する必要があり、日次で約30分の作業時間と確認ミスのリスクが課題となっていました。 Google Apps Scriptを用いて、データ取得から勤務判定、タスク割り当て、メール通知までを一連の処理として自動化し、業務の効率化と標準化を実現しました。 ■ 背景・課題 ・約1,100名の勤務状況を手作業で確認 ・60以上のファイルに分散したデータを毎日チェック ・作業時間：約30分/日 ・確認漏れや転記ミスのリスクが高い ■ 取り組み ・勤務データをもとに出勤／在宅を自動判定 ・対象者を自動で振り分け ・各ALTの進捗に応じたタスクを個別に割り当て ・パーソナライズされたメール通知を自動送信 ・Google Apps Script × スプレッドシート × Gmail を連携した仕組みを構築 ■ 工夫した点 ・初期はコード内に持っていた設定値をスプレッドシート管理へ移行し、非エンジニアでも更新可能な設計に改善 ・処理の見直しにより関数の実行時間を短縮し、パフォーマンスを改善 ・運用フィードバックをもとに毎年バージョンアップを実施 ■ 成果 ・作業時間：30分 → 5分に削減（約80%削減） ・ヒューマンエラーの削減 ・業務の標準化・属人化の解消 ・進捗に応じたタスク配信により業務最適化を実現 ■ 担当範囲 要件定義 / 設計 / 開発 / テスト / 運用・保守（すべて一貫して担当） ■ 技術スタック ・Google Apps Script（JavaScript） ・Googleスプレッドシート ・Gmail（GmailApp） ■ ポイント ・業務課題の発見から改善提案、実装までを一貫して担当 ・実運用を前提とした設計と継続的な改善を推進 ・非エンジニアも扱える仕組みを意識した設計