【後編】効率化・自動化で加速した仕組み化──COO代行支援実例③──スタートアップ企業でのバックオフィス構築支援
「今は業務設計の相談までできる。安心感が違う。」
前編に引き続き、今回はある程度仕組みで回るようになってきた後の、情報整備や細かい改善ポイントについてご紹介します。
こちらの記事では、
目次
- 1．取り組んだこと（効率化・自動化編）
- ①日次業務の削減
- ②情報の環境整備
- 2．ビフォー／アフター
- ①社内システムの構築支援
- ②電話対応
- ③情報の環境整備
- 3．支援のポイント
- ① 属人化しない「見える」管理
- ② API・クラウド活用で仕組みを回す
- ③ ツールだけでなく「運用フロー」まで整備
- 4．現場のリアルボイス
- 経営者様（M様）
- 新規採用メンバー（K様、O様）
- 5．まとめ 「成長に耐える仕組みづくり」へ
以上をまとめました。同じ悩みを抱える経営者様や、経営層の方たちの一助になれば幸いです。
1．取り組んだこと（効率化・自動化編）
前編でご紹介した「止まらない状態」を構築したうえで、次に着手したのがさらなる効率化と属人化排除でした。今後の事業成長や拡大フェーズでも耐えられるよう、必要なシステム導入とオペレーション設計を行いました。
①日次業務の削減
まずは、日次のデータ連携。これまで手動で行われていたレポート連携やデータ抽出作業は、SharePointとAPIを組み合わせ、自動でデータが流れる仕組みに切り替えました。AWSの権限整備、fivetranのコネクタ設定、API申請・設定も同時に実施し、BigQueryのエラー対応や運用設計まで含めて1ヶ月で構築を完了。これにより、人手による更新作業がなくなり、作業工数を大きく削減できました。
②情報の環境整備
次に、情報管理と問い合わせ対応。属人的に管理されていたPC・GWSアカウントの情報は、一覧化して誰でも把握できる状態へと再整備。入社・退職時の環境整備手順も整え、業務が属人化しない状態をつくりました。また、電話でのお問い合わせにはIVRyを導入し、問い合わせ内容に応じた自動案内・分岐の設計を行いました。これにより、電話対応にかかる無駄な手間が削減され、適切な部門への案内がスムーズに行われるようになりました。
こうした整備により、日々の作業負荷は大幅に軽減。運用フローも再設計したことで、「迷わず・止まらず・属人化しない」状態を実現しました。
2．ビフォー／アフター
①社内システムの構築支援
改善前：日次での手作業が発生
改善後：APIやコネクタの選定～導入まで推進し、自動化することにより日次業務を削減
②電話対応
改善前：週に10件ほどの電話対応が発生
改善後：IVRyを導入し問い合わせ電話の自動化・分岐情報管理により週あたりの電話対応はほぼ０件
③情報の環境整備
改善前：情報が散乱していて、いつ、何を見ればいいのかがわからず探す時間が都度発生
改善後：必要な情報を必要な場所に設置し、探す時間をほぼ０に。また新規入社社員でも初回の説明のみで初日から簡易的な自走が可能に
3．支援のポイント
① 属人化しない「見える」管理
データ・アカウント・業務すべてを一覧化。誰が何を使っているかが明確になることで、引継ぎや異動時もスムーズ。
② API・クラウド活用で仕組みを回す
人力を介さないデータ連携・レポート作成により、確認漏れ・遅延を防止。事業成長に合わせた拡張性も担保。
③ ツールだけでなく「運用フロー」まで整備
ツール導入はあくまで手段。日々どう運用するかまで落とし込み、迷わず・止まらず回る仕組みに落とし込みました。
4．現場のリアルボイス
経営者様（M様）
「今では、バックオフィスに何かあっても“相談できる相手がいる”という安心感があります。手間も減り、事業に集中できる体制が整いました。」
新規採用メンバー（K様、O様）
「入社してすぐ、必要な情報が整理されていて迷わずキャッチアップできました。システムもわかりやすく、前職より圧倒的に動きやすい環境です。」
5．まとめ 「成長に耐える仕組みづくり」へ
多くのスタートアップ企業では、
- 業務が人頼み・担当者依存になりやすい
- 拡大フェーズで情報・業務が散乱しやすい
- 事業優先でバックオフィス整備は後回しにされがち
こういった状況に陥りがちです。
ですが、経営や事業成長を止めないために「人を介さず回る仕組み」「迷わず・止まらず回る仕組み」は必須。
今回のように、必要なのはツール導入以上に「運用まで設計された仕組み化」。
同じような悩みがある方は、ぜひ一度ご相談ください。
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