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わたし達のミッションは業務効率化。経理とエンジニアで進める社内システムの改善!

こんにちは、HRの小酒井です。
今日は、縁の下の力持ち。安心して事業部のみんなが攻めていけるように、会社としての土台を支えてくれているプラットフォーム開発グループの蓮尾さんと、コーポレートグループの内田さんに話を聞いてきました。

◆写真左
プラットフォーム開発グループ SREチーム
蓮尾 あき(はすお あき)

SREチームに所属、その中でもSalesforce(以下、SF)の運用がメインの業務。
ロードマップに沿ってSFを活用して社内業務を効率化するための仕様検討から設計、開発、導入を担当。月末月初は経理と連携して、締め処理の為のデータ確認等も行う。以前は、事業会社でのSF保守・運用、その他フリーランスでも活動し、様々な会社のSF新規導入支援や業務効率化支援等を行った経験を持つ。

◆写真
コーポレートグループ 経理
内田 理恵(うちだ りえ)

コーポレートチームで経理を担当。請求書の発行や、SFに登録されている売上データの集計がメインの業務。それに加えて、経理業務の効率化や新たな取引の経理プロセスの検討など、経理業務を「ハックする」ことに胸を躍らせている。

どのような仕事を一緒にされているんですか?

内田:経理周りの業務改善プロジェクトを二人で担当しています。
今一番優先度高く取り組んでいる仕事は、請求書周りの効率化です。とにかく量が多いのもあるんですが、ビザスクはクライアントの課題解決に合わせて、スポットコンサルを軸に様々なサービスを提供しています。そのため、売上を計上するのが複雑な部分があり、ちょっと大変なんですよね。

蓮尾:ここは早く進めないとですね。ありがたいことにサービスが順調に伸びているので、必然的に請求書対応も増えますよね。お金周りの業務ってすごく会社の信頼に関わる部分だと思っていて、もっとミスなく効率よく出来ないかなと考えているんですよ。

内田:蓮尾さんが昨年の12月に入社されてすぐくらいから、プロジェクト自体はスタートしましたね。週1回くらい打ち合わせをしながら、最初は経理のプロセスを理解してもらって、私からこんな機能があると助かります!って伝えて、それは実際どう実現するのがいいのかを一緒に考えていきましたね。

蓮尾:ね、それは現状の環境で実現できることなのか。それとも、自社だけでやるのではなく他のツールを入れたほうがいいのかも含め検討していきましたね。今はようやく仕様が固まって、開発に着手しているところです。

内田:社内にすぐ相談できる相手がいるっていうのは本当にありがたいですよね。週1の打ち合わせ以外にも、困ったことがあるとすぐSREチームに相談に行ける環境はすごく助かっています


蓮尾:サービスを伸ばすことを優先してきたので、その時その時の課題に合わせて作り込みすぎちゃっていて、無駄なオペレーションがあるんですよね。例えば、当時は量が少なかったから手作業でやれちゃうよねって部分が、今はもう手作業でやるには追いつかないので自動化にする必要があったり。

内田:確かにそういう部分はありますね。ここからさらにスケールさせていくことを考えると、バックオフィスのオペレーションがどれだけ整っているか。事業部のみんなの負担を減らせるかは、すごく大事になってくると思っています。

どんな風に普段の業務は進めているんですか?

蓮尾:開発の場合はロードマップは全体でざっくり決まっています。それとは別で、日頃みんなからのリクエストに答えていくという2つの流れがありますね。リクエストの中には、リソースが結構かかりそうでロードマップを考えるとすぐに対応できないものがあります。

内容次第ではロードマップに入ってくることもありますが、無茶なお願いのされ方とかはないのが助かりますね。今もロードマップにはなかったけど、優先度高く対応しないといけないものが入ってきたんですよ。どう進めるか話し合った結果、一時的にリーダーが開発に入ってくれることになりました。業務が増えるのであれば人を増やすのか、それとも納期の時期を調整するのかと、現実的な対応策を考えながら開発を進めていきます。

内田:経理の場合も近いかもしれません。月末・月初は請求書対応したり、年度末には決算の準備をしたりと、ある程度年間の動きは決まっています。もちろん通常業務以外にも、差し込み仕事とかは当然あるわけで。リーダーが細かな実務とかまで結構見てくださったり、忙しい時期とかをちゃんと把握しています。出来る限りの対応はもちろんしていますが、出来ないことは出来ないとはっきり言ってもらえるのはありがたいですね。

無理に出来ますって引き受けてしまうと、逆に歪みが出てしまうので、さじ加減は難しいですが、バックオフィスの重要性を理解している人が多く、色々と進めやすい環境だなと感じています。

蓮尾:確かに。バックオフィスって一見今やっていることがどんな効果があるかが見落とされがちじゃないですか。でも、今はどんな仕事も、なんのためにやっていて、どんなことに効果があるのかがはっきりしています。ゴールが明確だとやりがいもあるから、多少大変でも頑張ろうって気持ちになれる。

またバックオフィス同様に、会社全体がシステムに対しての理解があるのはびっくりしました。今使っているシステムがどうして必要なのかを理解した上で、色々な相談が来るのでコミュニケーションコストがかからないんですよ。これから先もこの状態をキープできたら良いなと思っています。


これからやっていきたいことは?

内田:売上の管理はSFでしているので、何かあった時にすぐ相談できる存在が側にいるってのはすごく助かってます。経理側からするとSREチームに支えてもらっているから、お願いばかりで申し訳ないなという気持ちが。。

蓮尾:いやいや、もっとたくさん改善要望上げてくださいよ。経理の方から要望を聞いて、どんどん使いやすいサービスにしていくことがわたしの仕事で、裏ミッションは「今の10倍になっても耐えられるシステム構築」だと思っています。前にそれをCEOの端羽に伝えたら「それに応えるように会社も大きくしてかなきゃね」と言われちゃいました。

内田:そんな風に考えてくださってたんですね。。感動!
今一緒にやっていること以外にも、まだまだ効率化出来ることはきっとたくさんありますよね。これから先効率化を進めていく一方で、作ることが目的になり実際に運用するぞってなった時に、中々進まないなってことにならないよう、運用面まで考えないとなといつも思います。

蓮尾:ですね、サービスって使ってもらってなんぼです。どんないいサービスでも使ってもらわなかったら意味がないから、ちゃんとみんなに使われるシステムは何かを一緒に考えていきたいですよね。その上で、開発としては次の一歩につながるような改善を今後もやっていかねばなと思っています。例えば、SFを使って売上予測とか分析までやれたらもっと楽になるんじゃないのかなーって。

今もSFを活用し効率化出来ている部分もありますが、使いきれてない機能もまだあります。そこが出来るようになると、今までより短い時間で情報が整理されるし、比較しやすい物ができると思うので、施策とか考えやすくなるんじゃないのかなと思って。そこまで突っ込んだ提案を開発側からもっとしていけるようになっていきたいです。ご興味のある方は、是非お話しましょう!

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