こんにちは。トレタ採用担当の金子です。

トレタでは全社員に向けて、売上等の経営数字詳細や事業進捗、組織変更など会社で起こる変化の詳細等の共有機会として、月に一度全体会議「ONE Meeting」を行っています。昨年の4月からオンラインでの開催となり、約1年が経過しました。

1年間のPDCAの中から編み出した、運営のコツを運営担当に聞いてみました！

スムーズな運営のコツ

①会議に集中できる環境づくり

会議に集中できる会議進行をするためにメインPCの通知音やバナーをオフにすること、発表資料以外のウィンドウや画面は全て閉じておくように気をつけています。会議に不必要なものが画面に入ることで、進行を妨げる可能性もあるため、最大限の注意をしています。

②発表時間の管理

発表を行う部署には、所要時間を資料に記載してもらっています。全体の発表時間を事前に把握することで、会議の目安時間や超過する可能性についての共有を会議冒頭に事前に社内へお知らせするようにしています。

③司会の工夫

トレタの全体会議は、全社に対して状況や方向性、数字を全社にちゃんと伝えることを目的として行っています。社員目線で聞きたいことを発表者が伝えられるよう、できるだけ司会から質問をふり、より有意義な共有の時間になるように工夫しています。

情報漏洩のリスクヘッジ

①参加者に社員以外の不審なアカウントがいないか確認

情報取り扱いの観点から、参加者に社員以外の不審なアカウントがいないか確認を行い、社員アカウントとわかりづらいアカウント名を発見した場合は、修正を依頼するなど心がけています。

②情報取り扱いについての周知

社員に対して極力情報をオープンにする方針のため、全体会議では戦略や財務状況など社外秘の情報を取り扱うことが多いです。情報の取扱については会議での周知の他、Slackでテキストとして周知を行い、十分な意識づけを行っています。

社員の理解を深める

①Slackで質問を受付

共有した情報に対して、質問がある場合、Slackの「ONE Meeting」チャンネルで投稿をお願いしています。できるだけタイムリーに回答することで、会社全体の理解を深めるような仕組みとしています。

②終了後バーチャルオフィスで質問を受付

「ONE Meeting」終了後、バーチャルオフィス内に責任者が滞在し、気軽に声かけができる環境を作っています。

さいごに

また、3月から新たにトライアルでWeekly-ONEという週次の全体会議が始まりました。各回、担当の部署が割り振られ、毎週月曜の11:00から30分間で行っています。

月例のONEとは違った角度で人や組織が見える会議として、よりカジュアルにリラックスした雰囲気で開催しています。こちらについてもまた別途noteでお伝えできたらと思います。

社内での情報共有についての質問なども、ぜひ面談や面接でお気軽にご質問ください！

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