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【150名規模オンライン会議!】Google Meetで実施した結果、見えたコト

こんにちは!人事の加藤です。

今日は先日実施致しました、TOPGATE全社会の様子をリポート致します!

いつもはお酒やご飯と共にTGIF拡大版として実施しているのですが、コロナウイルスの影響で通常実施は難しい状況。。。そのため、今回はGoogle Meetを利用し、社員約150名オンライン参加で全社会を実施しました!

参加者は常時147名前後、最大151名の大規模オンライン会議。TOPGATEとしても初の試みでした。振り返ってよかった点、もっとこうした方がよかった。。。という後悔、まとめてリポートさせていただきます!

大規模オンライン会議の実施を考えている企業やみなさまのご参考にしていただければ幸いです♪

■株式会社トップゲート15期1Q全社会スタート

大規模オンライン会議開催前の15分前にMeetにて入室を許可。順次参加者が増えていきました。司会より「マイク・カメラオフ」の協力要請の事前アナウンスを適宜実施しながら、開催を待ちます。


開始の17時のタイミングでは108名が参加。司会から開会の宣言、再度参加者への「マイク・カメラオフ」協力要請のアナウンス後、社長から乾杯の挨拶です。

今回の4月全社会は飲食OK!会社から【おつまみ手当て(1000円)】が全社員に支給されました!加藤社長の乾杯の発声とともにコメント欄は大盛り上がり!


気がつけば、参加者は145名に!社長からの、3年連続「Google Cloud Partner Award」受賞報告でさらにコメント欄は大盛り上がり!


その後も、事前に準備をしていたGoogleスライドを画面共有しながら、社長と各部門から順次発表を行いました。

終了3分前に社長から締めの挨拶があり、予定通りに全社会は終了。全社会のあとは、参加希望者のみで再乾杯を行い、LT大会やオンライン飲み会などに別れ、社内交流を深めました★

■やっててよかった事前準備!

初めての大規模オンライン会議に向けて、いつも以上に入念に事前準備を実施。これらを行ったことで、当日スムーズな進行を行うことができました★

①会議の進行のスライド作成

オンライン会議だと、電波環境がよくないと音声・映像の乱れが生じることがあります。スライドがあれば、音声が乱れても伝えたいことは十分伝えることができます。

スライドを作成する際は、Googleスライドのようなクラウド型のサービスを活用すると、修正がリアルタイムで反映されますし、URLを共有するだけでアクセスできるの便利です!

②参加者への協力要請スライドを入れ込む

オンライン会議は、オフラインでは想定されないトラブルも生じることがありえます。通信環境を安定させるために、参加者の協力も必要です。マイク/カメラOFFやコメント方法など、協力要請スライドを表示してアナウンスをすることでスムーズに協力してもらえました。

③主催者は早めにオンラインミーティングルームに入室

参加者は、主催者がミーティングルームに入っていないと参加できません。開始時刻に主催者がミーティングルームに入室すると参加者全員が揃う前にタイムラグがあり、定刻に会議を開始できません。

今回、主催者が15分前に入室。参加者も早めにミーティングルームに入ることができ、定刻通りの会議開始/運営をすることができました。

④発表中もメイン司会は常に待機

音声・映像の乱れが発生する可能性があるオンライン会議。発表者側からみると、問題なく進行しているように見えても、音声・映像が乱れていることもあります。そんな時のサポート役として、メイン司会が常に待機・フォローすることで、スムーズな会の進行が行えました。突然の回線切断による離席や音声の乱れなど、随時フォローできる司会がいると、発表者も参加者も安心できますよね♪

司会者は発表者とは別のインターネット回線を利用する様にしておけば一層安心ですし、更に別回線のサブ司会者を設定しておけば怖い者なしです!

■後悔。。。会議トラブルの傾向と対策

想定はしていたものの、やっぱり発生したトラブル。。今後オンライン会議を実施する予定の方は、ぜひご参考に。。

①不快なハウリング音

参加者のみなさんにはマイクOFFをお願いしていたのですが、発表者と発表者の交代タイミングでミュートを解除した時にハウリング音が発生 。

ハウリングの原因は、マイクから入った音声がスピーカーで再生されて、その再生された音声をマイクが拾うことだそうです。近くで同じ会議に参加している人がいたり、複数端末でアクセスしマイクをONにしていると発生しやすいので、できれだけ近くに他の参加者さんがいない場所/単一端末で参加するのがおすすめだそうです。近くに他の参加者がいる場合は、発表者以外のマイクはミュートにして参加者さんはヘッドホンやイヤホンをして空間に音が漏れないようにすることでハウリングを防ぐことができるとのこと。

②発表者の音声が聞こえなくなる

原因は、発表者自身が誤って音声をミュートにしてしまったことでした。発表の際は、マイクON/OFFの確認を忘れずに!

③音声・映像の乱れ、突然のログオフ離席

音声が所々で聞こえなくなったり、映像が固まって音声だけが聞こえてきたり。。。原因はネットワーク不調でした。接続しているインターネット回線の速度が遅い場合やオンライン会議で使用するデータ量が大きくなってしまった場合、音声の途切れや遅延、映像の乱れが発生することがあるようです。

対策としては、「カメラ・マイクをオフにしてデータ量を減らす(全員)」「wifiで接続している場合は有線で接続してみる(発表者)」「バックグラウンドで使用しているアプリケーションを閉じる(発表者)」「ブラウザで他のページを開かない」などが挙げられます。

また、「インターネット回線の速度」「使用データ量の大きさ」も原因となることがあります。今回、東京本社では出社していた社員が会議室に集まり、全員が同じWiFiで接続したのですが、回線が落ちてしまいました。。。

■大規模オンライン会議で見えたコト

TOPGATEでも大規模オンライン会議は初めての試みでしたが、大きなトラブルもなく全社会を実施することができました★

一方、発表者からは「参加者の顔が見えないためどの程度理解したのかが見えにくい」「無反応な中プレゼンをしなくてはならないので寂しさがある」などの声も。。。

参加している側としては、しっかりと聞いているつもりでも相手には表情が見えていないので、積極的なコメントをすることが、よりアクティブなミーティングにするためには必要なことだと感じました。発言者側も参加者に質問を投げかけたり、理解度のレベルを質問したりなど意図的にコメントを促せば、相互に安心して発言することができるかと思います♪

ブログをご覧になられたみなさんも、ぜひGoogle Meet(旧ハングアウトMeet)とGoogleスライドを活用してオンライン会議にチャレンジしてみてください!!

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