メルマガやニュースレター、みなさんはどのように管理していますか？

最近、メルマガで情報収集をしているんですが、いちいちメール画面から開く、という操作がちょっと億劫なんですよね。それに、後で読み返したくなることも結構あったりして、そのたびに検索してメール開かないといけない…。受信したメルマガが一覧になって表示されていたら、内容もざっと把握しやすいし便利だなぁと思っていました。

そこで、Zapierという自動化ツールを使って、受信したメルマガの内容を自動でNotionのテーブルに入力させるようにしました。これだと、タイトル・本文がテーブルに展開されるので、ひとめで内容を把握することができます。さらに、自動入力の際にタグをつけておくと、フィルターで並び替えができるので、管理もしやすくなります！

今回は、Zapierを使って、簡単に受信したメールをNotionのテーブルに自動で入力する方法をご紹介します。

※こちらの記事はKiyo個人noteの転載です。

今回のゴール

指定しておいた件名や送信元のメールを受信したら、自動でNotionのテーブルに入力されるようにします。これにより、メーラーを開かなくても、Notionのテーブルを見るだけで受信したメルマガの内容を見ることができます。一覧でメールを見ることが出来るので、過去の内容も見やすくなりますよ。

Notionの設定

1. テーブルの作成

まずはメルマガが入力されるテーブルを作成します。題名や受信日、内容など、入力したい行を追加していきます。複数のメルマガをひとつのテーブルに集約したいので、Selectでメルマガのタイトルが選択できるようにしておきます。

2. 権限の設定

次に、このNotionのテーブルにZapierがアクセスできるよう設定します。右上の「・・・」からAdd connectionsを選び、Zapierを選択しましょう。

さらにNotionの設定画面からも操作が必要です。My connectionを開き、ConnectionsにあるZapierのメニュー「・・・」から1で作成したテーブル名にチェック入れておきます。

Zapierの設定

1. Make a Zap

Notion側の設定が終わったら、Zapier側の設定です。Zapierのトップページにある「Make a Zap」から下記のように設定し、Try it をクリックします。

Connect this app：Gmail ＋ with this one!: Notion※GmailからNotionへWhen this happen: New Email Matching Search → then do this!: Create Database Item※特定のメールを受け取ったら、Notionのテーブルに値を入れる

2. Triggerの設定

Notionのテーブルに入れるメールの条件を設定します。

1. Choose accountで受信メールのアカウントで接続2. Set up triggerでメルマガの送信元を指定 from:XXX@XX ※件名やラベルでも指定できます。指定方法は＜こちら＞3. Test triggerでテスト

3. Actionの設定

Notionのテーブルに入れるメルマガの値を設定をします。

1. Choose accountでNotionのアカウントで接続2. Set up actionのDatabaseの欄で、Notionのテーブル名を選択。※もしここでNotionのテーブルが選択肢に出てこない場合は、ZapierとNotionの接続がうまく行っていないことが考えられます。Choose accountやNotionの設定を見直してみましょう。

3. おなじくSet up actionで、TitleにはSubject、DateにはメールのDate、SelectにはNotionで作成したタグ、ContentsにはBody Plainといったように、ひとつずつどのカラムにどの値を入力するか指定していきます。

Continueをクリックし、テストで成功したら完成です！Transfer existing dataをすると、今までのメルマガもNotionに移行できます。（ただし無料プランだと50ブロックまで）

入力の確認

Zapierの設定が完了してTestも行ったら、Notionのテーブルを見てみましょう。

ちゃんと過去のメルマガが移行されていました！配信日には指定したメールが入力されるはずです。

ただし、ひとつ課題があります。Notionのテーブルには文字数制限があり、長いメールだとすべて入力されないのです。そのため、自分はメールのURLもテーブルに入力するようにし、続きを読みたい場合はそのリンクから本文を読めるようにしています。本当はすべてテーブルに入力されているといいのですが…。もっと良い解決方法がないか探しています。

さて、今回はZapierでGmailとNotionをつないで、メールが自動で入力されるようにしました。Zapierはいろんな自動化ができるので、また良い方法を見つけたらご紹介しますね！