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効率化のプロ集団がこっそり教える 本当に使えるITツールはどれ?

こんにちは!sweeep株式会社で広報・採用を担当している清川です。弊社は創業以来、経理業務の効率化の支援を行ってきました。メイン事業は、請求書処理の自動化を行うAI製品の開発と提供です。

そういった背景もあり、代表以下社員全員が「効率化好き」の集まりといっても過言ではありません。みんな、ちょっとでも繰り返しの作業があると「ここ、ひとつの作業で完結できないかな?」と考えるクセがあります。

そこで、普段社員がどういうツールを使って作業を効率化させているのか、調査してみました!全社員を対象としたのでエンジニアが使うものからコーポレートが使うものまで、いろんなツールが出てきました。利用シーンごとに分けてご紹介しますので、日々のお仕事に役立ててみてくださいね!

1.利用シーンはPCを使っている時ずっと!全作業が対象となる「総合的な効率化ツール」

・Alfred(用途:アプリランチャー、ファイル検索など)


▼推薦者からのオススメポイント
ファイル検索、GUIからのスクリプト操作、Webのブックマーク、ランチャー、画面分割 全て一つのアプリで完結する点。自分で作成したカスタムのシェルとOSの機能を組み合わせて簡易アプリケーションを作成できる点。

Mac標準のSpotlightのような見た目のAlfred。機能も少し似ていて、アプリを検索すると予測変換して起動してくれます。でもAlfredがすごいのは、ファイルをSpotlightよりも詳細な条件で検索してくれたり、自分が登録しているブックマークから検索してくれたり、システムの操作をしてくれたり、ありとあらゆるものをこれ1つで完結できるようになること。今まで2ステップ、3ステップでしていたことが、Alfredでなら1ステップでおしまい。最強!機能がたくさんありすぎて説明しきれないので、まずは入れて使いこなして実感を。


・Google IMEの単語登録機能(用途:単語の変換)

OS純正の日本語入力システムを使うのではなく「Google日本語入力」をインストールして使っている人も多いですよね。ならば、単語登録機能はどうでしょう?この機能を使えば、よく使う単語の変換がとても楽に行えます。(例えば「よろ」と打てば「よろしくお願いします」と変換するように登録しておくなど)

意外と見落としがちなこの機能、しかし毎日使うだけに効果は絶大です!


・Spectacle(用途:画面の分割)

「これは本当に本当にオススメ!」と推薦者が太鼓判を押す、特定のショートカットキーを設定すれば簡単に画面の分割ができちゃう優秀ツール。しかも無料!!ウィンドウの形状変更、サイズ変更、並べ替えを、設定したキーで一発で行えます。


・Magnet(用途:画面の分割)

上記のSpectacleと機能が似ていますが、こちらはAppleStoreで販売されている有料ツール。Spectacleは無料で使用できますが、今後OSアップデートで使えない可能性もあることが一部で指摘されていました。不安な方は最初からMagnetを選択するのもありですよね。

2.最新の情報を効率よく収集するならコレ。

・DeepL翻訳

▼推薦者からのオススメポイント

自然な日本語に訳してくれる。翻訳スピードが速い。外資系で働く夫もおススメしています。フランス語やイタリア語など英語以外でも精度は高いと言っていました。

複数のメンバーがおすすめしていたのは、こちらの「世界一高精度な翻訳」と謳うDeepL翻訳。最新の情報を知ろうとしたり、最良のツールを使おうとすると日本語訳がされていないことはしばしばありますよね。DeepLは、Google翻訳よりも精度が高く、微妙なニュアンスのある翻訳ができると評判のようです。


・Feedly(用途:興味ある記事の最新をまずは把握)

自分が興味のある最新の記事をザーッと見て把握する、という行為に優れているのはRSSリーダー。その中でもシンプルで使い勝手がいいのはFeedlyです。推薦者からのオススメの使い方は、記事の全体の把握をFeedlyで行い、じっくり読みたいものが見つかったら下記(↓)のInstapaperで見る、という方法です!


・Instapaper(用途:あとで記事をじっくり読むのに)

推薦者は「とにかくシンプルだからお気に入り」とのこと。Instapaperはテキストと画像だけというミニマルな状態で情報を集めておけるので、あとでその記事だけをじっくり読むのに適しているようですね。オフラインでも使えるので移動中にも読めて便利!

3.面倒な手続きが不要に!バックオフィス担当者にお役立ち。

・Graffer(用途:証明書のオンライン発行)

「登記簿謄本や印鑑証明書が必要な時に、法務局に行かなくても書類をゲットできる」と推薦されたのはこちら。スマホひとつで行政手続きが完結するというすごいサービス!数々の自治体が導入しており実績も充分。手軽なだけでなく、セキュリティ面も安心です。


▼推薦者からのオススメポイント

定款や役員変更をしたい時など、司法書士とのやり取り不要で面倒な書類の更新をお手軽に生成できる。

他にも会社の設立や本店移転、代表の住所変更など、今までなら専門家が作成していた書類をガイドに沿って入力するだけで素早く作れるようになるようですよ。これは、バックオフィス担当者にとっては嬉しいですねー!


・freee申告(用途:決算申告)

▼推薦者からのオススメポイント

税理士に頼むか、手書きで頑張らないといけない決算申告書を会計freeeから作成でき、手動で入力する手間が9割減。

手間が9割削減ってすごい!!freee会計と申告が連携しているので、わざわざデータを出力する必要がなく必要書類が自動で判定されます。freeeさんが起こした改革は、本当に画期的ですね!

4.Macでコマンド入力するならまずはこれ!

・iTerm(用途:コマンド入力)

▼推薦者からのオススメポイント

分割や切り替えが デフォルトの ターミナルに比べて簡単。

システム環境設定ではできないような、少し高度な設定をしたい場合にMacでは「ターミナル」を使用します。しかし、初めからインストールされているターミナルよりも機能が豊富で人気なのが、Mac専用コマンドラインツール「iTerm2」。画面分割や直接ファイルを開けるなどの便利な機能が揃っていることに加え、UI/UXが優れているのが人気のようですね。

さて、各メンバーが使用しているツールをザッとご紹介しました。リモートワークなので、誰がどのツールを使っているか全くわからなかったのですが、今回の調査で「こんな便利なツールがあるんだ!」と知ることができ、社内の人間にも有効な情報になりました。このページがみなさんのお仕事にも役立てることが出来たら嬉しいです!

自動化が好きな方、効率的に働くのが得意な方、いらっしゃいませんか?弊社は独自のAI製品で経理の業務を効率化し、世の中をガラッと変えていきます!ご興味があればぜひ「話を聞きに行きたい」ボタンを押してください。お待ちしております!

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