Notionでプロジェクトの進捗管理｜テーブルの作成と設定の方法とは？

弊社はNotionというツールを使い、情報共有やタスク管理をしています。その他、オウンドメディア「sweeep magazine」ではライターさんの記事進捗管理もNotionで行っています。その理由は使いやすさに加えて業務が大幅に効率化できること。

前回に続き、今回はNotionで実際にどう記事の管理をしているのかという具体例を示しながらテーブルの作成や列の設定の方法をお伝えしていきます。日々の効率化にどうぞ役立ててみてくださいね！

（※本記事はsweeep magazineにも掲載しております）

１．Notionで進捗管理の表（テーブル）を作成する

まずは進捗管理を行う表の作成から行いましょう。この場合、新規にNotionで表（テーブル）を作成する方法と、既存の表をインストールする方法の２パターンがあります。

新規に表（テーブル）を作成する方法

テーブルを作成したい箇所で＋ボタンを押すと空白のUntitledのページが表示されます。

ここから「DATABASE」の「Table」を選択。

すでに２列入った表が作成されるので、左上の「Untitled」には表の名前をつけます。
例えば、記事管理表などです。

列名をクリックすると列の名前が編集できます。

さらに列を増やしたい場合は＋ボタンを押しましょう。

＋ボタンを押すと、列名（Column）の名前を変更できる他、列のプロパティを設定できます。

例えば文字を入力するのであればText、数字であればNumber、日付であればDateを選びます。
詳しくは後述の「２．表（テーブル）の列（カラム）のプロパティの設定を変更する」で解説します。

既存の表（テーブル）をインストールする方法

すでに既存の表で管理していてNotionに移行したいという場合は、いちから作成するよりもインストールするほうが効率的ですね。

エクセルやスプレッドシートをCSVに変換しておけば簡単にインストールが可能です。

新規の表を作成する方法と同様に、テーブルを作成したい箇所で＋ボタンを押すと空白のUntitledのページが表示されるので、ここから「Import」を選択します。

次に、CSVを選択し、インストールしたいCSVを選ぶだけ。

sweeep magazineの記事管理表はもともとライターさんごとに作成していたGoogleスプレッドシートで管理していたため、すべてのライターさんの記事管理表をひとつにまとめた上で、CSVに変換しインストールしました。

列が崩れるなどのエラーもなく、記事NO・タイトル・ターゲット・キーワード・参考サイト・文字数・初稿希望提出日・ステータス・執筆者・記事URL・記事公開日など、スプレッドシートのインストールが出来ました。

２．表（テーブル）の列（カラム）のプロパティの設定を変更する

テーブルの作成ができたら、次は列（カラム）のプロパティの設定が必要です。エクセルやスプレッドシートの「書式」と同じイメージです。この設定を行うことで、メンバーへの通知が有効になるほか、適切な値が入力しやすくなります。

列の基本的なプロパティ一は、Text（文字）・Number（数字）・Select（設定した候補から１つのみ選択）・Multi-select（設定した候補から複数選択可能）・Date（日付）・Person（メンバー）・Files & media（ファイルやメディア）・Checkbox（チェックボックス）・URL・Email・Phoneなどの他、関数を使うこともできます。

ここでは、プロパティのうち、「Select」、「Multi-select」、「Date」、「Person」の説明をしていきます。