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Notionでプロジェクトの進捗管理をする方法|メリットの解説

サイト記事の進捗管理などのような、複数メンバーが関わるプロジェクト管理はNotionで簡単に行えます。

何を隠そう、弊社が運営しているオウンドメディア「sweeep magazine」ではライターさんの記事進捗管理をNotionで行っています。以前はスプレッドシートで進捗管理をしていましたが、Notionに切り替えたことで時間と手間が減り、作業は随分と効率化されました!

今回は、Notionで実際にどう記事の管理をしているのかをお伝えしていきます。記事管理だけでなくプロジェクトの進捗管理にも活用できるので、ぜひ参考にしてみてください。

(※本記事はsweeep magazineにも掲載しております)

Notionで進捗管理をするメリット

Notionでの進捗管理で感じたメリットは下記の3点です。

1.複数人の進捗管理が容易になる

Notionのテーブルは基本的にはスプレッドシートとあまり変わりません。自動保存してくれるし、変更履歴も残りますし、一部ですが関数も使えます。

ただNotionで管理することにおいての一番の違いは列に担当者(Person)が設定でき、行の追加や変更をするとその担当者に自動で通知をしてくれるところです。

下記が進捗管理に使用している実際の記事管理表です。執筆者という欄が、Personに設定した列です。

例えば、新しく依頼したい記事を行に追加し、執筆者の欄で執筆してほしいライターさんを追加すれば、Notionがそのライターさんに通知してくれます。(各々で通知OFFに設定変更も可能。その場合はNotionのUpdateというメニューを見て、変更箇所を確認します。)

今までその都度Slackでライターさんに新記事の依頼や修正のお願いを送っていましたし、ライターさんからも執筆完了の連絡をSlackで頂いていましたが、Notion上でステータスを変更すれば自動で通知されるため「執筆しました。ご確認ください!」「ありがとうございます。ここ修正してください!」のようなやり取りがなくなりました。

連絡をしなくてもNotionのステータスが変わっていたら次の作業に移ればいいというのは、お互い時間と手間の節約になりますよね。


2.テーブル形式やボード形式など、6種類の表示方法がある

これもスプレッドシートにはない機能ですが、Notionなら見せ方を用途に応じて変更することができます。

例えば、1の表示方法はテーブル形式。同じ表をボード形式に変えるとこんな感じ↓です。

ボード形式で表示することで、それぞれどのステータスにどれぐらいの記事がたまっているのか一目瞭然になりますし、記事の執筆が終われば項目をドラッグして執筆完了のステータスにドロップすれば良く、ステータスの更新が簡単です。

ボード形式以外にも、クリックひとつでタイムライン形式やカレンダー形式など、全部で6種類の見せ方に簡単に変更できます。

このように、全体の記事の内容を見たい場合はテーブルで表示し、進捗状況に絞って見たい場合はボードで表示するなど、用途に合わせて表示方法を変えています


3.個々のメンバー専用のページが作成できる

メリットと感じた3点目は、メンバー専用のページが作成出来る点です。スプレッドシートでしたらメンバーごとにシートを分けるのかもしれませんが、Notionですともっと見やすく設計できます。

下記のようにライターさんごとのページを作成し、それぞれのページではライターさんごとにフィルタリングされた表が表示されるようにしています。

大元の表を参照しているので、各自のページで表に変更を加えると、元の表でも同じ変更が反映されます。複数のメンバーが関わっていると自分のタスクを探すのが難しくなりますが、これでしたら自分だけのタスクが表示されているので、わかりやすいですよね。

また、個々のページを作成しておくことで、他のメンバーの情報を誤って変更してしまうリスクも減ります。

Notionに切り替えたことで可能になったこと

Notionに切り替えたことで可能になったことをあげると、下記になります。正直言うと、利点しかありません!

  • ひとつの画面で複数のライターさんの記事管理ができるようになった
  • ボード形式で表示できるため、執筆中から執筆完了など、ステータスの変更がしやすくなった
  • 変更を加えると通知されるため別のツールでのやり取りが不要になった
  • ライターさん専用のページがあるため、個々の進捗管理も管理しやすくなった
  • 絵文字を使用できるので、管理表を更新するのにモチベーションがあがった

以前の管理方法:スプレッドシートでの管理+Slackでやり取りだと、時間と手間がかかっていた。


現在の管理方法:NotionはUXが良く、Notionのみで管理できるため効率的になった。

まとめ

おそらく、紹介した機能は他のツール(TrelloやAsanaなど)でもあるかもしれません。しかし使い比べてみると、Notionのほうがシンプルな見た目とは裏腹に出来ることは多く、汎用性が高いような気がします。

タスク管理だけにフォーカスせず、情報共有という側面も入れるならNotionは試してみる価値が大アリです。

さて、次回は実際に記事管理表の設定をどのように行っているか、より具体的な手順を含めて解説していきます!

▼ 弊社内でのNotionの活用の記事もぜひご覧ください。

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