全社員、フルリモートという働き方を選択しているオートメーションラボ。社員のコミュニケーションをサポートするツールをいくつか使用していますが、下記のように使い分けをしています。

コミュニケーション：　Slack
ストレージ：　　　　　Google Drive
情報、タスク管理：　　Notion

今回は、今年から使い始めた「Notion」を、どう活用しているか？ご紹介していきます！

※こちらは弊社オウンドメディアであるsweeep magazineからの転載です。

Notionとは？

Notionとは「オール・イン・ワン」を掲げているツール。その言葉通り、メモ・タスク・ナレッジ・データベースなど、ありとあらゆるものをひとつのツールで管理できます。

特徴は下記の３つ
・階層化：　階層化した入れ子状態なので、情報が見やすいし、見つけやすい
・管理形式が多様：　Trelloのような看板形式やテーブル形式など、様々な形式で管理
・チームでも個人でも使える：　公開範囲が設定できるからパーソナルな情報も管理できる

使い方１：情報は組織ごとにワークスペースを分けて管理

まずは特徴の１つめでもある「階層化」。弊社では、Slack同様、ワークスペースを組織ごとに分けて情報を管理しています。
アイコンをそれぞれ設定できるのも楽しいところ。（アイコンがあるだけで、なんだか楽しくなりませんか？）

組織コードの▼をクリックすると、階層化されたページの見出しが表示されます。

親ページでは掲載情報を２分類に分ける

さらに、各組織ページのトップ（親ページ）では、掲載する情報をCommunicationとDocumentに分けています。

例えば、タスク管理やミーティングの議事録などチームで行う作業はCommunication、単なる情報の共有であればDocumentなど。
これで情報が整理されて、分かりやすくなります。

使い方２：タスク管理はテーブル形式。設定項目はシンプルに。

タスク管理はテーブル形式で管理しています。設定している項目は下記の通り。

完了チェック　・　完了報告チェック　・　作成日　・　完了予定　・　担当者　・　タスク

ミーティングの際に、この画面を共有して、進捗をチェックしています。完了報告にチェックを入れると、自動的にこのテーブルからは消えてアーカイブされるため、常に最新のタスクが管理できます。

使い方３：通知の設定で、２重連絡と見逃しを防ぐ！

ページの変更があると自動的に、Notion上部にあるのAll Updatesに概要が入力されます。

また、担当者欄で自分の名前が入力されると通知がきます。これでいちいち「タスクに入れました」などと、Slackで案内しなくても済みます！

外出先でも見逃しを防ぐために、携帯にもアプリをインストールしておきます。

使い方４：社外向けにもNotionを活用

公開範囲も設定できるので、チーム内だけの情報にとどめたり、逆に社外向けに公開することも可能です。

弊社では商品紹介の画像やロゴをNotionの１ページにまとめ、社外に公開しています。

使い方（番外編１）：パーソナル空間では看板形式でタスク管理

ここからは個人的な使い方のご紹介です。

NotionにはPersonalというスペースも用意されており、ここは非公開の個人だけのページとなっています。

自分自身の使い方としては、会社のタスク管理で落とされた仕事をさらに細分化した状態にしてタスク管理しています。見るのは自分だけなので、分かりやすく「Todo」「Doing」「Done」の看板形式で作成しています。

タスクが終わった後にぽいっとDoneに入れる瞬間がたまりません！

使い方（番外編２）：Notion Web Clipperで欲しい情報を簡単にデータベース化

Evernoteなどのメモアプリ同様、Web Clipperの機能がNotionでもあります。

Chromeの拡張機能でNotion Web Clipperを入れると、ショートカットキーひとつで気になったウェブページをNotionに追加することが可能。

私の使い方としては、参考ページリストというテーブル形式のページを作成し、そこに気になったウェブをどんどん放り込んでいます。

タグもつけられるし、管理しやすいです！

まとめ

さてさて、今回は機能面のご紹介はせずどう使用しているかに的を絞ってNotionを解説しました。実際に使用してみないとなかなか分かりにくいですが、慣れれば本当に使いやすいので、迷ったらまず個人で無料プランに入ってみてもいいかもしれません！

今までは英語版だけでしたが、2021年度中には日本語対応するみたいですね。下記参照↓

https://signal.diamond.jp/articles/-/420

早いペースで機能アップデートもありますし、これからも楽しみなツールです。以上、弊社が使用しているツールのご紹介でした！