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【TIPS紹介】生産性向上への第一歩~まず業務を徹底管理せよ~

こんにちは、ネットプロテクションズでインターンをしている倉光です!
突然ですが、皆さんは仕事をしていて、「早く仕事を終わらせたいけど、なかなか終わらない……」「後回しにしていて気づいたら納期が迫っている仕事が沢山ある……」というような状況になったことはありませんか?

僕の場合、特定の1つの業務のみだとなんとかこなすことはできても、マルチタスクになった途端に対応ができずに焦って、先述のようなことが起こってしまいます。結果的に一緒に仕事をする部署の方に迷惑をかけてしまうことが多く、悩んでいます。

そこで、NPで効率化を極め、生産性の権化として崇められている澤田さんに相談してみました。

澤田智希(左
2016年にネットプロテクションズに新卒入社。効率化を極めた結果、日経ビジネスアソシエにも「タスク漏れ知らずの澤田」として紹介されるほどに。なお、若くして1児の父だが、家庭内のタスクは効率的に管理できていないらしい。
倉光悠斗(右)
本文の著者。週に2回はミッキーマウスがデザインされた服を着る、東京理科大学4年生のインターン。なお、ディズニーが好きではないにもかかわらずミッキーを買う理由は、嫌われず無難で選ぶ手間を省ける、つまり「効率的だから」

倉光
効率的に仕事をしたいんですけど、どうしたらよいかわからくて困っています。仕事の仕方は下手だなぁと感じているんですけど……。澤田さん、生産性向上の方法を教えてください。よろしくお願いいたします!

澤田 
オッケー。まずは倉光が持っている業務を整理することから始めようか。どのくらい業務を持っているかを把握できないと整理ができないから、今どんな業務を持っているか教えてもらえる?

倉光
はい!いま僕が持っている業務は「採用PR」と「後払いのナーチャリングメール」の2つです。具体的な作業をお伝えすると、「採用PR」はWantedlyに掲載する記事の企画や執筆です。「後払いのナーチャリングメール」は後払いサービスの非加盟店様にメールを送り、加盟をしてもらうための施策としてメール文面の作成、配信設定、配信後の効果測定やレポート作りをしています。

澤田
持っている業務は洗い出せたね。聞いている限り、業務同士の繋がりが上手くつかめていない気がする。これらの業務の構造を整理してみようか。やることの順序が分かっていないと効率的に仕事はできないからね。

倉光
確かにそうですね…。「採用PR」は記事企画をメンバー全員で考えます。取材等を終えたのち、自分が担当する企画の執筆を行います。書き上げた後、原稿を社員さんに壁打ちし確認していただきます。そこから修正したのち、取材をした方に確認を取り、最終チェックを終えてから僕の業務は完了になります。

澤田
あくまで原稿文面を完成させるところまでが倉光の担当ということだね。「後払いのナーチャリングメール」はどう?

倉光
既にコンテンツがいくつかあるので、コンテンツ内容に基づいてメール文面を作成します。今は16本のメールを、2組に分けて作っていますね。その後、作ったメールの内容を社員の方にチェックしていただき、修正を経て配信設定をします。配信設定のチェックを受けてメールを配信した後は、結果をレポートにまとめ、次のメールの改善をしていくという流れです。


★業務効率化のPOINT① 業務の構造整理を行う


澤田
これで現在倉光が持っている業務の構造を把握することはできたね。

次にそれらの業務を最大15分程で完了する小さいタスクに分けよう。この理由は2つある。1つ目は、着手ハードルを下げるため。細分化できていない状態だと、1時間程度の単位で「この仕事をする」と設定しまい、想像以上に時間がかかったり、大変だから...と後回しにしてしまったりする。こういうときは実は、何をすべきかまでは把握できていない状態なので、タスクとは言えないね。

2つ目は、想定よりも時間がかかった場合でも、取り返しが付きやすいから。例えば、想定の2倍の時間がかかった場合2時間のタスクだと4時間になるよね。でも、15分の設定だと30分で済む。そうするとタスクが1つ終わったタイミングで一日のスケジュールを再構築できる。計画に狂いが生じにくい状況をつくることができるんだ。

だから、タスクの細分化はという作業は、わざわざ時間をとってでもやるべきことだ思うよ。


★業務効率化のPOINT② 可視化した仕事を最大15分のタスクに細分化する


澤田
業務の可視化や細分化、一緒にしてみてどう思った?

倉光
ステップが明確化しましたね。これまでは構造をしっかりと把握できていなかったので、着手する順番が決めにくく、行き当たりばったりで業務をしていました。今回の整理と細分化でどこから始めるかが定めやすくなった印象です。

澤田
今回はホワイトボードを使って説明したけど、できる限りデジタルツールを使って可視化することをオススメするよ。単純に見やすく編集しやすいというのもあるけど、何より先輩やメンバーに共有するのも容易になるよね。自分がどんな業務を持っていて、いつどのタスクをこなす予定なのか。そして新たに業務を請け負う余裕がどれくらいあるのかを周囲にも知ってもらうことはとても重要なこと。

NPでは主にTodoistというツールを使用しているので、社内で共通のツールを使うと、共有もより便利になるね。

倉光
確かに、簡単にアクセスできる場所で自分の状況が可視化されていると、相談するときも理解していただきやすそうですね。そういえば、澤田さんはどうしてこんなにタスク管理を徹底されているんですか?

澤田
タスク管理を徹底する理由は、一度それらのタスク忘れるためなんだよね。やるべきタスクがいくつかあったとしても、目の前でやれることは一つだからその仕事に集中しなければならない。どんなに集中していても、タスク管理ツールを見ればタスクを思い出すことができるよね。

倉光
なるほど。他の仕事が気がかりでなかなか身が入らないということがあったんですが、それも解消されそうです!

澤田
じゃあ次にそのタスクの実行予定日と、最終的な納期を可視化しよう。実行予定日を決めることで仕事のスケジュールを組むことができるし、仮にその日にキャパオーバーをしてしまったり、急な業務が発生した際には、どのタスクを優先的に消化すべきか、またどのタスクを翌日以降にずらせるのかを判断する材料になるからね。

実際に、先程紹介したTodoistを使ってやってみよう。Todoistには「予定日」という項目があるんだけど、ここにはタスクを実行予定日を入力してみよう。そうすれば入力した当日に、Todoistを立ち上げた際に表示される『今日のTodo』というページに表記されるため、前日までそのタスクのことを忘れられるようになる。

ここで大事なのは納期もしっかり入力しておくこと。納期が10日ならば『by 10日 』と納期が分かるように記入していく。


倉光 
なるほど!納期が記載してあれば各タスクの緊急度が分かって、どのタスクは後回しにできるのか判断しやすいですね。確かに、ここまでの話でしっかりと業務が進められる気がしてきました……!

澤田
じゃあ次は、今日のTodo部分を見てみようか。実際に今日しなければいけないタスクが書かれているよ。


倉光
あれ?今日やるべきことってこれだけなんですね……。他の業務も前倒しで着手できる気がしますし、そうすれば、空いたリソースで新しいチャレンジができますね!


★業務効率化のPOINT③ 細分化したタスクに納期を記載する


倉光
最後に、急な仕事の依頼が入ってきた場合の対処方法も併せて教えてください。焦ってそれらの仕事に対応した結果、元々やるべきだった業務が終わらないということがよくあるんです……。

澤田
なるほどね。そのようなときに大事なのは、焦って業務の全容もつかめない状態では、すぐに取りかからないことかな。

まずは、先程までと同様にタスク分解してみると良い。もちろん発生業務の緊急度が高いならばすぐに対応する必要があるけど、タスク分解してみると本当に急ぎな部分は30分くらいで済むかもしれない。だとすると、その日にやろうと思っていた緊急度の低いタスクを2本翌日に後ろ倒しにすればよいので、計画への影響は少ないね。

多くの人は急に依頼されると、急いで処理しなきゃと思って焦ってしまい、とりあえず着手してしまう。結果的に進めるべき他の仕事もできず、「急な仕事があったんで」という言い訳をしてしまうんだ。

倉光
経験があります……。

澤田
みんな通る道だからね。一方で、依頼された業務をそのまま後回しにするのも良くないよ。後回しにしてしまった仕事は、依頼内容を忘れることも起こりやすい。確認できずに間違ったことをしたり、依頼内容を確認するための時間が必要だったり、無駄なコストがかかるんだよね。

整理のときには、業務で必要な資料は先に集めて、すぐにアクセスできるように準備しておこう。そうすると、タスクを実行するハードルがとても下がるので、余裕があるときにそういう事もやっておくと良いと思うよ。


★業務効率化のPOINT④ 急な依頼も冷静にタスク分解


澤田
今回は、タスク分解と管理の方法を伝授したけど、活かせそうかな?

倉光
教えて頂くまでは、生産性の向上ってふわっとしてたんですけどやり方が明確になりました。明日からは、効率的に業務をこなせるようになるので、早く帰れそうです!

いかがでしたか?

それぞれの生産性向上のポイントは、地味で当たり前のことのように感じるかもしれません。でも意外とやれている人は少ないものです。とても効率的に仕事を進められるので、ぜひ実践してみてください。

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