こんにちは。LAPRASで経理や労務などのバックオフィス業務を担当しています、山田です。
LAPRASには2018年の12月にジョインしました。

バックオフィスの業務って、大切だけれど時間がかかることや細かい作業がたくさんあります。
たとえば経費精算のための細かいお金のやりとり、契約書などの紙の印刷・製本、営業電話の取次。

LAPRASではバックオフィスの業務を圧迫することの多いこれら3つのモノを見直し、思い切って会社からなくすことにしました。

具体的には、以下のようなことを進めています。

バックオフィスからなくした3つのモノ

キャッシュレス

もともと会社に小口現金を置いていて勉強会の経費などは小口で精算対応していたのですが、高額な立替なども発生していないので思い切って「小口現金を廃止しよう！」ということですべて口座に預け入れ、立替経費はすべてfreeeの精算機能で対応してもらうことにしました。
口座からの引き出しも毎週・毎月現金実査をする手間もなくなり、帳簿と実際有高がずれるかもという心配もなくなりました（そもそもずれてはいませんでしたが、心理的に）。

ペーパーレス

請求書はfreee、契約書などはほぼクラウドサインに移行して紙を減らしています。保管の点などもありやはり完全に紙がなくなるわけではないのですが、作業自体はほとんどオンラインで完結できるようになっています。
特に請求書に関してはfreeeのファイルボックス機能がとても便利で、今まで紙でもらっていたり別のツールで送ってもらっていた請求書を営業の担当者に直接アップロードしてもらってそのまま計上することができるようになりました。
また、株主総会の委任状も了承を得てクラウドサインで送ることにして、回収コストが格段に減りました。これは、わたしたちだけでなく株主も楽になったのでは？なんて思っています。

電話レス

fondeskという、電話の一次受けと内容などをSlackで通知してくれるサービスを使用し始め、営業の電話で業務が中断されることがなくなりました。急ぎでない電話であれば仕事のきりの良い時にかけなおしたり、メールなど別の手段で連絡をとることもあります。
ところで、LAPRASではホラクラシーという組織体系をとっています。fondesk導入の際には「こんなのあるらしいよー」という情報を受け取ってから30分後にはもう使用を開始していました。ジョインしたばかりのわたしにはこの導入までのスピードは驚きで、それぞれのロールで素早い意思決定が可能なこの体制に感銘を受けました。

Slackと連携し、対応が必要な電話と営業電話がひと目でわかるようにしています。

効率化の背景

なぜこんなに効率化を進めているかというと、2つの理由があります。

ひとつはもともと効率的に業務を進めることが好きな人たちが集まっているため。事務作業をテクノロジーで解決し、人でないとできない新しい価値を生み出すことに時間を使おうという姿勢からです。

もうひとつの理由は、夫の海外転勤のためわたしが日本を離れることになってしまったことです。海外転勤が決まりましたと報告した時、一度はLAPRASを離れることが決まったものの、@mikupacchoの「海外に行くからってなんで仕事を辞めなきゃならないの？」という疑問から、リモートで業務を続ける方向に転換することになりました。フルリモートでもこれまでと同じ成果が出せるようにと改善していった結果、今回紹介したように3つのモノを無くすことになりました。

LEANに実行する－ これはLAPRASのvalueのひとつです。LAPRASは、何か新しいことをやる時に、やる前にそれを否定しません。やってみて、問題があったらLEANに修正していけば良いという考え方で、常に新しいことにチャレンジしています。

今回の海外フルリモートも今まで社内にはなかった新しい試みですが、「いいねやってみよう！せっかく入社した人に続けてもらうために会社が変わる部分があってもよいのでは」と言ってもらえたので、だったらわたしもできることをとことんやってやろう！と冒頭のオンライン化やその他の連携などを強化していきました。
もっと良くすることができるはず、という思いを持って日々情報を探しそれを発信していれば、他サークルのメンバーから教えてもらったfondeskのように思いがけずいいサービスや機能に出会えることもあります。

最後に

バックオフィス業務の効率化は、「もっとどうにかできそうだけど優先度は低いし今じゃなくてもいいかな……」と後回しになりがちなのですが、今回3つのものを無くしたことは、バックオフィスの効率化を促進するきっかけになり、やってみてよかったと改めて思っています。

とはいえ、フルタイム・フルリモートで働くことはやはり難しく、物理的にもやっぱりリモートではできないだろうなあということもまだまだあります。はじめはコミュニケーションをとりながらできるところを担当する、という形になりそうです。

それでも、新しい一歩を踏み出したわたしたちはそこからもっとレベルアップしていけると思っています。