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自治体業務を支える予約システム『RESERVA』|CONTROL TECHNOLOGY

当社が開発・提供する『RESERVA』は予約受付→決済→顧客管理→集客までを全て自動化、効率化する予約システムです。
個人事業主から大企業まで幅広い業種で利用されている『RESERVA』は、中央省庁や地方自治体にも導入されています。


中央省庁・地方自治体などの公的機関では、新型コロナウイルス感染症の影響により、外部からの利用者・来庁者を一部制限し、事前予約制、完全予約制、時間指定予約制を取り入れるところが増加しました。

それに伴い、予約システムの導入も拡大し、確定申告の手続きや自治体主催の各種セミナーなどの申し込みで利用されています。

予約システム『RESERVA』は、出社時の職員と住民(利用者)・来庁者による接触、混雑による密を防げるほか、各種手続きの待ち時間を解消することから、今後長期的な運用が定着しつつあります。

今や地方自治体の取り組みにおいて予約システムは無くてはならない存在になっているといっても過言ではないでしょう。

このストーリーでは、35都道府県240市区町村(2022年5月時点)で活用される『RESERVA』が、どのように自治体業務を支えているのか解説します。


1. 新型コロナウイルスワクチン接種予約

2021年から始まった新型コロナウイルスワクチン接種では、予約方法を巡って多くのニュースが報道されました。
自治体によっては予約サイトのシステム障害が発生し、混乱をきたしたところもあります。
当社では「新型コロナワクチン接種予約システム by RESERVA」を制作し、1回目と2回目の接種日の同時予約機能や接種日忘れを防止するリマインド機能など、スムーズにワクチン接種できる機能を整えることで、地方自治体などの負担を軽減しました。
3回目接種、4回目接種の予約システムとしても引き続き利用されています。

2. 来庁予約

住民票の写しを取得するためには、従来は直接来庁し、窓口で番号札を取って順番を待つ必要がありました。
予約システム『RESERVA』では、時間帯ごとの予約受付人数の上限を設定できるため、窓口の混雑緩和や待ち時間を短縮できます。
また、オンラインなので24時間受付可能かつ電話対応が必要ないため、住民・職員双方の時間を節約できます。

3. 公共施設貸出予約

多くの自治体では、公共施設の空き状況をインターネットで閲覧できます。
しかしながら、インターネットでは予約を受け付けておらず、窓口や電話のみで予約可能な場合があります。
この場合、実際の予約状況が施設のホームページ上に反映されるまでにタイムラグがあります。
予約システム『RESERVA』はオンラインで予約受付が可能なため、リアルタイムで予約状況が反映されます。
また、キャンセル待ち機能があるため、人気施設の予約がキャンセルされた際に一斉配信でキャンセル待ちの皆様にお知らせします。

4. 確定申告手続き予約

確定申告の締切前、税務署はとても混雑します。管轄の異なる市役所や区役所でも青色申告会と協力して申告相談を受け付けている場合があります。
確定申告の内容は複雑で人によって必要な項目が異なるため、一人あたりの相談時間は長くなります。
予約なしで確定申告の窓口に行くと長い時間待たされますが、予約システム『RESERVA』で時間ごとの来庁者数を管理することで混雑を緩和できます。


5. 各種セミナー申し込み

自治体では消費生活講座や子育てセミナーなどの各種セミナーを開催しています。
往復はがき、電話、メールなどの従来の申込方法では、自治体職員が台帳を作成して住民からの申し込みを管理する必要があります。
また、往復はがきで申し込んだ住民は、返信はがきが届くまで申し込みが完了したのかどうかがわかりません。
予約システム『RESERVA』を活用すれば、24時間いつでも申し込みをすることができます。
すぐに定員が埋まってしまう人気のセミナーも、キャンセル待ち機能を使えば、申し込みがキャンセルされた場合に一斉配信されます。


このほか、予約システム『RESERVA』は様々な場面で活躍しています

予約システム『RESERVA』は全国の自治体で急速に導入が進み、問い合わせを多く受けています。
既存の機能で対応できる部分と、そうでない部分については社内開発部門と適宜連携し、自治体が便利に利用してもらえる機能開発に惜しみません。

あなたも当社で「予約」の未来を創ってみませんか?

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