【裏側レポ】社員総会開催まで

初めまして、ノックノート人事部の阿部と申します。
前回の社員総会レポートに続き、今回は社員総会開催までの裏側をレポートいたします。（ぜひ「社員総会レポートー2022年12月篇ー」もあわせてご覧ください）

ノックノートでは、社員総会開催にあたり、まずは実行委員が各プロジェクトから選出されます。
選出方法は自薦や他薦など様々で、毎回メンバーが変わります。
面白いところは、経営陣から総会全体の予算だけをもらい、あとは全て自由です。
会場選び、企画、スケジュール作成、当日の進行まで全てを実行委員が担うため、企画の提案や発想、遂行力が試されますが（笑）、その分やりがいも大きいです。

今回の実行委員は私を含めて６名。
同じ会社に在籍しているものの、別のプロジェクトということもあり、今回初めて話すメンバーも多かったので、まずは自己紹介からスタートしました。

最初はぎごちなかった雰囲気も、ミーティングの回数を重ねる毎に距離が縮まり、徐々にお互いの性格や得意分野も分かってきて、自然と役割分担ができるまでになっていました。

総会当日までのタスクを少しだけご紹介します。

【会場下見】
総会でやりたいことが実現できる環境か？
セキュリティー面は問題がないか？
人数が十分に入るスペースはあるか？
コロナウイルスの感染予防対策はできているか？
また、懇親会では皆に美味しいご飯を食べてもらいたいので、音響機材や施設環境の他、食事メニューも細かくチェックしました。

会場が決まった後は・・・

【会場にてレイアウト確認と音響機材等のテスト】　
当日のレイアウトについて、お店の方と打ち合わせしたり、当日使用するパソコンやマイク等の機材テストに加え、今回リモートでの参加者もいたため、問題なく中継ができるか？実際に繋げてみて確認も行いました。

【オフィスにて通しのリハーサル】
最初から最後まで、進行台本に沿って本番通りの流れを実際やってみて、必要な動作の確認や台本修正などを行いました。

【総会で使用する備品の準備】
嬉しいことにメンバーが増え続けているので、初めて会うメンバーともコミュニケーションが取りやすいように名札を用意。
その他、当日スムーズに進行できるように、運営側の進行表やタイムテーブルも作成しました。

今回、実行委員として総会準備に関わらせていただいた中で、個人的に強く感じたのは、皆、業務以外でも本当に一生懸命。いいものを作ることに妥協せず、その時のベストを求めて主体的に動いていて、当社が大切にしているバリューの浸透を実感する場面が何度もありました。
また、総会までの準備過程で自然と信頼関係ができ、安心して自分の役割に集中できたり、誰かが困っている時のサポート力など、チームワークが素晴らしかったと振り返ります。

何より、総会終了後に社員から「お疲れさまでした！楽しかったです！」や「企画や演出が面白かった！」などの嬉しい言葉をいただき、楽しんでもらえた様子が伝わってきて実行委員一同、心から喜びました（泣）。
思い通りにいかなくて、大変なこともたくさんあったけど、やってよかった！と思えた瞬間でした。

実行委員メンバー