管理部　コーポレートソリューションユニット　リーダー　兼　スマート保安事業部　営業推進ユニット
渡辺 美優さん

―美優さん、今日はよろしくお願いします！まずは所属部署と業務内容を教えてください。

よろしくお願いします！
所属部門は管理部のコーポレートソリューションユニット（以下、CSユニット）とスマート保安事業部の営業推進ユニットに兼務所属しており、CSユニットではリーダーを務めています。
主には、両ユニット共通で全社の業務改善やオペレーションの最適化をミッションとしていて、CSユニットではバックオフィス業務の効率化や全体の仕組み作り、営業推進ユニットではSalesforceの構築・運用などを行っています。どちらも共通して社内の課題をキャッチアップしてどう改善していくのかということを日々考えて仕事しています。

―まず、タイトルにもしている業務削減「年間7,233時間」という数字はかなりインパクトがありますね。この数字はどのように算出しているのですか？

ありがとうございます！

ユニット内で発生する業務ごとに所要時間を割り振って、その処理件数と所要時間で月次でかかる時間を設定しておき、改善前後の時間を比較して算出しています。例えば、週3日かかっていた業務がツールを活用して5分で終わるようになったら、24時間（8時間×3日）が5分になって23時間55分の削減になる。この作業を業務ごとに行い積み重ねていった結果がこの実績でした。

―どのような取り組みをされたのですか？

大きく分けて二つあります。
一つは「組織体制の見直しによって全社課題を可視化すること」、もう一つはその課題に対する「ツール活用とガバナンス強化」です。
まず、全社的な課題を特定するための第一歩として、組織体制の見直しに取り組みました。
これまでは"縦割り型組織"と言って各部門に分かれてバックオフィスメンバーが配置されていましたが、それらを集約して"マトリクス型組織"に再編成したことで、部門内で閉じていた情報や業務が可視化され、全社的な横断課題が明らかになりました。そのうえで課題感に対するアプローチとして、
ツールの活用に関する施策の一例ですが、「ExcelのVBA機能を用いた、プロジェクト従事者の業務日誌作成業務の削減」を行いました。弊社では社外プロジェクトの従事時間や業務内容を記載する業務日誌の作成を事務担当者が行っていましたが、以前は勤務実績を確認しながら手作業で転記していたこともあり、3日程度かかっていました。

そこで、この手間を削減するのにいい方法を模索していたところ、ExcelのVBA機能で効率化できることに気付きました。実は以前、自分の業務効率化のためにVBAを独学で学ぼうとしたのですが、その様子を見た当時の上司が声をかけてくださり、より詳しく実務に応用できるように半年かけて教えてくださったんです。そこで身に着けた経験を活かして、業務日誌作成業務の効率化に応用しました。その結果、それまで3日かかっていた作成業務が自動化されて5分で終わるようになりました。

他にも、契約等の業務に係る証跡の回収について、契約等の証跡を回収できる割合が50～60％程度と低迷していましたが、この課題を受け、Salesforceを活用して取引ごとの証跡回収状況を可視化し、これにより営業担当との連携がスムーズになり、追跡業務の手間も大幅に削減できました。

また、"業務フローの整理"と"リスクマネジメント"を並行して進めることで、「誰が」「何を」「いつまでにやるべきか」といった基準が明確になり、業務運用の透明性と安全性が高まりました。こうした取り組みによって、課題解決と同時にガバナンスの強化にもつながったと感じています。

―独学で学ぶ姿勢も素晴らしいですが、上司が声をかけてくれて教えてくれる環境というのも働くうえで心強いですね。

そうですね。
正直なところ、一般的な企業では新しいスキルを教えるためにあえて時間や工数をかけることは少ないと思いますが、当社はそこに積極的に時間を割き、社員の成長を支援している点が大きな強みだと感じています。

―なるほど、共感します！先ほど話されていたSalesforceについては元々知識や経験があったのでしょうか？

実はSalesforceも一から学びました。
最初は商談や取引の情報を単に登録しておくデータベース的な使い方に留まっていましたが、それではせっかくデータを蓄積していても十分に活用できていないと感じ、「どうすればこのデータを業務改善につなげられるか」を考えるようになりました。そこで、ダッシュボードやレポート機能を活用し、商談の進捗状況や売上高などの蓄積データをグラフや表で可視化。営業目線や事務目線など様々な角度での可視化が可能になり、昔と比べると管理にかかる工数も大幅に削減できました。

―そもそも、以前は各部署ごとに事務担当者がいましたよね。それが1つのユニットになった経緯はなんだったのですか？

昨期に試験的に開始された「事務統合化プロジェクト」がきっかけで、これが現在のCSユニットの大元にあたります。
もともとは、入社当初から「単純作業って、もっと早く終わらせる方法があるんじゃないかな」と考えることが多く、業務効率化の方法を自分で調べていたんです。
そこからExcelの関数やVBA等を調べて徐々に実務に応用できるようになり、個人としては作業を早く終わらせられるようになりました。ただ、個人ではなく会社全体を俯瞰してみたときに非効率な方法が残っていたり、誰かが休んだだけでその部署の事務作業が止まってしまうこともあり、このような属人化を解消する必要があると感じていました。

それに、当時は前述の証跡回収率が低かったことに加え、証跡の内容について管理部門から恒常的に10件以上の指摘を受けていた背景があり、私はこの指摘を0にする業務を任されました。過去に指摘0だった月は一度もなかったのですが、ある月に初めて指摘0を実現できたんです。その過程で業務の無駄や効率化できそうな箇所が多いことに気付き、全社的な業務改善を図ることを上司に提案し、実際にプロジェクトとして発足しました。

プロジェクトの目的は、前述の「課題の可視化」と横連携を広げ「さらなる業務効率化」を図ることです。1チームにまとまることで業務の属人化を改善し、オペレーションを整備して同じ業務に対する複数の業務フローが乱立する状況を改善し、黒字化に貢献することが狙いです。このプロジェクトがポジティブな結果だったので、今期からユニットとして発足しました。

―美優さんの普段の意識から、プロジェクト、ユニットの発足まで至ったんですね。そんなCSユニットのやりがいは何ですか？

CSユニットが積極的に動くことによって全社に影響を与えられるところです。バックオフィスは決められた業務を淡々とこなすイメージがあると思うんですが、CSユニットは「黒字に貢献する事務ユニット」の実現をミッションとして、積極的に社内の課題を抽出して業務の巻き取りや改善を図っています。そうすることで、営業やエンジニアなど現場で働いているメンバーに、より自分の仕事に専念できる環境を提供することができます。各部門が本来のミッションに専念できる環境を整えることで、全社的な業務効率化・最適化を実現し、間接的に収益の最大化に貢献できることにとてもやりがいを感じます。
全社的にはもちろんですが、CSユニットのメンバー自身も作業時間を削減できた分、新しいことに挑戦できています。その中でも「時間＝コスト」という意識はユニットを通して全社メッセージとして伝え続けていて、やはり人件費も会社のお金なので、いかに削減するか、価値の高い業務を行うかはとても意識しています。

これまでやってきて、他部署の方から「バックオフィスは現状維持しがちな部門が多い中で、積極的に課題を抽出して業務効率化、定量化をして全社的に周知していく組織を作って実績を上げているのはすごい」と仰っていただけたことがあり、素直に嬉しかったのを覚えています。

―どんなメンバーが所属していますか？

まず大きな特徴として社内で唯一全員女性のユニットです。数字を扱うことや分析が得意な人、観察力がすごい人、人に寄り添ったコミュニケーションが取れる人など様々です。皆さん前職などもバラバラなんですが、各々の個性を発揮して活躍しています。共通点をあげるとしたら「相手のために考えて動ける」ことかと思います。

―次は美優さんご自身の話を聞かせてください。どのような経緯でLiberawareに入社されたのですか？

前職は人材系の会社で事務職として働いていました。女子高→アパレル→人材系事務というキャリアの歩み方をしてきましたが、事務職として転職活動をしている過程でLiberawareを見つけて、ドローンを使って社会課題を解決するという取り組みに共感をし入社しました。

―前職も事務職だったんですね。Liberawareで働いていて、どのような会社だという印象ですか？

性別や年齢に関係なく、平等にチャンスを与えてくれる会社だと実感しています。
 私自身、20代前半で特に大きな経歴もないままアルバイトとして入社しましたが、1年で正社員になり、さらに1年でユニットのリーダーを任せていただくことができました。
全社的に男性社員が多い環境の中でも、女性としても積極的に活躍できる機会があるという点もこの会社の大きな魅力だと感じています。

―ちなみに休日はどんな風に過ごしていますか？

1ヶ月の中でアクティブな日とそうでない日を両方作ろうという風に決めています。アクティブな日だと友人と買い物行ったり、この間はディズニーランドに行ったりとかもしましたね。そうでない日は録画しているアニメを見たりして1日中リラックスするようにしています。
オンオフは切り替えるようにしているので、休日は気負わず、自分のペースで過ごすようにしています。 

―最後に、CSユニットでは今一緒に働いてくれる仲間を募集していますね。募集しているポジションではどのような業務を行うのでしょうか？また、どのような人に仲間に加わってほしいですか？

私と同じようにCSユニットと営業推進ユニットを兼務いただく想定です。具体的な業務としては、全社的な業務改善やSalesforceの構築・運用に携わっていただくことになります。1日の流れも本当に日々違うので、業務の重要度と優先順位を常に意識して動く必要があります。

当社は日々変化を感じられる環境なので、その変化を成長するチャンスだとポジティブに捉えられる人と働きたいです。私自身、これまで経験したことのなかったことを数多く経験させていただけているので、大事なのは経歴やスキルではなくマインドを持っていることだと思います！積極的に手を挙げれば様々なことに挑戦させてもらえるので、ぜひたくさんチャレンジしてください！

―今日は貴重なお話をありがとうございました！